Планування роботи в органах влади.

Документування діяльності колегіальних органів (засідань, зборів, конференцій, колегій тощо) полягає в складанні плану робіт, порядку денного, списку запрошених, розсилці повідомлень, реєстрації учасників, складанні протоколу і документальному оформленні прийнятих рішень.

Свою діяльність колегіальні органи здійснюють у відповідності з планом роботи. План роботи — документ, який охоплює всі питання, запропоновані керівниками структурних підрозділів, внесені членами колегіального органу управління для вирішення протягом визначеного терміну; затверджені на засіданні колегіального органу строки виконання та посадові особи, відповідальні за виконання.

Проект плану узгоджується з керівником колегіального органу. Під час розгляду проекту плану деякі питання відхиляються, а на інші переносяться терміни розгляду (пізніше чи раніше).

Керівник колегіального органу може змінити формулювання питання й вносити зміни до плану. Проект плану після узгодження розмножують і роздають для ознайомлення всім зацікавленим організаціям, структурним підрозділам, посадовим особам.

На засіданні колегіального органу представлений проект обговорюється й приймається за основу. Питання про внесення змін та доповнень, що виникли при обговоренні плану роботи, остаточно вирішується членами колегії. Після затвердження колегіальним органом план роботи стає обов’язковим для всіх закладів, організацій і осіб, зацікавлених у вирішенні питань, які в нього включені.

Для координації діяльності колегіальних органів складаються квартальні та тижневі плани основних заходів. Квартальні плани роботи включають перелік питань для розгляду на апаратних нарадах у міського голови та заступників голови, а також питань, що розглядаються в порядку контролю у першого заступника та заступників міського голови.

Проект прану роботи складається за такою формою:

Письмові пропозиції до планів роботи на квартал подаються першим заступником та заступниками міського голови з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб, головами районних у містах виконкомів за 15 днів до закінчення кварталу до організаційного відділу. Пропозиції до плану календаря основних заходів виконкому на тиждень подаються у письмовому вигляді щочетверга до 12 години організаційному відділу для узагальнення.

Контроль за поточними планами здійснюють перший заступник міського голови згідно з розподілом обов’язків.

Головні управління, управління, відділи, інші служби міськвиконкому організують свою роботу відповідно до плану, що затверджується їх керівником.

Затверджений на місяць або квартал план роботи колегіального органу управління є основою для складання порядку денного.

Порядок денний — це документ, в якому зазначено послідовність розгляду питань на засіданні колегіального органу управління.Порядок денний складається з урахуванням усіх питань, які необхідно вирішити на засіданні колегіального органу. Поряд з питаннями, що плануються до обговорення, вказується час, який, на думку організаторів, необхідно витратити на їх вирішення. Як правило, дотримуються такого співвідношення: доповідь — час визначається важливістю питання та проханням доповідача; питання доповідачеві і відповіді на них — 5 хв.; обговорення — 10–15 хв.; читання проекту рішення — 10 хв.

Порядок денний за три дні до засідання колегіального органу розсилають усім запрошеним. До порядку денного додається перелік осіб, що беруть участь у засіданні.

Розгляд питань у порядку денному починається з найбільш важливих. Дотримання регламенту свідчить про ефективну та чітку роботу колегіального органу, про ретельну підготовку й уміле проведення засідань.

Повідомлення про засідання й матеріали до нього розсилаються членам колегіального органу і запрошеним не пізніше, ніж за три дні. Повідомлення включають такі реквізити: дата, місце проведення засідання, його порядок денний та час проведення.

Перед початком засідання проводиться реєстрація запрошених за спеціально підготовленим списком (прізвища, ініціали, посади і місце роботи).

Відкривши засідання, голова ставить питання щодо зауважень та пропозицій відносно порядку денного, після чого порядок денний затверджується. Затвердивши порядок денний, учасники засідання вносять пропозиції до регламенту роботи (наприклад, доповідачеві — 10 хв.; виступи в обговоренні — 5 хв.; довідки, повторні виступи — до 3-х хв.)

В ході проведення кожного засідання колегіального органу обов’язково ведеться протокол. Протокол — це документ, що фіксує хід обговорення питань і ухвалення рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Формуляр протоколу має такі реквізити: підпорядкованість закладу та його назва; назва виду документа (протокол); дата та номер документа (індекс). Вказується місце проведення засідання, назва колегіального органу або конкретної наради, присутні та відсутні, порядок денний, текст, підписи відповідальних осіб (протокол підписує голова колегіального органу і секретар, який складав протокол засідання).

Хід засідання колегіального органу фіксує секретар. Нумерація протоколів ведеться з початку кожного календарного року або діловодного року (наприклад, для навчальних закладів це 1 вересня – 30 червня). Правильне оформлення протоколу має важливе значення, оскільки юридичної сили набувають рішення, прийняті на засіданні і внесені в протокол.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної. У вступній частині вказуються прізвища та ініціали присутніх членів колегіального органу, запрошених (при кількості присутніх до 15 осіб). Якщо запрошених багато, то складається список, який є додатком до протоколу. Відповідно у вступній частині вказується загальна кількість присутніх. Вступна частина включає порядок денний з переліком питань, що розглядаються на засіданні.

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але одночасно містити інформацію, яка всебічно характеризує обговорення питання. Поняття «протокольна точність» породжене суттю документа і стилем викладу.

Текст протоколу має складатися з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає питання, після слова «СЛУХАЛИ» ставлять двокрапку. Ініціали і прізвища доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати; після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови. Наприклад:

СЛУХАЛИ:

О.І. Григорук — ...

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою («текст доповіді додається»

Нижче записують питання і відповіді на них. Слова «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після цих слів ставлять двокрапку.

Слово «ВИРІШИЛИ» пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка. Якщо в ухвалі містяться питання, різні за характером, то їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами. У разі необхідності до протоколу вносять позицію «ГОЛОСУВАЛИ», в якій вказують, як саме проголосували депутати, члени виконкому, учасники наради з того чи іншого питання.

Після відповідної підготовки (внесення всіх виступів, їх узгодження з доповідачем та виступаючими, узгодження формулювань постановчої частини, прийнятих рішень) протокол передруковується й підписується головою засідання колегіального органу і секретарем.

Оперограма підготовки та оформлення протоколу наведена на рис. 3.

Рис.3. Оперограма підготовки і оформлення протокольної документації в організації

Зразок протоколу:

Копії протоколів, виписки рішень, прийнятих на засіданнях колегіальних органів, оформлюються так само, як і інші розпорядчі документи. Оформлення здійснюють або протокольний відділ, або канцелярія чи секретар, в залежності від того, хто у відповідності з функціональними обов’язками відповідає за цю роботу.

Розмноження протоколів та додатків виконується на друкарських машинках або комп’ютерах, способом оперативного розмножування (на ксероксі, ротапринтах) і друкарським способом.

Копії протоколів, виписки з них розсилають за раніше складеним списком, який додають до оригіналу. Екземпляри, що призначені для розсилання, підписуються, підтверджуються завіреним підписом відповідальної посадової особи й печаткою.

Контроль за виконанням рішень, ухвалених на засіданні колегіального органу, лягає на відповідальну посадову особу (керівника закладу або його заступників, керівника структурного підрозділу) з обов’язковим зазначенням прізвища. Не дозволяється покладати контроль на структурний підрозділ, орган управління, бо це призводить до знеособлення і відсутністю контролю за виконанням ухваленого рішення. У ряді випадків рішення колегіального органу набувають юридичної сили після видання відповідного наказу, розпорядження, тобто розпорядчого документа, який видається керівником на правах єдиноначальності.

 5.2. Порядок підготовки, проведення та документального оформлення апаратних нарад, засідань, зборів, конференцій, колегій.

Апаратна нарада — це нарада міського голови та заступників голови, керівників основних структурних підрозділів, які входять до складу апарату виконавчого органу місцевої влади.

Апаратна нарада проводиться міським головою або за його дорученням одним із заступників у чітко визначений день тижня та годину.

Організаційно-технічне забезпечення підготовки та проведення апаратних нарад здійснюється організаційним відділом. Порядок денний апаратної наради формується на підставі приблизного переліку питань, що складається на квартал та затверджується міським головою. За його рішенням або рішенням особи, яка його заміщає, на розгляд наради можуть виноситись питання, не передбачені приблизним переліком.

До кожного питання порядку денного наради відповідними службами готується довідковий матеріал, проект протокольних доручень та, при необхідності, проект розпорядження, список запрошених осіб для розгляду питання. Відповідальність за якість та своєчасність підготовки матеріалів покладається на першого заступника та заступника міського голови згідно з розподілом обов’язків. Підготовлені матеріали, погоджені в установленому порядку, подаються до організаційного відділу за чотири дні до засідання для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів.

Коло службових осіб, які запрошуються на нараду з питань порядку денного, визначається першим заступником та заступником міського голови, відповідальними за підготовку питань. Учасники наради запрошуються на засідання організаційним відділом міськвиконкому.

Доручення, напрацьовані під час наради, оформляються протокольно організаційним відділом і подаються на затвердження головуючому на засіданні.

Порядок підготовки та проведення нарад з окремих питань, організація роботи постійних або тимчасових робочих органів визначається положеннями про них.

Наради з окремих питань проводяться міським головою, першим заступником, заступниками голови у відповідності з планами роботи, а також з оперативної необхідності.

Коло службових осіб, запрошених на наради, визначається відповідним керівником, з ініціативи якого вони проводяться. Запрошення на наради (крім апаратних) або за іншою службовою необхідністю голів районних у містах рад здійснюється за погодженням з міським головою.

Повідомлення про запрошення на наради здійснюється відповідним секретаріатом завчасно, як правило, не пізніше, ніж за день до їх проведення. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються протоколами із зазначенням виконавців та термінів виконання. Питання, що потребують фінансового забезпечення, узгоджуються з фінансовим управлінням. Ведення протоколів і контроль за їх виконанням покладається на відповідні секретаріати.

5.3. Документування діяльності виборчих комісій та комісій з референдумів .

З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій та комісій з референдумів, відповідно до законів України, з урахуванням постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкцій з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об’єднань громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», Центральна виборча комісія розробила та прийняла «Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів», зобов’язавши виборчі комісії по виборах Президента України, народних депутатів України, комісії з всеукраїнського референдуму після їх утворення забезпечити неухильне дотримання затвердженого Порядку.

Підготовка та оформлення документів до засідання виборчої комісії чи комісії з референдумів. Підготовку матеріалів до засідання виборчої комісії та комісій з референдумів, оформлення та доопрацювання прийнятих на її засіданні документів, достовірність документування засідання комісії забезпечує секретар комісії.

Проект порядку денного засідання комісії готується секретарем комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії. При розробці проекту необхідно враховувати пропозиції членів комісії. Порядок денний має бути готовий не пізніше, ніж за день до засідання. Проект порядку денного після його погодження з головою комісії — секретарем — доводиться до відома членів комісії, як правило, не пізніше, ніж за день до засідання комісії, а в день, що передує дню виборів, референдумів і в день виборів, референдумів — негайно.

Про порядок денний засідання комісії та дату його проведення членів комісії та інших зацікавлених осіб повідомляють, як правило, не пізніше, ніж за день до засідання. При необхідності про засідання комісії, порядок денний повідомляються засоби масової інформації та особи, які мають право брати участь у засіданні комісії, а також обов’язково повідомляються особи, запрошені на засідання.

Проект постанови комісії повинен відповідати чинному законодавству України та прийматись в межах повноважень комісії. Постанова комісії повинна містити наступні реквізити: назва комісії, назва документа (постанова), місце та дату прийняття постанови, порядковий номер, заголовок до тексту постанови, мотивувальну та резолюційну частини. Заголовок до тексту постанови комісії має бути лаконічним. Якщо в постанові комісії йдеться про кілька питань, назва може бути узагальнюючою. Мотивувальна частина постанови має містити обставини, висновки комісії та настанови, що зумовили прийняття постанови з відповідного питання, посилання на закони чи інші нормативно-правові акти або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті рішення.

Резолютивна частина постанови містить відповідне рішення комісії, викладене у формі висновку із зазначеними завданнями, та заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії з питань, що розглядаються. У разі потреби резолютивна частина може містити вказівки на необхідність доведення її змісту до суб’єктів, на яких поширювалась дія постанови, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки.

Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.

Після ознайомлення з підготовленими матеріалами і в разі відсутності потреби внесення поправок до тексту голова комісії ставить на проекті постанови, яку пропонується прийняти, резолюцію для розгляду на засіданні комісії.

Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, що беруть участь у засіданні, та перед його початком подає голові комісії список цих осіб.

Оформлення рішення, прийнятого на засіданні комісії. Рішення комісії приймається як правило, у формі постанови. Обговорення рішення, що розглядається та приймається на засіданні комісії, фіксується протоколом засідання комісії, який оформляється після засідання на підставі записів, зроблених під час засідання секретарем комісії чи особою, яка виконувала обов’язки за дорученням комісії або її голови.

Протоколи мають такі реквізити: назва виду дільничної комісії (засідання), назва комісії, дата і місце проведення засідання, загальна кількість членів комісії, кількість присутніх членів комісії, кількість запрошених (у разі потреби до протоколу додається реєстраційний лист), порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку, текст протоколу, який складається з трьох частин, що починаються словами «Слухали», «Виступили», «Вирішили» («Постановили»).

Протокол засідання комісії оформляється секретарем комісії. До протоколу додаються у вигляді додатків оригінали документів, прийнятих на засіданні, а також викладені в письмовій формі окремі думки осіб, які входили до складу комісії і не погоджувалися з прийнятими на засіданні комісії рішеннями.

Протокол засідання комісії підписується головуючим на засіданні та секретарем комісії чи особою, яка виконує обов’язки секретаря.

Постанова, прийнята на засіданні комісії, підлягає подальшому оформленню для підписання, надсилання і оприлюднення (у разі, якщо документ підлягає оприлюдненню відповідно до закону або за рішенням комісії). Протоколи одного робочого дня засідання мають один номер, якщо інше не встановлено головою комісії.

При доопрацюванні постанови комісії секретарем комісії вносяться зміни і доповнення до тексту, схвалені шляхом голосування на засіданні комісії.

Комплектність матеріалів, що додаються до постанови, а також реєстрація їх у відповідному журналі із зазначенням реєстраційних номерів на документах забезпечуються секретарем комісії.

Постанова та додатки до неї підписуються головою комісії чи головуючим на засіданні.

Залежно від характеру питання, що розглядалось комісією, постанова надсилається учасникам виборчого процесу і референдумів, органам місцевого самоврядування, місцевим органам виконавчої влади, виборчим комісіям, комісіям з референдумів, місцевим засобам масової інформації, громадськості, якщо предметом розгляду на засіданні були цікаві чи важливі для них питання, як правило, у день підписання постанови або наступного дня; напередодні та в день виборів, референдуму — постійно.

Реєстрація та розгляд документів і звернень. що надходять до комісії. Документи, звернення, що надходять до комісії, приймаються головою комісії, заступником голови комісії, секретарем комісії або за дорученням голови комісії чи заступника голови комісії — членом комісії.

Звернення може бути усним, викладеним громадянином і зафіксованим головою, заступником голови або членом комісії на особистому прийомі, або письмовим, надісланим поштою або переданим особисто до комісії чи через уповноважену особу, якщо її повноваження оформлено відповідно до чинного законодавства України.

Документи, звернення реєструються у день їх надходження у журналі реєстрації документів і звернень виборчих комісій на комісій з референдумів. Документи, що надходять до комісії телефонним, факсовим зв’язком чи електронною поштою, також реєструються. Не реєструються в комісії особисті, вітальні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії. У правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (вільне місце зліва призначене для підшивки документа) зазначають реєстраційний номер, що відповідає порядковому номеру запису у журналі реєстрації документів і звернень, та дату надходження. У разі повторного надходження документа, звернення після присвоєння йому чергового реєстраційного номеру, що проставляється у правій верхній частині першого аркуша, роблять позначку «повторно».

Документ, звернення після реєстрації розглядаються головою комісії, а в разі його відсутності — заступником голови комісії або секретарем комісії з метою поставлення резолюції про його виконання.

Не підлягають розгляду (залишаються без розгляду) документи, звернення без зазначення дати, місця проживання заявника, не підписані автором (авторами) або такі, авторство яких встановити неможливо (за винятком повідомлення про вчинення злочину — таке повідомлення надсилається до органів Міністерства внутрішніх справ України за місцем розташування комісії).

Не розглядаються повторно документи, звернення від однієї і тієї ж особи з одного і того ж питання, якщо перший раз питання було вирішено по суті, про що повідомляють особу, яка подала звернення, а також звернення особи, визнаної судом недієздатною.

Особистий прийом громадян проводиться в порядку, встановленому головою комісії. Реєстрація осіб, які звернулися до комісії, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії та комісії з референдуму.

Про виконання документів робиться відмітка у відповідній графі журналу реєстрації документів і звернень та журналу обліку особистого прийому громадян.

Розглянуті документи, звернення, що надійшли до комісії, передаються секретареві комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.

Про виконання документів, звернень секретар комісії інформує голову комісії.

Контрольні питання та завдання

1. Опишіть порядок планування роботи колегіальних органів управління та особливості розробки проекту плану роботи та його затвердження.
2. Визначте сутність документа «Порядок денний» та назвіть особливості його складання.
3. Опишіть етапи складання протоколу засідання колегіального органу управління.
4. Сутність апаратної наради, порядок її проведення та документального оформлення.
5. Підготовка та оформлення документів до засідання виборчої комісії чи комісії з референдумів.

Практичні завдання

Практичні завдання виконуються вибірково, виходячи з того, скільки часу передбачено для проведення аудиторного практичного заняття, але виконання хоча б одного з них є обов’язковим. Інші завдання слухачі виконують самостійно.

Завдання 1. Ви — керівник місцевої ради. Організуйте підготовку документів до засідання представницького органу місцевої влади щодо підготовки підприємств та організацій, які розташовані на підконтрольній території, до осінньо-зимового періоду. При складанні документів врахуйте власний досвід, події зими 2005/2006 року, а також наслідки холодної зими для міського господарства окремих міст України та інших держав.

Завдання 2. Ви — керівник представницького органу місцевої влади. На території, підконтрольній Вашій раді, виникла проблема щодо використання невеликого лісового масиву. Є дві пропозиції: обладнати на території цього лісового масиву парк відпочинку населення регіону або перевести землі даної території у розряд земель, які можуть бути забудовані житловими будинками та об’єктами соціально-культурного призначення. На даній території можна побудувати 1 млн.кв.м. житла. Потреба населеного пункту у житлі становить 500 тис.кв.м.. Проведіть місцевий референдум з цього питання. Оформіть усі дії, починаючи з рішення місцевої ради і закінчуючи остаточним рішенням комісії з референдумів.