Личные дела государственных служащих

Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

№ 731, 25.05.98, Постанова, Кабінет Міністрів України

 

 

Цей Порядок визначає перелік документів, що складають особову справу державного службовця (далі - особова справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку.

Формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою органу, де працює державний службовець.

Наказом Головдержслужби України від 05.07.98 № 24 були затверджені методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.

Формування особової справи розпочинається з початком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

При початковому формуванні особової справи в опис включаються документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Матеріали, які поступили після призначення працівника на посаду, вносяться до опису за їх надходженням.

Сформована особова справа реєструється у книзі обліку руху особових справ  протягом тижня з дня призначення працівника на посаду. Після формування особової справи працівник кадрової служби вводить відповідні облікові дані працівника до системи "Картка" єдиної державної комп'ютерної системи "Кадри".

Особова справа державного службовця з часом проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, тобто після подання декларації про доходи, уточнюється.

 

Формування особової справи

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця. В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів;

Особова картка (форма П-2ДС) з автобіографією, даними про трудову діяльність у минулому та проходження державної служби оформляються відповідно до діючої інструкції, затвердженої наказом Мінстату України від 26.12.95 № 343, зареєстрованого Мін'юстом України від 28.12.95 № 484/1020.

Автобіографія пишеться працівником особисто у довільній формі, в кінці ставиться підпис і дата. В ній, крім прізвища, імені та по батькові, дати і місця народження, висвітлюються питання, пов'язані з трудовою і громадською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, зміни місця проживання, тимчасового непрацевлаштування, про навчання та інше.

При потребі можуть надаватися пояснення з приводу важливих моментів особистого життя і життя своїх близьких родичів (батька, матері, братів, сестер) та родичів дружини (чоловіка).

2) копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

Копії (ксерокопії) документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.

3) відповідно до статті 13 Закону України "Про державну службу" відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі - претендент), і членів його сім'ї;

Відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан (декларація) державного службовця чи особи, що претендує на посаду державного службовця, і членів його сім'ї, відповідно до чинного законодавства, подаються при прийнятті на посаду державного службовця та щорічно до 15 квітня, за встановленою формою.

4) підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

5) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

В особові справи претендентів на посади, призначення на які здійснюється після надання допуску до державної таємниці, додається довідка про наявність допуску до державної таємниці за формою, встановленою Держкомсекретів України. Довідка видається режимно-секретним підрозділом за останнім місцем роботи працівника на запит керівника відповідного державного органу.

6) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

Біографічна довідка складається за встановленою Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади формою на основі особової справи та трудової книжки працівника. Відповіді на питання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Прізвище, ім'я, по батькові, місце і дата народження вказуються у відповідності з даними паспорта. Довідка скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою.

Подання щодо призначення претендентів на посади, призначення на які відповідно до законодавства здійснюються за погодженням з центральним та іншим органом виконавчої влади, готуються в довільній формі. У поданні вказується прізвище, ім'я, по батькові, дата народження претендента, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників - її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.

Картка погодження оформляється за формою, визначеною Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади. У залежності від посади, на яку претендує особа, за рішенням керівника відповідного органу визначається перелік посадових осіб, які проводять співбесіди при призначенні на посади. Кадрова служба організовує проведення співбесід претендентів на посади з відповідними посадовими особами. Свої висновки про наслідки співбесід посадові особи записують до картки погодження.

7) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

У разі призначення працівника на посаду за погодженням з органом вищого рівня або за погодженням з головами місцевих державних адміністрацій, до особової справи додається висновок органу, з яким погоджувалося призначення.

8) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву, до особової справи працівника додається довідка про перебування в кадровому резерві. У довідці вказується дата і номер документа, яким працівник зарахований до кадрового резерву, відомості про роботу за особистими річними планами, перелік завдань, виконаних працівником за час перебування у резерві, висновки керівника структурного підрозділу.

9) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

10) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

12) заява щодо призначення на відповідну посаду.

 

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;

Наказ про призначення  на посаду або увільнення з посади повинен містити найменування органу, дату, номер і назву. При призначенні на посаду або звільненні з посади керівних працівників, які призначаються (звільняються) згідно з чинним законодавством органом вищого рівня або за іншою процедурою, видається наказ (розпорядження) керівника відповідного органу про вступ працівника до виконання обов'язків (повноважень) або їх припинення.

У наказі про призначення або увільнення працівника вказується повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу (посадовий оклад згідно штатного розпису), надбавок та доплат, а також підстави призначення (звільнення).

2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

3) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

4) копії документів про надані пільги;

5) копія паспорта;

6) копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

До особової справи працівника додаються копії (ксерокопії) документів про наявність пільг, копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби, копії першої і другої сторінок паспорта та відомості щодо прописки. Копії військового квитка і паспорта засвідчуються кадровою службою.

7) опис документів особової справи.

 

Ведення особової справи

Крім документів, зазначених у попередніх розділах, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:

1) заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади;

2) наказ (розпорядження) про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади;

3) наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення;

4) листи-погодження Головдержслужби (витяги), накази про продовження терміну перебування на державній службі (для осіб, які досягли граничного віку перебування на державній службі);

5) документи про підвищення кваліфікації;

6) атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

7) інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.

 

Передання особової справи державного службовця до архіву

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення. У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.

 

Порядок обліку та зберігання особових справ

Особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні.

Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4. Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ. Для оперативного обліку державних службовців та аналізу змінності кадрів на тій чи іншій посаді керівних працівників, а також деяких спеціалістів (за визначенням керівника органу виконавчої влади) в органах виконавчої влади може запроваджуватися ведення алфавітних і посадових карток.

Порядок обліку та роботи з особовими справами встановлюється керівником органу виконавчої влади.

 

Інструкція по заповненню Особових карток (форма – П2-ДС)

№ 343, 26.12.95, Наказ, Міністерство статистики України (Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28.12.95 за № 484/1020)

 

 

Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).

До особової картки заносяться:

 

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

         Пункти 1-11 заповнює державний службовець відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, атестаті про освіту та інших документів.

1. Прізвище (теперішнє, дівоче - в дужках, якщо таке існує), ім’я та по батькові (наприклад: Коляденко (Шаповалова) Лариса Олександрівна).

2. Громадянство України (13 листопада 1991року).

3. Місце народження (наприклад: Україна, Київська область, місто Бориспіль).

4. Дата народження : (наприклад: 14 вересня 1978 року).

5. Освіта:

повна вища, вища, середня;

назва навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження;

рік вступу і закінчення або вибуття із навчального закладу;

спеціальність: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);

кваліфікація: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві);

диплом (свідоцтво): номер і дата його видачі (наприклад: СВ № 457825 20.03.2000р.).

Примітка: якщо державний службовець навчається у навчальному закладі, то заповнюється тільки графи:

назва навчального закладу та його місцезнаходження;

рік вступу;

спеціальність.

6. Науковий ступінь, вчене звання (при наявності заповнюється  відповідно до запису у дипломі, в разі відсутності зазначається «не маю»).

7. Якими мовами володієте і якою мірою: читаєте та перекладаєте із словником, читаєте і можете розмовляти , володієте вільно (наприклад: українською,  російською – вільно, англійською – із словником).

8. Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів; список опублікованих робіт додається (в разі відсутності зазначається «не маю»).

9. Сімейний стан: перелічити членів сім’ї з зазначенням дати народження , прізвища, ім’я та по батькові (наприклад: чоловік – Коляденко Михайло Михайлович, 10.05.1976 р.н.).

10. Паспорт : серія, номер, ким виданий, дата видачі – записується відповідно до запису у паспорті.

11. Домашня адреса, телефон (наприклад: 08300,  м. Бориспіль, вул. Червоногвардійська, буд. 45, кв. 23, телефон 2-34-56).  Особистий підпис

12. Дата прийняття Присяги державного службовця: число – двозначне число, місяць – назва, рік – чотиризначне число (наприклад: 19 вересня 2001р.);

13. Прийняття на державну службу:

А) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (число – двозначне число, місяць – назва, рік – чотиризначне число).

Б) до патронатної служби: посада керівника;

В) з резерву: дата включення в резерв;

Г) інше: згідно з встановленим законодавством (стаття 15 Закону України “ Про державну службу”.

14. Загальний стаж роботи: вказується приведена дата - (дд мм рррр), яка визначається відповідно до записів у трудовій книжці.

15. Безперервний стаж роботи: вказується приведена дата - (дд мм рррр), яка визначається відповідно до записів у трудовій книжці.

16. Стаж державної служби: вказується приведена дата - (дд мм рррр), яка визначається відповідно до записів у трудовій книжці.

 

II. ПРОДОВЖЕННЯ ТЕРМІНУ ПЕРЕБУВАННЯ НА ДЕРЖАВНІЙ СЛУЖБІ

У графі “Підстава”: зазначається номер і дата листа-погодження Головдержслужби, на основі якого видано розпорядчий документ про продовження терміну перебування на державній службі.

 

III. ПРОСУВАННЯ ПО СЛУЖБІ В ДЕРЖАВНОМУ ОРГАНІ

У графі «Дата»: зазначається дата просування по службі (наприклад: 20.05.2006);

У графах «Назва структурного підрозділу», «Назва посади» та «Категорія, оклад, ранг»: записи заносяться відповідно до затвердженого штатного розпису установи;

У графі «Спосіб просування по службі (конкурс; стажування; резерв)»: зазначається безпосередньо спосіб просування;

У графі «Підстава»: зазначається вид розпорядчого документа, його номер та дата, згідно якого відбулось просування.

У графі «Підпис власника особової картки» власник особової картки обов’язково ставить свій підпис.

 

IV. ВІДПУСТКИ

У графі «Вид відпустки»: вид відпустки зазначається відповідно до чинного законодавства (наприклад: основна щорічна державного службовця);

У графі «За який період»: зазначається той період, який право на відпустку (повний відпрацьований рік, наприклад: 20.04.2005 – 19.04.2006рр.);

У графі «Дата: початок відпустки/закінчення відпустки»: заносяться фактичні дати початку та закінчення відпустки;

У графі «Підстава»: зазначається вид розпорядчого документа, його номер та дата, згідно якого надається відпустка.

 

V. ДИСЦИПЛІНАРНА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

У графі «Причина»: стисло зазначається причина, що призвела до дисциплінарної відповідальності;

У графі «Вид стягнення дисциплінарне стягнення, захід дисциплінарного впливу»: у випадку, коли державного службовця відсторонено від службових обов’язків та призначено службове розслідування відповідно до статті 22 Закону України “ Про державну службу”, необхідно додатково вказувати строки відсторонення (термін від _____ до_______, на який відсторонено), результати розслідування;

У графі «Дата скасування»: зазначається дата фактичного скасування дисциплінарної відповідальності, з додержанням встановлених законодавством строку, який дає право на таке скасування;

У графах «Підстава»: зазначається вид розпорядчого документа, його номер та дата, згідно якого дисциплінарна відповідальність була призначена або скасована.

 

VI. ЗАОХОЧЕННЯ, НАГОРОДІ, ПОЧЕСНІ ЗВАННЯ

У графі «Вид заохочення (нагороди, почесні звання): зазначається вид заохочення згідно рішення відповідного органу та на підставі записів трудової книжки;

У графі «Підстава»: зазначається вид розпорядчого документа, його номер та дата, згідно якого надається заохочення;

У графі «Дата»: зазначається дата фактичного надання заохочення.

 

VII. ЗАРАХУВАННЯ ДО КАДРОВОГО РЕЗЕРВУ

У графі «Орган, до якого зараховано в кадровий резерв»: зазначається назва органу, в якому державного службовця зараховано до кадрового резерву.  Якщо державний службовець зарахований до кадрового резерву в тій же установі (організації), де він працює, запис робиться «У цьому органі».

 

VIII. ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ

Дані до зазначеного розділу заносяться відповідно та на підставі записів у дипломі або свідоцтві, які державний службовець отримав після підвищення кваліфікації.

 

IX. ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК

Записи до вказаного розділу робляться згідно з Інструкцією про порядок ведення військовозобов’язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах та відповідно до записів у військовому квитку.

 При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків та мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:

 у рядку “Група обліку” – пункт 24 військового квитка;

 у рядку  “Категорія обліку” – пункт 23 військового квитка;

 у рядку “Склад” - пункт 25 військового квитка;

 у рядку  “Військове звання” - пункт 20 військового квитка;

 у рядку “Військово - облікова – спеціальність №” – пункт 26 військового квитка;

 у рядку “Придатність до військової служби” вказується:

         “придатний”, якщо в розділі військового квитка відсутній запис про стан здоров’я або є відмітка про придатність до строкової служби;

         “непридатний по гр.____ст._____наказу МО 19___р.№____”, якщо про це є відповідний запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ Міністерства оборони України;

         “непридатний із знаттям з обліку по гр.___ст.____наказу МО 19____р.№_____”, якщо про це є відповідний запис в розділі Ix військового квитка;

 у рядку “Назва райвійськкомату за місцем проживання” вказується найменування військкомату, в якому військовозобов’язаний перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов’язаний перебуває на військовому обліку в виконкомі сільської (селищної) ради, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

 у рядку “Перебуває на спец обліку №” олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов’язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

 

ДОДАТКОВІ ВІДОМОСТІ

а) Робиться запис відповідно до статей 12, 16 Закону України “ Про державну службу», а саме:

         «судимості не маю, підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників не займаюсь, не працюю за сумісництвом, не повірена третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств»;

б) Заносяться дані,  щодо категорії пільговиків, до яких відноситься державний службовець, наприклад, якщо державний службовець являється військовим пенсіонером, учасником бойових дій, учасником ліквідації аварії на ЧАЕС, інвалідом ІІІ групи, то зазначається номер посвідчення, дата видачі та назва органу, який видав посвідчення.

Відомості відповідно до статей 12, 16 Закону України «Про державну службу» та про наявність пільг, передбачених законодавством, заповнює державний службовець.

 

ДАТА І ПРИЧИНА ЗВІЛЬНЕННЯ

         Записи здійснюються у точній відповідності з формуванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю Кодексу законів про працю України або статтю 30 Закону України “ Про державну службу”. Інакше кажучи, дублюється запис, який внесений до трудової книжки державного службовця при звільненні.

 

Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників

№ 58, 29.07.93, Наказ, Міністерство праці України, Міністерство юстиції України, Міністерство соціального захисту населення України (Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17.08.93 за № 110)

 

 

Трудові книжки (вкладиші до них) заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами (п. 2.1 Інструкції) кульковою ручкою або з пером, чорнилами (пастою) чорного, синього або фіолетового кольорів.

Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, присвоєння рангу державного службовця, кваліфікаційного розряду тощо, нагороди й заохочення, звільнення (графа 2) виконуються арабськими цифрами (число і місяць – двозначними): 02.09.2003; 12.01.2004.

Записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, заохочення вносяться на підставі наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – в день звільнення.

З кожним записом: про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен бути ознайомлений під розписку в особовій картці за формою № П-2ДС.

 

Занесення відомостей про працівника (первинне оформлення)

 

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки.

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник повинен своїм підписом завірити правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки обов'язково підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок. Після цьогоставиться печатка підприємства (або печатка кадрової служби).

 

Внесення відомостей про роботу

Запис про прийняття особи на роботу вноситься до розділу «Відомості про роботу» в такому порядку:

 

а) у графі 3 як заголовок пишеться повне найменування підприємства, установи, організації;

б) у графі 1, під заголовком, пишеться порядковий номер запису;

в) у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

г) у графі 3 записується назва посади

д) у графі 4 – зазначається номер і дата наказу (розпорядження).

 

№ запису	дата			Відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	число	місяць	рік
1	2			3	4
				районна державна адміністрація
8	04	04	2006	Призначено на посаду спеціаліста І категорії загального відділу як такого, що пройшов за конкурсом (що перебував в кадровому резерві, за результатами стажування)	Розпорядження Голови від 04.04.2006 р. №__
9	04	04	2006	Прийняв Присягу державного службовця	ст. 17 Закону України “Про державну службу”
10	04	04	2006	Присвоєно 15 ранг державного службовця (сьома категорія)	Розпорядження Голови від 04.04.2006 р. №__

 

Відповідно до ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» до занесення відомостей про прийняття на роботу у графі 3 окремим рядком (до найменування підприємства) з посиланням на дату, номер і найменування відповідного документа записуються відомості про:

– час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

– час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та час навчання в аспірантурі і клінічній ординатурі (коли трудова книжка оформлюється при прийнятті на роботу після закінчення навчального закладу);

– час навчання в професійних навчально-виховних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрах, пунктах тощо);

– роботу як членів колгоспу – в тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

– час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який, за висновком медичного закладу, потребує постійного стороннього догляду, в тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

– період одержання безробітними особами допомоги по безробіттю (запис про одержання допомоги по безробіттю заноситься до трудової книжки органом державної служби зайнятості населення).

 

До розділу «Відомості про роботу» вносяться записи про:

– переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві;

– присвоєння нового кваліфікаційного розряду, рангу (для державних службовців), перейменування посади, встановлення другої та інших професій;

– прийняття присяги державного службовця;

– призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою;

– звільнення;

– інші.

Записи про тимчасові переведення або переміщення на іншу роботу в разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених чинним законодавством, до трудової книжки не заносяться.

Якщо тимчасове переведення здійснюється на роботу, яка дає право на пільгове пенсійне забезпечення, за проханням працівника це фіксується у трудовій книжці.

 

№ запису	дата			Відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	число	місяць	рік
1	2			3	4
				районна державна адміністрація
8	04	04	2004	Призначено на посаду спеціаліста загального відділу як такого що ____________________	Розпорядження Голови від 04.04.2004 р. №__
9	04	04	2004	Прийняв Присягу державного службовця	ст. 17 Закону України “Про державну службу”
10	04	04	2004	Присвоєно 15 ранг державного службовця (сьома категорія)	Розпорядження Голови від 04.04.2004 р. №__
10	04	04	2006	Присвоєно 14 ранг державного службовця (сьома категорія)	Розпорядження Голови від 04.04.2006 р. №__

 

№ запису	дата			Відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	число	місяць	рік
1	2			3	4
				районна державна адміністрація
8	04	04	2004	Призначено на посаду спеціаліста загального відділу, як такого що____________________	Розпорядження Голови від 04.04.2004р. №__
9	04	04	2004	Прийняв Присягу державного службовця	ст. 17 Закону України “Про державну службу”
10	04	04	2004	Присвоєно 15 ранг державного службовця (сьома категорія)	Розпорядження Голови від 04.04.2004 р. №__
12	10	05	2005	Призначено на посаду головного спеціаліста загального відділу, як такого що ________, увільнивши з посади спеціалістаІ категорії загального відділу.	Розпорядження Голови від 10.05.2005 р. №__

 

Записи про звільнення з посади (роботи) мають відповідати формулюванню відповідно до пункту статті КЗпП України.

 

№ запису	дата			Відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	число	місяць	рік
1	2			3	4
				районна державна адміністрація
8	04	04	2004	Призначено на посаду спеціаліста загального відділу, як такого що _____________	Розпорядження Голови від 04.04.2004 р. №__
9	04	04	2004	Прийняв Присягу державного службовця	ст. 17 Закону України “Про державну службу”
10	04	04	2004	Присвоєно 15 ранг державного службовця (сьома категорія)	Розпорядження Голови від 04.04.2004 р. №__
11	10	05	2005	Призначено на посаду головного спеціаліста загального відділу, як такого що ________, увільнивши з посади спеціаліста загального відділу.	Розпорядження Голови від 10.05.2005 р. №__
12	10	04	2006	Звільнено з посади головного спеціаліста загального відділу за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України або Звільнено за згодою сторін, п.5 ст.36 КЗпП України	Розпорядження Голови від 10.04.2006 р. №__

 

№ запису	дата			Відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
	число	місяць	рік
1	2			3	4
				районна державна адміністрація
8	04	04	2004	Призначено на посаду спеціаліста загального відділу як такого що пройшов за конкурсом з випробувальним терміном 3 місяці	Розпорядження Голови від 04.04.2004 р. №__
9	04	04	2004	Прийняв Присягу державного службовця	ст. 17 Закону України “Про державну службу”
10	01	07	2004	Звільнено з посади спеціаліста, як такого що не витримав випробування, ст. 28КЗпП України	Розпорядження Голови від 01.07.2004 р. №__

 

Занесення відомостей про нагородження

У розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України) у такому порядку:

у графі 3 – записується повне найменування підприємства, установи, організації;

у графі 1 – зазначається порядковий номер запису;

у графі 2 – записується дата нагородження;

у графі 3 – записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;

у графі 4 – зазначається підстава внесення запису з посиланням на дату і назву документа.

 

 

Занесення відомостей про заохочення

У розділ «Відомості про заохочення» вносяться такі відомості:

– про заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених трудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку);

– про відкриття, на які видано дипломи; винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Порядок внесення записів про заохочення такий самий, як і про нагороди.

До цього розділу трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою оплати праці, та виплати, які мають регулярний характер.

Відповідно до п.2 Порядку видачі грошової винагороди державним службовцям за сумлінну безперервну працю в органах державної влади, зразкове виконання трудових обов’язків, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 24.02.03 №212 (із змінами), про видачу грошової винагороди робиться відповідний запис в трудовій книзі.

 

Оформлення вкладиша до трудової книжки

Вкладиш до трудової книжки оформлюється тоді, коли в ній заповнено всі сторінки будь-якого розділу.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Видано вкладиш» і тут же зазначаються його серія і номер.

При занесенні наступних записів у розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» у першій графі вкладиша продовжується порядкова нумерація записів до трудової книжки.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться за місцем основної роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

 

Оформлення і видача дубліката трудової книжки

Дублікат трудової книжки видається працівникові в разі, коли вона загублена або стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена та ін.), за місцем останньої роботи не пізніше 15 днів після подання заяви, а в разі ускладнення – в інші строки. При цьому в правому верхньому кутку першої сторінки (титульного аркуша) трудової книжки робиться напис «Дублікат», а на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, – «Видано дублікат». Остання повертається її власнику.

Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» під час заповнення дубліката вносяться відповідні записи за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» (графа 3) спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, в установу, організацію, який підтверджується документами або записом у його особовій картці за формою №П-2ДС.

У тому разі, коли документи не містять вищезазначених даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються назви, дати і номери документів, на підставі яких зроблено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власникові.

 

Виправлення записів у трудовій книжці

Заміна записів на першій сторінці (титульному аркуші)

Зміна записів про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження власника трудової книжки виконується за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо). При цьому однією рискою закреслюються попередні відомості і записуються нові. Посилання на відповідні документи записуються на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним посадової особи і печаткою підприємства (печаткою кадрової служби).

 

Виправлення неправильних (неточних) відомостей про роботу, нагороди та заохочення

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення на іншу постійну роботу, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконуються на тому підприємстві, де було зроблено відповідний запис.

Якщо підприємство, де було зроблено неправильний або неточний запис, ліквідоване, виправлення запису робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності – організацією вищого рівня, якій було підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, Севастополя, держархівом при Кабінеті Міністрів Автономної Республіки Крим.

Виправлення записів про роботу, переведення на іншу постійну роботу, нагороди і заохочення здійснюється тільки на підставі відповідних документів (накази, розпорядження) в оригіналі.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх змісту фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці (особові картки, розрахункові відомості, особові рахунки тощо). Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Виправлення неправильних або неточних записів у відповідних розділах трудової книжки здійснюється в такому порядку:

1) у графі 1 – записується наступний порядковий номер;

2) у графі 2 – зазначається дата внесення запису;

3) у графі 3 – пишеться «Запис за № __ недійсний». Потім заносяться правильні відомості згідно з відповідним документом (наказом, розпорядженням);

4) у графі 4 – повторюються дата і номер наказу (розпорядження), запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або робиться посилання на наказ (розпорядження) про поновлення працівника на роботі або зміну формулювання причини звільнення тощо.

 

 

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

 

Облік та зберігання трудових книжок

Бланки трудових книжок (вкладишів до них) зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт посадовій особі, яка відповідає за видачу трудових книжок.

Облік бланків трудових книжок і вкладишів до них ведеться бухгалтерією.

Облік руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадровою службою або спеціально уповноваженою посадовою особою у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затвердженої наказом Мінстату України від 27.10.95    № 277.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Щомісяця посадова особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них (які вона брала раніше) та про суми, одержані за видані трудові книжки і вкладиші до них з додатком прибуткового ордера каси підприємства.

На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за встановленою формою.

 

Розрахунки за трудові книжки

За видачу нової трудової книжки з працівника стягується сума її вартості. Видаючи дублікат трудової книжки, втраченої з вини працівника, з нього стягується плата у розмірі 10 % мінімальної заробітної плати.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

ЗРАЗКИ

Окремих документів пов’язаних з

 формуванням та веденням особових справ

 

БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА   Александрова Олена Іванівна
Подається	для зарахування до кадрового резерву на посаду начальника загального відділу (назва органу державної влади)
	працює головним спеціалістом загального відділу (назва органу державної влади) з 01.09.2007 р. по цей час
Громадянство	громадянка України з 13.11.1991 р
Число, місяць і рік    народження	30.03.1980 р
Місце народження	Україна, Київська область, Білоцерківський район, м.Узин
Освіта, науковий ступінь, вчене звання	повна вища
Закінчив (коли, що)	у 2003 році. – Київський національний торговельно – економічний університет
Спеціальність за       освітою, кваліфікація	правознавство, юрист магістр
Володіння мовами (вільно): (зі словником)	українською, російською, англійською вільно
Нагороди, почесні    звання	--
Прийняття Присяги державного службовця	01.09.2007 р.
Ранг державного службовця	13 ранг, VІ категорія
Загальний стаж роботи	5 років 6 місяців
Стаж державної служби	1 рік 6 місяців.
Депутат ради	не є
Стягнення	не має
ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ
09.03 – 08.07	юрисконсульт, ТОВ «Енеїда», Білоцерківський район, Київська область
08.07 – по цей час	головний спеціаліст загального відділу (назва органу державної влади)

 

__________________________                                             __________________________

(посада керівника кадрового                                      (підпис)      (прізвище, ініціали)

підрозділу)

 

М. П.

 

 

ОПИС

документів особової справи

 

                                                                                                          Справа № ____________

_____________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

 

№	Найменування документів	Кількість аркушів	Примітки