На основании каких документов можно отобразить в бухгалтерском и налоговом учете услуги бюджетных организаций?

На підставі яких документів можна відобразити в бухгалтерському та податковому обліку послуги бюджетних організацій?

Досить часто у своїй діяльності підприємства отримують послуги бюджетних організацій – при реєстрації підприємства платником ПДВ до ДПІ слід подати оригінал платіжного документа про сплату встановленої суми за бланк Свідоцтва; при отриманні резидентами кредитів, позик в іноземній валюті від нерезидентів до НБУ для отримання реєстраційного свідоцтва слід подати оригінал платіжного документа про сплату збору за його отримання; при отриманні Свідоцтва про сплату єдиного податку до органу ДПС за місцем державної реєстрації суб'єкта підприємницької діяльності – платіжний документ про його сплату тощо. Оскільки державні структури вимагають подання оригіналів документів, одразу ж виникає питання – якщо оригінал подано, на основі чого відобразити понесені витрати в обліку?

Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Тобто, виходячи з цих норм, можемо стверджувати, що без відсутності документа відображати дані витрати підприємство не має права. Як слід діяти в такому випадку?

Вирішити дане питання можна двома шляхами. Першим варіантом є отримання копії платіжного документа одразу при оплаті таких послуг. Згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88), фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію. Відповідно, порядок отримання додаткового примірника копії визначається стороною, що її надає. На практиці за ці дії банки, як правило, справляють додаткову плату. Тобто цей шлях є не зовсім прийнятним, адже банк може затребувати таку вартість видачі копії платіжного документа (квитанції), яка буде близькою до вартості самої квитанції. Хоча отримання копії й підтверджується документально (тобто надається ще одна квитанція, де у графі «призначення платежу» зазначено, що оплата здійснюється за видачу копії платіжного документа), проте це є додатковими витратами для підприємства. 

Інший варіант – після отримання квитанції про оплату самостійно зробити її копію, яку засвідчити печаткою банку, де було проведено оплату, та підписом особи, яка видала оригінал. Для відображення понесених витрат в обліку слід також дотримуватися вимог щодо обов'язкових реквізитів на отриманих документах: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ (в даному випадку – найменування банку), назва документа, дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції у вартісному виразі, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Копія документа в обов'язковому порядку повинна бути підписана особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (згідно з вимогами Положення № 88).

Вимоги до відображення понесених витрат в податковому обліку аналогічні. Згідно з пп. 5.2.1 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР до складу валових витрат можна віднести суми будь-яких витрат, сплачених (нарахованих) протягом звітного періоду у зв'язку з підготовкою, організацією, веденням виробництва, продажем продукції (робіт, послуг) і охороною праці. Разом з тим, враховуючи пп. 5.3.9 цього ж Закону, не належать до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку. Тобто сам факт оплати таких послуг не є підставою для виникнення валових витрат, ці дії обов'язково повинні бути підтверджені документально. 

Відповідно, лише отримання документа (в даному випадку – його завіреної банком копії) є підставою для відображення понесених витрат як у фінансовій звітності, так і в Декларації з податку на прибуток.