Регламентація діяльності виконавчих органів місцевого самоврядування

Регламентація діяльності виконавчих органів місцевого самоврядування

Мета теми: вивчити регламентацію діяльності регламентів виконавчих органів місцевих рад

Завдання теми:

1. отримати знання про основні складові регламентів виконавчих органів місцевих рад;
   1. здійснити аналіз діючих регламентів виконавчих органів місцевих рад;
   2. обговорити перспективи вдосконалення виконавчих органів регламентів місцевих рад.

Навчальні результати теми:

Після вивчення теми слухачі повинні вміти:

1. здійснювати регламентацію діяльності виконавчих органів місцевих рад;
2. володіти навичками щодо аналізу документів, що регламентують діяльність виконавчих органів місцевих рад;
3. порівнювати регламенти різних виконавчих органів місцевих рад та знаходити найбільш оптимальні шляхи вирішення питань, що належать до компетенції місцевих рад.

Матеріали для підготовки:

Проаналізуйте регламент міста Одеси щодо принципів регламентування. Порівняйте його з регламентом виконавчих органів ради вашої громади. Визначте, яким чином зазначений регламент може бути вдосконалений?

РЕГЛАМЕНТ
виконавчих органів Одеської міської ради
1. Загальні положення

1.1. Регламент виконавчих органів Одеської міської ради (далі — Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Одеської міської ради (далі — виконкому), департаментів, управлінь, відділів, районних адміністрацій (далі — райадміністрацій) та інших виконавчих органів Одеської міської ради (далі — виконавчих органів міськради).

1.2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, департаментів, управлінь, вiддiлiв, райадмiнiстрацiй, інших виконавчих органів міськради стосовно реалізації повноважень, встановлених Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому та інших виконавчих органів міськради.

1.3. Затвердження та скасування Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому. У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконкому повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.

1.4. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для виконкому та всіх виконавчих органів міськради, їх посадових осіб. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії, відповідно до положення про преміювання службовців виконавчих органів міськради, або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до Закону України “Про державну службу” та Кодексу законів про працю.

1.5. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності виконкому та виконавчих органів міськради:

1.5.1. Планування й організація роботи.

1.5.2. Організація взаємодії виконкому з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, з іншими виконавчими органами міськради, органами державної влади.

1.5.3. Організація роботи з кадрами.

1.5.4. Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням i виконанням.

1.5.5. Порядок розгляду звернень i організації прийому громадян.

1.5.6. Організація роботи в локальній комп’ютерній мережі та роботи з електронною поштою.

1.5.7. Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення.

2. Планування й організація роботи виконкому та виконавчих органів міськради

2.1. Складання, затвердження та виконання планів роботи виконкому та виконавчих органів міськради

2.1.1. Виконком та виконавчі органи міськради здійснюють свою діяльність відповідно до затверджених перспективних (річних) та поточних (квартальних) планів роботи. У перспективний (річний) план роботи виконкому та виконавчих органів міськради на рік вносяться такі основні розділи:
основні напрямки роботи;

• організаційна робота (питання, які виносяться на розгляд сесії, постійних комісій і виконкому в плановому порядку, а також в плані контролю, питання які виносяться на планові наради з заступниками міського голови, конференції, семінари та інші загальноміські заходи тощо);
• робота з розробки та виконання загальноміських програм;
• загальноміські заходи;
• робота з кадрами;
• робота у виконавчих органах;
• фінансово-економічна діяльність;
• охорона праці;
• робота з матеріально-технічного забезпечення;
• інші питання діяльності виконавчих органів ради.

2.1.2. Порядок підготовки та затвердження перспективного (річного) плану роботи виконкому:

• перспективні плани роботи виконавчих органів міськради надаються до організаційного відділу департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — організаційний відділ) не пізніше ніж за 45 днів до початку року;
• організаційний відділ узагальнює перспективні плани роботи виконавчих органів міськради, готує проект перспективного плану роботи виконкому та не пізніше ніж за 20 днів до кінця року, вносить його на узгодження міському голові, секретарю міськради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому;
• після доопрацювання проекту плану з урахуванням можливих зауважень організаційний відділ готує проект рішення виконкому про затвердження перспективного плану роботи виконкому на наступний рік, який керуючий справами вносить на останнє засідання виконкому в поточному плановому періоді.

Загальний контроль над виконанням перспективного плану роботи виконкому здійснює керуючий справами виконкому.

2.1.3. Виконком проводить свою поточну роботу відповідно до поточного плану, складеного на квартал. Квартальний план роботи виконкому складається організаційним відділом відповідно до плану роботи міської ради, на підставі перспективного плану роботи виконкому на рік, на основі рекомендацій органів державної влади, депутатів міськради, членів виконкому, пропозицій виконавчих органів міськради.

2.1.4. Пропозиції до наступного квартального плану роботи виконкому, затверджені керівниками виконавчих органів, погоджені із заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків, подаються до організаційного відділу не пізніше ніж за 25 календарних днів до дати проведення останнього в поточному кварталі планового засідання виконкому.

2.1.5. Організаційний відділ на основі наданих пропозицій i за погодженням з керуючим справами виконкому, складає проект плану роботи виконкому на наступний квартал, проект рішення про його затвердження, який керуючий справами виконкому вносить на останнє в поточному кварталі засідання виконкому.

2.1.6. При розгляді проекту плану роботи виконкому на наступний квартал, керуючий справами виконкому інформує міського голову про виконання плану роботи за попередній квартал.

2.1.7. Перспективні (річні) та поточні (квартальні) плани роботи департаментів, управлінь, самостійних відділів підписуються їх керівниками та затверджуються першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків між ними. Плани роботи райадміністрацій розробляються та затверджуються розпорядженнями голів відповідних райадміністрацій у визначені цим Регламентом терміни.

2.1.8. З метою деталізації квартального плану роботи виконкому та врахування питань, що виникають у ході діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами виконкому щомісяця затверджується календарний план основних організаційних заходів виконавчих органів міськради, який готується організаційним відділом.

2.1.9. Для підготовки календарного плану основних організаційних заходів виконавчих органів міськради керівники виконавчих органів міськради не пізніше, ніж за тиждень до кінця місяця, подають до організаційного відділу пропозиції до календарного плану на наступний місяць, із зазначенням назви заходу, дати, часу й місця його проведення, посадової особи, відповідальної за його організацію та проведення. Відповідальність за своєчасність подання пропозицій до календарного плану основних організаційних заходів виконавчих органів міськради на місяць та контроль за їх виконанням покладається на керівників виконавчих органів міськради.

2.1.10 Планування діяльності виконавчих органів міськради з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи виконкому у порядку, встановленому Законами України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, “Про місцеве самоврядування в Україні”.

2.1.11. Виконавчі органи, під час планування своєї діяльності, питання, які потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюють в окремий план.

2.1.12. Загальний план діяльності виконавчих органів міськради з підготовки проектів регуляторних актів на наступний календарний рік, складається юридичним управлінням Одеської міської ради (далі — юридичне управління) на підставі пропозицій виконавчих органів міськради та затверджується міським головою не пізніше 15 грудня поточного року.

2.1.13. Затверджений план діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, а також зміни до нього, оприлюднюються не пізніш як у десятиденний строк після їх затвердження.

2.1.14. Якщо проект регуляторного акта не внесено до затвердженого плану діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, то розробник регуляторного акта, згідно зі встановленою процедурою, вносить пропозиції стосовно відповідних змін до плану не пізніше десяти робочих днів з початку підготовки цього проекту або з дня внесення проекту на розгляд, але не пізніше дня оприлюднення цього проекту.

2.2. Порядок підготовки рішень виконкому

2.2.1. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення.

2.2.2. Процес підготовки рішення виконкому включає:

• нормотворчу ініціативу;
• розробку проекту рішення.

2.2.3. Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, члени виконкому.

2.2.4. Проекти рішень виконкому готуються виконавчими органами. До підготовки рішення можуть бути залучені спеціалісти з даного питання.

2.2.5. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу, на якого відповідно до резолюції міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому покладено організацію підготовки проекту рішення.

2.2.6. Проект рішення виконкому повинен містити:

• обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);
• обґрунтування нормами чинного законодавства;
• джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;
• інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;
• всі необхідні візи та погодження;
• текст коментаря (за потребою);
• план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
• якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати Одеської міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;
• кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;
• інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;
• аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами стосовно даного питання і порядок їх вирішення.

2.2.7. Проекти рішення виконкому готуються з тих питань, які внесені до порядку денного засідання виконкому.

2.2.8. Якщо в підготовці питання відповідно до квартального плану роботи виконкому приймають участь декілька виконавчих органів, то доповідаючий (зазначений, як правило, першим у плані роботи чи в резолюції) координує їх діяльність, збирає й узагальнює інформацію.

2.2.9. У проекті рішення виконкому обов’язково визначається термін виконання документа в цілому або заходів, передбачених його окремими пунктами. Контроль за виконанням рішення виконкому покладається на одного з членів виконкому особисто, про що повинен свідчити останній пункт рішення виконкому. Якщо рішення, що приймається, виключає дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.

2.2.10. Проекти рішень виконкому готуються у виконавчому органі, якому доручено його підготовку та надаються до загального відділу департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — загального відділу) в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп’ютерній мережі, по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк “Рішення виконавчого комітету Одеської міської ради”, який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.

Проекти рішень готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені для проектів рішень виконкому цим Регламентом.

2.2.11. Розробник проекту рішення, що містить ознаки регуляторного акта, зобов’язаний додати до проекту рішення інформацію, стосовно внесених зауважень та пропозицій, які надійшли в період з моменту оприлюднення проекту регуляторного акта та аналізу його регуляторного впливу, а також результатів розгляду зазначених зауважень і пропозицій.

2.2.12. Проекти рішень виконкому підлягають обов’язковому візуванню. На зворотному боці бланку проект рішення виконкому візується з обов’язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням назви виконавчого органу міськради, номеру телефону, адресою електронної пошти), потім спеціалістом загального відділу, який корегує тексти розпорядчих документів, директором департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю, начальником юридичного управління, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), першим заступником міського голови.

2.2.13. Якщо в проекті рішення виконкому порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується начальником управління фінансів, майнові питання — начальником Представництва по управлінню комунальною власністю.

Якщо у проекті рішення є питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені службовці органів місцевого самоврядування, то їх кандидатури обов’язково погоджуються з керівником відповідного виконавчого органу міськради.

2.2.14. Проект рішення виконкому з питань діяльності райадміністрації, додатково візується заступником міського голови, який координує роботу цього виконавчого органу відповідно до розподілу обов’язків, та головою відповідної райадміністрації.

2.2.15. Строк перебування проекту рішення виконкому на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати двох днів.

2.2.16. Посадова особа, яка візує проект рішення виконкому, може внести зауваження та пропозиції стосовно змісту й оформлення документа, про що повинен свідчити запис “Із зауваженнями” замість особистого підпису.

2.2.17. Зауваження обов’язково оформлюються письмово на вільному місці в тексті проекту рішення або на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту рішення виконкому.

2.2.18. Після внесення виконавцем до проекту рішення виконкому всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування або під час засідання виконкому, проект рішення надається для повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.

2.2.19. Додатки до рішень виконкому з майнових та земельних питань підписуються відповідними керівниками виконавчих органів міськради. Керуючий справами виконкому міськради підписує тільки додатки до рішень, прийнятих з планових питань, або ті, які об’єднують декілька напрямків діяльності виконавчих органів міськради, та з питань, що стосуються управлінської діяльності керівного складу.

2.2.20. Завізований проект рішення виконкому подається до загального відділу разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.

2.2.21. Порядок роботи з бланками суворої звітності регламентується окремим документом.

2.3. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

2.3.1. Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

2.3.2. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчими органами міськради відповідно до резолюції міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому.

Підготовка розпоряджень з кадрових питань проводиться у встановленому цим регламентом порядку.

2.3.3. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції; вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.

У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

2.3.4. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчим органом міськради, якому доручено його підготовку, та надаються до загального відділу в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп’ютерній мережі, чи по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк “Розпорядження Одеського міського голови”, який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.

Проекти розпоряджень готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату.

2.3.5. Проекти розпоряджень міського голови підлягають обов’язковому візуванню. На зворотному боці бланку проект розпорядження міського голови візується, з обов’язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням назви виконавчого органу міськради, номеру телефону, адресою електронної пошти), потім спеціалістом загального відділу, який корегує тексти розпорядчих документів, директором департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю, начальником юридичного управління, керуючим справами виконкому, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), першим заступником міського голови.

2.3.6. Якщо в проекті розпорядження міського голови:

• порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується начальником управління фінансів;
• майнові питання — начальником Представництва по управлінню комунальною власністю;
• вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати Одеської міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю, зазначається номер виборчого округу;
• вирішення питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені службовці органів місцевого самоврядування, то їх кандидатури обов’язково погоджуються з керівником відповідного виконавчого органу міськради;
• питання, що стосуються діяльності райадміністрації — заступником міського голови, який координує роботу цього виконавчого органу відповідно до розподілу обов’язків, та головою відповідної райадміністрації.

2.3.7. При розробці проекту розпорядження виконавець повинен за допомогою бази розпорядчих документів провести аналіз на предмет наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими актами з даного питання, а якщо проект розпорядження має ознаки регуляторного акта — провести аналіз його регуляторного впливу.

2.3.8. Кожна посадова особа, яка візує проект розпорядження міського голови з резолюцією “терміново”, повинна негайно розглянути його. Загальний строк перебування проекту розпорядження міського голови з резолюцією “терміново” на візуванні у всіх посадових осіб не повинен перевищувати 2-х днів.
Строк перебування проекту розпорядження міського голови без позначки “терміново” на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати одного дня.

2.3.9. Посадова особа, яка візує проект розпорядження міського голови, може внести зауваження та пропозиції стосовно змісту та оформлення документа, про що повинен свідчити запис “Із зауваженнями” замість особистого підпису.

Зауваження обов’язково оформлюються письмово — на вільному місці в тексті проекту розпорядження або на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту розпорядження міського голови.

2.3.10. Після внесення виконавцем до проекту розпорядження міського голови всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування, проект розпорядження міського голови надається до повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.

2.3.11. Завізований проект розпорядження міського голови подається до загального відділу разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.

2.3.12. Після підписання міським головою розпорядження реєструється загальним відділом. Додатки до розпоряджень міського голови підписує керуючий справами виконкому.

Розпорядження міського голови набуває чинності з моменту підписання його міським головою, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в розпорядженні.

2.3.13. Розпорядження міського голови не пізніше двох робочих днів після його видання розсилається адресатам загальним відділом по локальній комп’ютерній мережі, електронною поштою чи кур’єром відповідно до розрахунку розсилки, складеного виконавцем.

2.3.14. Організація виконання розпоряджень міського голови забезпечується органами та особами, зазначеними в розпорядженнях.

2.3.15. Розпорядження міського голови є чинним правовим актом до призупинення або скасування, виконання та зняття з контролю.

2.4. Порядок підготовки засідань виконкому

2.4.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, Першим заступником міського голови, не рідше одного разу на місяць.

Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути:

питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконкому, здійснення делегованих повноважень;

питання, розгляд яких відбувається у зв’язку з прийняттям вищими органами влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом;

питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом;
інші питання, винесені на розгляд виконкому у встановленому порядку.

2.4.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає загальний відділ.

Через 3 дні після проведення засідання виконкому, на основі плану роботи виконкому, загальний відділ складає орієнтовний порядок денний наступного засідання виконкому, який підписується керуючим справами виконкому.

2.4.3. На засідання виконкому вноситься, як правило, не більше трьох планових питань. Планове питання — це питання, яке стосується однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності міста або стосується значної кількості членів територіальної громади або вимагає для свого розв’язання значних ресурсів. Такі питання готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконкому.

Блок планових питань у порядку денному складається, як правило, з двох основних і одного контрольного.
До основних питань належить затвердження перспективного плану роботи виконкому на рік. Порядок його підготовки та слухання визначається розділом 2.1 даного регламенту.

2.4.4. Основне питання готується комплексно. До його підготовки залучаються виконавчі органи, науковці, експерти, фахівці у даній галузі. До підготовки документів можуть залучатись авторські колективи.

Винесенню питання на розгляд виконкому, як правило, повинні передувати громадські слухання та експертиза проекту (програми) незалежними фахівцями. Громадські слухання передують розгляду основного питання на виконкомі. Вони проводяться виконавцями проекту рішення за попереднім оголошенням у засобах масової інформації, не пізніше, ніж за півтора календарних місяця до моменту слухання питання на виконкомі. При розгляді основного питання, як правило, доповідачем використовуються засоби візуалізації (наприклад: фото — відеоматеріали).

У довідці, що долучається до проекту рішення з основного питання, має бути відображено:

• перелік термінів, що використовуються в проекті документа та довідці (у випадку якщо використовуються наукові терміни);
• аналіз існуючого стану предмету розгляду, статистичні дані;
• посилання на висновки незалежних експертів;
• мотиви розгляду питання;
• прогноз імовірних напрямків розвитку ситуації;
• протокол громадських слухань;
• необхідні ресурси, часові рамки, необхідні на реалізацію заходів;
• перелік очікуваних результатів;
• висновки.

Обсяг довідки до основного питання — до п’яти сторінок формату А4. За необхідністю — інші додатки й матеріали.

2.4.5. Контрольне питання — це планове питання, яке, як правило, стосується ходу реалізації раніше прийнятого рішення з основного питання. Для вивчення стану підготовки контрольного питання рекомендується залучати незалежних експертів.

• У довідці, що долучається до контрольного питання, мають відображатись:
• констатація теперішнього стану предмету розгляду;
• динаміка змін, які стосуються поставлених проблем з часу прийняття рішення з основного питання;
• посилання на висновки незалежних експертів (якщо вони залучалися до роботи);
• прогнози напрямків розвитку ситуації;
• необхідні дії впливу на процес, які можуть передбачати корекцію заходів;
• кошти, необхідні для реалізації уточнених заходів;
• часові межі, що необхідні для реалізації заходів;
• очікувані результати;
• висновки.

Обсяг довідки до контрольного питання — до трьох сторінок формату А4.

2.4.6. Поточні питання — це питання, які виникають протягом року і потребують вирішення виконкомом.

2.4.7. Додаткові питання на засідання виконавчого комітету вносяться у виключних випадках, які стосуються наступних питань: фінансових, аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, при наявності у членів виконкому підготовлених документів, з якими вони повинні бути ознайомлені заздалегідь до засідання виконкому.

Якщо додаткове питання, що вноситься до порядку денного, підготовлене невчасно, то посадова особа, відповідальна за його підготовку, депреміюється.

Вносити додаткові питання до порядку денного засідання виконкому можуть тільки члени виконавчого комітету та представник прокуратури міста. Рішення про включення додаткових питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом голосування.

2.4.8. Загальний відділ розсилає по локальній комп’ютерній мережі, електронною поштою чи кур’єром попередній порядок денний відповідно до розрахунку розсилки, який затверджує керуючий справами виконкому.

2.4.9. Проекти рішень виконкому, які вносяться на розгляд виконкому, з доданням необхідних документів подаються виконавчими органами до загального відділу не пізніше ніж за сім днів до засідання, а саме:

• проект рішення виконкому, завізований і погоджений із відповідними посадовими особами, виконавчими органами та іншими організаціями відповідно до п. 2.2, його копії (у одному екземплярі);
• довідкові та інформаційні матеріали (у одному екземплярі);
• розпорядчий документ, якщо проект рішення виконкому готується на його виконання (у одному екземплярі);
• документи, на підставі яких розроблено проект рішення виконкому, або їх засвідчені копії (у одному екземплярі) разом з переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу;
• список запрошених (у трьох екземплярах).

2.4.10. Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.

У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.

2.4.11. Не пізніше ніж за три дні до засідання виконкому загальний відділ розсилає відповідно до розрахунку розсилки (п. 2.4.8.) уточнений порядок денний, який підписується керуючим справами виконкому.

2.4.12. Матеріали з питань, які вносяться на розгляд виконкому (п. 2.4.4.) не пізніше ніж за три доби до засідання надаються по локальній комп’ютерній мережі, електронною поштою чи кур’єром:

• членам виконкому;
• заступникам міського голови;
• головам райадміністрацій;
• головам постійних комісій міськради (через відділ з організації роботи ради);
• прокуратурі м. Одеси;
• державним податковим органам у м. Одесі;
• юридичному управлінню;
• департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю;
• виконавцю;
• департаменту з організації роботи ради.

2.4.13. Одночасно з наданням до загального відділу проектів рішень виконкому з питань земельних правовідносин, відповідні проекти рішень міської ради повинні надаватися до департаменту з організації роботи міської ради.

2.5. Порядок проведення засідань виконкому

2.5.1. Засідання виконкому відкриває та веде міський голова, а у випадках передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, перший заступник міського голови. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконкому.

2.5.2. Засідання виконавчого комітету, як правило, проводяться в останній четвер кожного місяця. У випадку необхідності може бути скликано позачергове засідання виконкому. Позачергове засідання виконкому проводиться у порядку, встановленому цим Регламентом.

2.5.3. Засідання виконавчого комітету проводяться в малому залі адміністративної будівлі Одеської міської ради. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому організовує керуючий справами виконкому.

2.5.4. Засідання виконкому, як правило, є відкритими. У разі необхідності виконком приймає рішення щодо проведення закритого засідання.

2.5.5. До участі в засіданні виконкому можуть запрошуватися керівники виконавчих органів міськради, підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади м. Одеси, представники зацікавлених підприємств, установ та організацій міста, засобів масової інформації. Голови постійних комісій міськради та прокурор м. Одеси обов’язково запрошуються на засідання виконкому відповідно — департаментом з організації роботи ради та загальним відділом.

Запрошення на засідання виконкому представників засобів масової інформації, акредитованих при міській раді, здійснює управління інформації Одеської міської ради. В день засідання акредитовані представники засобів масової інформації, отримують через його працівників проекти порядку денного.

2.5.6. Основний список запрошених готується організаційним відділом і затверджується керуючим справами виконкому. Не пізніше ніж за 2 дні до засідання виконкому загальний відділ надає організаційному відділу додаткові списки запрошених на розгляд окремих питань порядку денного чергового засідання виконкому, та інформує департамент господарського забезпечення про необхідність додаткового оснащення залу засідань екраном, проектором, підставками під планшети тощо.

2.5.7. Запрошені до участі в засіданні виконкому керівники виконавчих органів міськради, підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади м. Одеси, можуть покинути зал засідань з поважних питань лише за дозволом міського голови.

2.5.8. Порядок розміщення присутніх на засіданні визначається головуючим на засіданні виконкому.

У разі порушення порядку запрошеними особами, присутніми на засіданні виконкому, за розпорядженням головуючого на засіданні їх може бути випроваджено з приміщення, де відбувається засідання виконкому.

2.5.9. Головуючий на засіданні:

• відкриває та веде засідання, оголошує перерви;
• виносить на обговорення питання з порядку денного засідання;
• організовує розгляд питань;
• надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного промовця;
• забезпечує дотримання положень цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;
• ставить при необхідності питання доповідачам, співдоповідачам, виступаючим.

2.5.10. Головуючий на засіданні встановлює тривалість виступів.

2.5.11. Тривалість доповідей, співдоповідей зазначається у порядку денному засідання.

2.5.12. Обговорення питання на засіданні виконкому включає:

• доповідь, питання доповідачу і відповіді на них;
• співдоповіді (у разі необхідності), питання співдоповідачам і відповіді на них;
• планові виступи;
• виступи прокурора м. Одеси;
• виступи осіб, яким було надано слово головуючим на засіданні.

Під час засідання ніхто не може виступати без дозволу головуючого на засіданні.

2.5.13. Головуючий на засіданні виносить на голосування проект рішення виконкому. Участь у голосуванні приймають тільки члени виконкому.

2.5.14. Рішення виконкому на його засіданні приймаються більшістю голосів від загального складу виконкому.

2.5.15. Голосування може бути проведено без підрахунку за наявною більшістю голосів членів виконкому, які присутні на його засіданні.

2.5.16. Члени виконкому, голови постійних комісій міськради, особи, які запрошені на засідання виконкому, мають право під час обговорення проекту рішення виконкому вносити зауваження та пропозиції стосовно змін та доповнень до проекту рішення виконкому, а також пропозиції й зауваження стосовно порядку денного засідання виконкому.

Головуючий на засіданні підводить підсумки обговорення проекту рішення виконкому, визначає які зауваження та пропозиції приймаються до уваги, ставить на голосування прийняття проекту рішення виконкому за основу, за умови доопрацювання рішення виконкому його виконавцем відповідно до п. 2.2.18 цього Регламенту.

2.5.17. Хід засідання виконкому стенографується. Запис стенограми засідання здійснюється загальним відділом на паперових та департаментом інформаційних технологій — на електронних (магнітних) носіях. Записи на електронних носіях архівуються. Стенограма повинна повністю відбивати хід обговорення, містити інформацію про день, час, місце проведення засідання, порядок денний засідання, прізвище головуючого на засіданні. Контроль за правильністю тексту стенограми покладається на керівника загального відділу.

2.5.18. На основі стенограми загальний відділ оформлює протокол засідання виконкому, який підписує головуючий на засіданні. Протоколи засідань виконкому зберігаються в загальному відділі.

2.5.19. Стенограма та протоколи засідання виконкому є офіційними документами, що підтверджують процес обговорення та прийняття рішень виконкомом.

2.5.20. На підставі стенограми й протоколу засідання виконкому загальний відділ відразу після закінчення засідання виконкому організовує доопрацювання проектів рішень виконкому, з урахуванням зауважень і пропозицій, які було внесено на засіданні та прийнято до уваги.

2.5.21. Міський голова підписує рішення в день проведення засідання виконкому, на якому їх було прийнято. Якщо по проекту рішення було внесено зауваження й пропозиції, але доопрацювати його відразу після засідання виконкому неможливо, то за дозволом міського голови строк доопрацювання може бути подовжено, але він не повинен перевищувати трьох робочих днів.

2.5.22 При необхідності організаційним вiддiлом, на підставі витягу зі стенограми, що терміново роздруковується загальним відділом, готуються протокольні доручення міського голови, надані ним під час засідання виконкому. Протокольні доручення підписуються керуючим справами виконкому, погоджуються міським головою та терміново розсилаються разом із супровідним листом адресатам загальним відділом по локальній комп’ютерній мережі,  електронною поштою чи кур’єром. Протокольні доручення міського голови зберігаються в електронному архіві.

2.6. Введення в дію, призупинення дії рішення виконкому, його скасування

2.6.1. Після підписання міським головою або особою, яка виконує його обов’язки, та керуючим справами виконкому, рішення в двохденний термін реєструється загальним відділом.

2.6.2. Рішення виконкому набуває чинності з моменту прийняття його виконкомом, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в рішенні виконкому. Якщо термін дії рішення в його тексті не вказаний, то рішення повинно бути виконано протягом 30 календарних днів від дати отримання виконавцем.

2.6.3. Рішення виконкому, не пізніше семи робочих днів після його прийняття, розсилається адресатам загальним відділом по локальній комп’ютерній мережі, електронною поштою чи кур’єром відповідно до розрахунку розсилки, складеного виконавцем, а також доводиться управлінням інформації до відома територіальної громади м. Одеси через засоби масової інформації.

2.6.4. Організація виконання рішень виконкому забезпечується органами та посадовими особами, зазначеними у рішеннях виконкому.

2.6.5. Рішення виконкому є чинним правовим актом до призупинення або скасування, виконання та зняття з контролю.

2.7. Порядок підготовки та прийняття виконавчим комітетом та міським головою регуляторних актів

2.7.1. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, виконавчими органами, міським головою відповідно до Закону України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта”.

2.7.2. Проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб’єктами господарювання, до внесення їх на розгляд виконкому або до внесення їх на затвердження міському голові, підлягають оприлюдненню разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій.

Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:

• визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;
• обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою ринкових механізмів і потребує нормативного регулювання шляхом прийняття відповідного правового акта органом місцевого самоврядування, зокрема виконкомом;
• обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою діючих регуляторних актів та розглянути можливість внесення змін до них;
• визначити очікувані результати прийняття запропонованого регуляторного акта, в тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави внаслідок дії регуляторного акта;
• визначити цілі державного регулювання;
• визначити та оцінити усі прийнятні альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;
• аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;
• описати механізми й заходи, які забезпечать розв’язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого регуляторного акта;
• обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;
  обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави;
• обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого регуляторним актом, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;
• оцінити можливість впровадження та виконання вимог регуляторного акта залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;
• оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого регуляторного акта;
• обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;
• визначити показники результативності регуляторного акта;
• визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.

2.7.3. Проект регуляторного акта разом з аналізом регуляторного впливу підлягає оприлюдненню в строк не пізніше п’яти робочих днів з моменту опублікування повідомлення щодо оприлюднення цього проекту регуляторного акта.

2.7.4. Обов’язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.

2.7.5. Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями розробникові цього проекту для узагальнення.

2.7.6.Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом, схвалений міським головою при наявності таких обставин:

• відсутній аналіз регуляторного впливу;
• проект регуляторного акта не був оприлюднений.

2.7.7. Прийняті регуляторні акти підлягають базовому, повторному та періодичному відстеженню.

Виконання заходів із відстеження результативності прийнятих регуляторних актів та підготовка проектів звіту про відстеження результативності регуляторного акта покладається на відповідний виконавчий орган — розробника, визначений для виконання цих заходів міським головою.

Виконання заходів із відстеження результативності регуляторних актів забезпечується виконавчим органом міськради у місячний термін:

• через шість місяців з дати набрання чинності (базове);
• через рік з дати набрання чинності, якщо не встановлено більш ранній строк (повторне);
• раз на три роки, починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності, у тому числі і в разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку (періодичне).

2.7.8. Юридичне управління контролює та забезпечує реалізацію розробниками проектів регуляторних актів державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності, що здійснюється виконкомом та міським головою.

2.8. Порядок підготовки й проведення нарад, що проводяться міським головою та його заступниками, а також конференцій, семінарів, інших заходів

2.8.1. Наради проводяться міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому згідно з планами роботи на квартал, основними заходами на місяць тощо.
Залежно від строків проведення та складу запрошених наради розподіляються на:

• планові або чергові (проводяться згідно з планами роботи);
• невідкладні, позачергові або термінові (проводяться поза планом роботи та в особливих випадках, пов’язаних із суспільно — політичною ситуацією в місті, запобіганням аваріям, катастрофам, стихійному лиху чи ліквідацією їхніх наслідків).

2.8.2. Планові або чергові апаратні наради проводяться згідно із планом роботи виконкому на квартал. Порядок денний планових апаратних нарад складається організаційним відділом за дорученням керуючого справами виконкому. Порядок денний апаратної наради підписується керуючим справами виконкому та негайно розсилається адресатам загальним відділом

2.8.3. Пропозиції про строки, час, місце та інші питання, пов’язані з підготовкою й проведенням нарад, погоджуються з керуючим справами виконкому та передаються до організаційного відділу. Підготовка нарад здійснюється відповідними виконавчими органами міськради згідно зі складеними робочими планами. Обсяги матеріалів, інформацій, довідок до планових та чергових нарад повинні становити 1,5–2 аркуші та надаватися членам президії за дві доби до проведення наради.

Перелік запрошених складається організаційним відділом, якщо головуючий на нараді — міський голова та його перший заступник, якщо заступник, то — консультантом відповідного заступника міського голови.

Запрошення та реєстрацію учасників наради забезпечує організаційний відділ або виконавчий орган міськради, який ініціює проведення наради.

2.8.4. Питання стосовно присутності на нарадах представників засобів масової інформації та проведення на ньому кіно-, відео- і фотозйомок, а також звукозапису вирішується головуючим на нараді.

Надання засобам масової інформації офіційної інформації стосовно підсумків нарад забезпечує управління інформації.

2.8.5. Порядок денний планових нарад формується згідно з квартальним планом роботи виконкому, а невідкладних, позачергових або термінових нарад — розповсюджується під час проведення наради. За пропозиціями учасників наради до порядку денного можуть вноситися зміни.

Регламент розгляду питань на нараді визначається головуючим за погодженням з учасниками наради.

Доповідачам для виступу на апаратних нарадах надається 5–7 хвилин. Запрошені на нараду можуть брати участь в обговоренні питань, вносити пропозиції та надавати пояснення. Обговорення питання припиняється за рішенням головуючого.

2.8.6. При необхідності, хід заходів під головуванням міського голови протоколюється та (або) записується на магнітну плівку загальним відділом. Питання необхідності протоколювання заходів під головуванням заступників міського голови вирішується ними й здійснюється їх консультантами.

За підсумками обговорення питань головуючий на нараді може надавати доручення учасникам наради, які обов’язково фіксуються в протоколі.

Після кожної планової апаратної наради організаційним відділом готується протокол доручень першого заступника міського голови, який підписується керуючим справами виконкому, погоджується першим заступником міського голови, та терміново розсилається разом з супровідним листом адресатам загальним відділом по локальній комп’ютерній мережі, по електронній пошті чи кур’єром. Протоколи доручень міського голови зберігаються в електронному архіві.

Контроль за виконанням доручень міського голови, даних на планових апаратних нарадах, здійснює організаційний відділ. Виконавці, незалежно від того, в якій формі вони доповідають першому заступнику міського голови про виконання його доручень, даних на апаратних нарадах, — у письмовій чи в усній — обов’язково надають тексти своїх доповідей, інформаційні матеріали про виконання даних доручень до організаційного відділу в друкованому вигляді, а у разі необхідності — в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп’ютерній мережі, електронною поштою тощо).

На підставі цих інформаційних матеріалів організаційним відділом щомісяця готується довідка про стан виконання виконавчими органами міськради доручень першого заступника міського голови, що дані на планових апаратних нарадах.

2.8.7. Протоколи доручень, даних заступниками міського голови під час проведення ними планових нарад, готуються та контролюються відповідними консультантами, погоджуються заступником міського голови та терміново розсилається разом з супровідним листом адресатам загальним відділом по локальній комп’ютерній мережі, електронною поштою чи кур’єром.

Контроль за виконанням доручень заступників міського голови, даних на планових нарадах, здійснюється консультантами відповідного заступника міського голови.

2.8.8. Протоколи доручень з невідкладних, позачергових або термінових нарад за погодженням головуючого на нараді складаються та контролюються виконавчим органом, який ініціював проведення наради.

2.8.9. Наради, засідання, конференції, семінари та інші заходи проводяться згідно з планом роботи на квартал i основними заходами на місяць.

У малому залі адміністративного будинку Одеської міської ради проводяться наради, прес-конференції, брифінги та інші заходи міського голови, апаратні наради першого заступника міського голови.
Усі інші заходи, які потребують проведення в приміщенні адміністративного будинку Одеської міської ради, проводяться у його великому залі або кінозалі. Замовлення на проведення заходів подається керуючому справами виконкому за тиждень до запланованої дати їх проведення.

2.8.10. Підготовка загальноміських заходів, що проводяться виконкомом, здійснюється відповідними виконавчими органами міськради згідно заздалегідь складеними робочими планами, що затверджуються міським головою. Пропозиції про терміни, час, місце, порядок денний, список запрошених та iншi питання, пов’язані з організацією підготовки та проведенням засідань, конференцій, семінарів i інших заходів погоджуються з керуючим справами виконкому та надаються до організаційного відділу.

2.8.11. Повідомлення про запрошення на загальноміські заходи й реєстрація прибуття їх учасників здійснюється організаційним відділом.

2.8.12. Підготовка приміщень для проведення заходів, зазначених у п. 2.8.9. цього Регламенту, розміщення їх учасників інше технічне забезпечення здійснюється департаментом господарського забезпечення та департаментом інформаційних технологій.

2.8.13. Засідання створених виконкомом комісій, рад, штабів проводяться згідно з планами їх роботи. Підготовка, проведення й документальне оформлення цих засідань забезпечується особами, що визначені їх керівниками.

3. Організація взаємодії виконавчих органів з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, депутатськими фракціями, органами державної влади та між собою

3.1. Взаємовідносини виконавчих органів з територіальною громадою міста

3.1.1. Взаємодія виконкому з територіальною громадою міста здійснюється як безпосередньо — під час особистого прийому громадян міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому та шляхом проведення масових заходів, так і за допомогою об’єднань громадян, засобів масової інформації.

3.1.2. Для реалізації прав громадян на письмове звернення або особистий прийом та обов’язкове одержання обґрунтованої відповіді на нього, відповідно до Закону України “Про звернення громадян”, створено спеціальний виконавчий орган, який працює із зверненнями громадян і організовує регулярне проведення особистого прийому громадян посадовими особами органів місцевого самоврядування.

3.1.3. Керівники виконавчих органів регулярно проводять особистий прийом громадян.

Вони повинні вивчати критичні звернення громадян, опубліковані в засобах масової інформації, а також публікації та репортажі з питань стану розгляду звернень громадян, повідомляти редакції засобів масової інформацію стосовно вжитих за зверненнями заходів.

3.1.4. Для координації взаємодії із зареєстрованими об’єднаннями громадян, створено спеціальний виконавчий орган, який систематизує відомості стосовно міських об’єднань громадян, надає їм інформаційну, консультативну, правову та інші види допомоги.

3.1.5. З метою координації взаємодії виконавчих органів із засобами масової інформації, створено спеціальний виконавчий орган, який забезпечує інформування територіальної громади міста про діяльність виконавчих органів, через засоби масової інформації до відома населення доводяться прийняті виконкомом та міським головою розпорядчі документи, що стосуються інтересів територіальної громади міста, з актуальних питань соціально-економічного та суспільно-політичного життя міста, області й країни, за участю керівництва виконкому проводяться прес-конференції, брифінги, засідання круглих столів, теле- і радіозустрічі в прямому ефірі тощо.

3.1.6. Управлінням інформації створено веб-сторінку Одеської міської ради з ціллю забезпечення відкритості в діяльності органів місцевого самоврядування, інформації про їх діяльність. Інформація про виконання програм, планів, чинних та скасованих нормативних актів, форм і зразків документів обов’язково розміщується на веб-сторінці.

3.1.7. З метою чіткого, оперативного й об’єктивного висвітлення діяльності міської ради кожний виконавчий орган міської ради призначає відповідальну посадову особу за зв’язки з управлінням інформації.

3.1.8. Інформація про заплановані на наступний тиждень найважливіші події, явища та тенденції в суспільно-політичному, соціально-економічному та культурному житті міста, передається виконавчими органами міської ради до управління інформації у встановленому порядку. Виконавчі органи міської ради готують прес-релізи чи іншу письмову інформацію як стосовно цих подій, так і на випадок виникнення необхідності донести до населення міста актуальну інформацію.

3.1.9. Анонс найважливіших подій суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста на наступний тиждень розміщується на веб-сторінці міськради щоп’ятниці й постійно коригується. Інформація про заходи, що відбулися за участю міського голови, керівників міськради та її виконавчого комітету, а також підготовлені виконавчими органами міської ради, розміщується управлінням інформації на веб-сторінці щоденно.

3.1.10 Функціонування „Телефону довіри Одеського міського голови” є однією із форм взаємодії з членами територіальної громади міста. Основна мета — своєчасне вирішення проблем мешканців міста, роз’яснення законодавства України та оперативне надання допомоги тим, хто її потребує.

Контроль за виконанням виконавчими органами доручень стосовно розгляду звернень членів територіальної громади міста, що надійшли на „Телефон довіри Одеського міського голови” здійснює перший заступник міського голови.

Контрольний строк виконання цих доручень складає 10 робочих днів з моменту отримання інформації про зміст телефонного звернення. З метою запобігання виникнення повторних звернень членів територіальної громади міста по „Телефону довіри Одеського міського голови”, керівники виконавчих органів забезпечують негайний телефонний контакт із заявниками, під час якого оговорюються строки та умови вирішення порушеного у зверненні питання.

3.1.11. Взаємодія виконавчих органів з органами самоорганізації населення здійснюється відповідно до затвердженого міською радою положення про ці органи.

3.2. Взаємовідносини виконавчих органів з міською радою, її постійними комісіями та депутатами

3.2.1. Виконком є підзвітним та підконтрольним міськраді, що його створила, забезпечує виконання рішень міськради, сприяє реалізації її повноважень.

3.2.2. На засідання виконкому обов’язково запрошуються голови постійних комiсiй міськради через департамент з організації роботи ради.

3.2.3. Рекомендації постійних комісій з питань, пов’язаних з депутатською діяльністю, стосовно роботи виконавчих органів міськради розглядаються посадовими особами виконавчих органів міськради, яким вони адресовані.

Про результати розгляду та вжиті заходи посадові особи виконавчих органів міськради повинні повідомити постійні комісії міськради, у встановлений ними строк.

3.2.4. Керівники виконавчих органів відповідно до чинного законодавства повинні надавати постійним комісіям міської ради та її депутатам необхідні офіційні матеріали та документи, які вони можуть копіювати, або робити з них виписки.

3.3. Взаємовідносини виконкому з іншими виконавчими органами міської ради

3.3.1. Виконавчі органи є підпорядкованими виконкому та міському голові.

3.3.2. Виконком координує діяльність підпорядкованих йому виконавчих органів міськради, заслуховує звіти їх керівників.

3.3.3. Члени виконкому, в межах своїх повноважень відповідно до розподілу обов’язків, встановлюють завдання керівникам виконавчих органів шляхом накладання резолюції.

3.3.4. Керівники виконавчих органів призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, — за погодженням відповідних органів державної виконавчої влади.

3.3.5. Виконком має право змінювати або скасовувати акти інших виконавчих органів, а також їх посадових осіб у встановленому порядку.

3.4. Взаємовідносини виконкому з органами державної влади

3.4.1. Відповідно до ст. 4 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, з метою поєднання міських та державних інтересів виконкомом здійснюється взаємодія з органами державної влади на відповідних рівнях шляхом погодження планів та дій, здійснення контролю за дотриманням при їх реалізації чинного законодавства, обміну оперативною управлінською інформацією, проведення нарад, засідань та інших заходів.

Для здійснення спільних програм виконком та Одеська обласна державна адміністрація можуть укладати договори, створювати спільні органи та організації.

3.4.2. Виконання розпорядчих документів органів державної влади всіх рівнів, у тому числі Одеської обласної державної адміністрації, виконується виконавчими органами міськради за відповідними дорученнями та резолюціями міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому.

Порядок інформування про виконання розпорядчих документів органів державної влади всіх рівнів встановлює посадова особа, яка дала доручення або наклала резолюцію про виконання.

3.4.3. Виконком та інші виконавчі органи є підконтрольними та підзвітними відповідним органам державної виконавчої влади з питань здійснення ними делегованих повноважень.

Копії розпорядчих документів виконкому, прийнятих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади, у триденний термін з дня їх прийняття надсилаються загальним відділом до органу, що здійснює контроль.

3.4.4. Керівники виконавчих органів готують за підписом міського голови, відповідного заступника міського голови, керуючого справами виконкому й надсилають до 10 числа наступного за кварталом місяця інформацію про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади до органів, що здійснюють контроль за формою, затвердженою керівником органу, що здійснює контроль.

3.4.5. Виконком міськради порушує питання перед Одеською обласною державною адміністрацією та Одеською обласною радою безпосередньо. Виконавчі органи порушують питання перед Одеською обласною державною адміністрацією та Одеською обласною радою тільки через виконком.

3.4.6. Звернення до центральних органів державної влади є виключним правом міського голови, відповіді на листи міністерств та відомств можуть підписувати заступники міського голови, керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

4. Організація роботи з кадрами у виконавчих органах міської ради

4.1. Загальні положення

4.1.1 Підрозділи кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування виконавчих органів міської ради у своїй діяльності керуються Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, Указами й розпорядженнями Президента України, постановами й розпорядженнями Кабінету Міністрів України, та іншими нормативними актами. У питаннях організації й застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування ці підрозділи керуються також відповідними рекомендаціями Головного управління державної служби України, Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України та Пенсійного фонду України.

4.1.2. Організацію роботи з кадрами у виконавчих органах та ведення кадрового діловодства здійснює відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування), який розробляє річні (перспективні) плани роботи з кадрами, здійснює заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

4.1.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності в межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.

4.1.4. На службу в органи місцевого самоврядування можуть бути прийняті громадяни України, які мають відповідну освіту й професійну підготовку, володіють державною мовою.

4.1.5. Прийом та звільнення посадових осіб і службовців органів місцевого самоврядування здійснюється за розпорядженням міського голови на конкурсних засадах чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

4.1.6. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.

Щорічно до 15 квітня посадові особи подають декларацію про доходи.

4.1.7. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування, керуючого справами виконкому.

4.2. Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування

4.2.1. Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.

4.2.2. Оголошення про конкурс публікується в газеті міської ради “Одесский вестник” або оприлюднюється через інші офіційні засоби масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу. Текст оголошення готується відповідним виконавчим органом міськради й надається до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування.

Особи, які бажають взяти участь в конкурсі, подають до конкурсної комісії виконкому документи відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців.

4.2.3. За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.

Кандидатам направляється письмове повідомлення (з обґрунтуванням), якщо за рішенням комісії вони не відповідають вимогам конкурсу. Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.

4.2.4. Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад.

4.2.5. При проведенні конкурсу перевага надається особам, які пройшли стажування на посаді. Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані або призначені на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву у виконкомі й протягом року прийняті на вакантну посаду або нижчу посаду без повторного конкурсу.

4.2.6. До участі в конкурсі не допускаються особи, які:

• досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування;
• визнані в установленому порядку недієздатними;
• мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади посадової особи в органах місцевого самоврядування;
• у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;
• позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;
• в інших випадках, установлених чинним законодавством.

4.2.7. Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.

4.2.8. При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування до шести місяців, що обов’язково відображається в розпорядженні міського голови про прийняття на роботу.

4.2.9. Прийняття на службу здійснюється:

а) на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”;

б) на посаду секретаря міської ради — шляхом обрання відповідною радою;

в) на посади заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому — шляхом затвердження відповідною радою.

4.2.10. Без конкурсного відбору, за розпорядженням міського голови може здійснюватися прийняття на роботу:

а) посадових осіб органів місцевого самоврядування, які успішно пройшли стажування;

б) випускників Української Академії державного управління при Президентові України та її філіалів, якщо вони направлялися на навчання виконкомом;

в) працівників патронатної служби.

4.3. Порядок призначення та звільнення посадових осіб виконавчих органів міської ради

4.3.1. Призначення на посади керівників виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами згідно з розподілом обов’язків.

Якщо особа, яка претендує на заняття посади керівника виконавчого органу міськради, вже працювала у виконавчих органах міськради та її було звільнено за будь-яких підстав, на завідувача відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування покладається обов’язок з’ясувати всі обставини її звільнення з попереднього місця служби в органах місцевого самоврядування.

4.3.2. Призначення на посади заступників начальників та завідувачів відділами виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) керівників відповідних виконавчих органів та погодженням з Першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом обов’язків. Кандидатури керівників юридичних відділів погоджуються з начальником юридичного управління.

Призначення на посаду заступників голів райадміністрацій додатково погоджується із заступником міського голови, компетенція якого поширюється на коло питань, що буде вирішувати заступник голови райадміністрації на районному рівні. Призначення на посаду керуючого справами районної адміністрацій погоджується з керуючим справами виконкому.

Призначення на посади працівників виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) керівників відповідних виконавчих органів. Кандидатури юристів, юрисконсультів погоджуються з начальником юридичного управління.

4.3.4. Комплект документів на призначення готується кандидатом на посаду за допомогою кадрової служби відповідного виконавчого органу й надається до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на перевірку та реєстрацію.

Після реєстрації комплект документів подається керуючому справами виконкому та директору департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю для ознайомлення.

4.3.5. Завідувач відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування проводить співбесіду з кандидатом на посаду та організовує проведення його співбесіди з керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, заступниками міського голови за їх вимогою.

4.3.6. Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на підставі документів та згідно з резолюціями готує проекти розпоряджень та візує їх у завідувача відділу правового контролю та аналітичного забезпечення юридичного управління, директора департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю та керуючого справами виконкому.

4.3.7. Звільнення посадових осіб виконавчих органів міськради здійснюється у встановленому законом порядку.

4.3.8. Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення на посаду або звільнення з посади посадових осіб виконавчих органів міськради.

4.4. Стажування на службі в органах місцевого самоврядування

4.4.1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня й ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посади службовців органів місцевого самоврядування, проводиться стажування особи терміном до 2-ох місяців.

4.4.2. Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду. Стажування посадових осіб проводиться згідно з Положенням про стажування в державних органах (постанова Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 р. № 804).

4.4.3. З метою просування по службі посадових осіб, стажування проводиться за дозволом міського голови, при цьому стажист надає письмову заяву про надання дозволу на стажування за погодженням з керівником виконавчого органу, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом обов’язків.

4.4.4. Керівник виконавчого органу міськради визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого фахівця — наставника з числа посадових осіб.

4.4.5. Після закінчення стажування стажист подає до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування звіт про стажування та висновки керівника стосовно подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування.

4.5. Робота з кадровим резервом

4.5.1. З метою зайняття посад і просування по службі створюється кадровий резерв, який щорічно (до 15 грудня) переглядається й затверджується розпорядженням міського голови.

4.5.2. На кожну посаду керівника кадровий резерв формується не менше як з двох осіб, на посади спеціалістів — не менше як з однієї особи з урахуванням фактичної потреби.

4.5.3. Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно з особистими річними планами, затвердженими керівниками виконавчих органів міськради, де передбачається:

• вивчення й аналіз виконання законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконкому;
• систематичне навчання шляхом самоосвіти;
• періодичне навчання й підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах;
• участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;
• стажування протягом не більш як двох місяців відповідно до графіків, затверджених заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків;
• виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;
• залучення до вивчення відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;
• участь у підготовці проектів розпорядчих документів міської ради, її виконкому, міського голови, інших нормативних документів.

4.5.4. Члени виконкому та керівники інших виконавчих органів міськради, створюють умови для навчання й підвищення кваліфікації посадових осіб.

Посадові особи підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило через навчання у відповідних навчальних закладах, раз на п’ять років.

4.6. Продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування.

4.6.1. Термін перебування на службі в органах місцевого самоврядування може бути продовжено, але не більш як на 5 років, за розпорядженням міського голови.

4.6.2. Подання керівника виконавчого органу міськради щодо продовження терміну перебування в органах місцевого самоврядування подається до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування за місяць до досягнення посадовою особою граничного віку перебування на службі або закінчення терміну попереднього подовження.

4.6.3. У поданні разом з обґрунтуванням потреби продовження зазначеного терміну вказується причина невикористання кадрового резерву на посаду, яку обіймає посадова особа, що досягла граничного віку перебування на службі, список кадрового резерву та термін його підготовки на цю посаду.

4.7. Порядок складання та затвердження посадових інструкцій службовців виконавчих органів міськради

4.7.1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міськрадою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість службовця органів місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов’язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції розробляються, як правило, на посади заступників керівників підрозділів та спеціалістів, що передбачені штатним розкладом відповідного органу. Організаційно-правовий статус, права, обов’язки та відповідальність керівників підрозділів визначається в положеннях про ці структурні підрозділи. У такому випадку посадові інструкції на цих керівників можуть не розроблятися.

4.7.2. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міськради або їх окремих структурних підрозділів.

4.7.3. Посадові інструкції працівників виконавчого органу міськради складаються, підписуються їх безпосередніми керівниками й затверджуються керівником виконавчого органу.

4.7.4. У разі необхідності посадові інструкції керівників виконавчих органів міськради складаються та підписуються керуючим справами виконкому, затверджуються заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

4.7.5. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, прізвище, ім’я та по батькові службовця органів місцевого самоврядування, його службовий телефон.

Посадові інструкції складаються з чотирьох розділів:

• загальні положення;
• основні завдання та обов’язки;
• права;
• відповідальність.

4.7.6. Загальна частина посадової інструкції визначає:

• основну мету діяльності службовця;
• порядок призначення на посаду та припинення виконання службових обов’язків;
• кваліфікаційні вимоги до службовця органів місцевого самоврядування, рівень освітньої підготовки та кваліфікації, спеціальність, необхідний стаж роботи за спеціальністю, відповідний стаж служби в органах місцевого самоврядування, інші вимоги);
• підпорядкованість службовця органів місцевого самоврядування (вказується посадова особа, якій безпосередньо підпорядковується службовець органів місцевого самоврядування);
• наявність підпорядкованих осіб (вказуються посади працівників, які підпорядковані даному службовцю);
• перелік основних законодавчих актів, інших документів, якими повинен керуватися у своїй роботі службовець.
  Якщо службовці виконавчих органів міськради мають схожі обов’язки, то загальну частину можливо зробити спільною для декількох посадових інструкцій.

4.7.7. Розділ посадової інструкції “Завдання та обов’язки” характеризує зміст діяльності службовця органів місцевого самоврядування. У ньому зазначається:

• відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об’єктів або, як перелік відносно самостійних питань;
• перелік видів робіт, з яких складаються функції службовця органів місцевого самоврядування, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

4.7.8. У розділі “Права” визначаються засоби, за допомогою яких службовець органів місцевого самоврядування має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

4.7.9. У розділі “Відповідальність” визначаються показники оцінки роботи службовця та межі його персональної відповідальності.

Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, етика поведінки та дотримання обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

4.7.10. У посадових інструкціях повинен бути пункт про те, кого службовець органів місцевого самоврядування заміщує на час відсутності у зв’язку з відпусткою, хворобою або з інших причин, а також, хто заміщує його.

4.7.11. Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис.

4.7.12. Затверджені посадові інструкції зберігаються у відділі кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування. Копії посадових інструкцій передаються у виконавчі органи міськради.

4.8. Порядок призначення та звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади м. Одеси

4.8.1 У виконавчих органах міськради ведеться комп’ютерний реєстр підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади м. Одеси. Обов’язки з поновлення його інформаційної бази даних покладено на департамент з організації роботи ради, технічне обслуговування — на департамент господарського забезпечення та департамент інформаційних технологій.

4.8.2. Призначення на посади керівників, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, здійснюється за рекомендацією (поданням) Першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами згідно з розподілом обов’язків, голови райадміністрації.

4.8.3. У випадках, прямо передбачених чинним законодавством, при прийнятті на роботу керівників комунальних підприємств застосовується контрактна форма трудового договору. У контракті визначаються права та обов’язки сторін, термін дії контракту, умови матеріального забезпечення. Контракт складається у двох примірниках і погоджується, при проходженні співбесіди кандидата на посаду керівника, з першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов’язків, начальником управління фінансів міської ради.

4.8.4. Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на підставі контракту (у разі необхідності), заяви, подання та інших документів за встановленим зразком, готує проект розпорядження міського голови щодо призначення особи на посаду, візує його.

За два місяці до закінчення строку контракту відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування готує для міського голови відповідну інформацію, на підставі якої він приймає рішення щодо подовження чи розірвання контракту.

4.8.5. Звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Одеси, здійснюється у встановленому законом порядку.

4.8.6. Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду або звільнення з посади.

4.8.7. Штатний розпис комунального підприємства на наступний рік переглядається та затверджується першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов’язків за погодженням з начальником управління фінансів щорічно до 25 грудня. У разі необхідності протягом календарного року до нього можуть вноситись зміни.

4.9. Терміни подачі та візування документів з кадрових питань

4.9.1. Комплекти документів щодо призначення, звільнення, переведення та стажування на посадах осіб місцевого самоврядування подаються до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування не пізніше ніж за п’ять діб до дати призначення на посаду (звільнення тощо).

4.9.2. Комплект документів на продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування подається за місяць до дня досягнення посадовою особою граничного віку.

4.9.3. Проекти розпоряджень міського голови “По особовому складу” візуються в юридичному управлінні строком не більше однієї доби, а у випадках незгоди посадової особи, яка візує проект розпорядження, вона письмово висловлює свою думку відносно проекту розпорядження міського голови.

4.10 Порядок оформлення документів на відрядження та оформлення відпусток

4.10.1. Направлення у відрядження здійснює міський голова своїм розпорядженням за поданням першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради, керівників виконавчих органів міськради, помічників та радників міського голови тощо. В проекті розпорядження міського голови зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається службовець, термін і цілі відрядження.

4.10.2. Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних органів виконавчої влади або доповідна записка керівника виконавчого органу міськради, яка з резолюцією міського голови надається до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування за три дні до дати відрядження. Посвідчення про відрядження оформляються відділом кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на підставі розпоряджень міського голови. Посвідчення про відрядження підписуються керуючим справами виконкому й засвідчуються гербовою печаткою.

4.10.3. Відрядження з ініціативи керівників виконавчих органів міськради, як правило, повинні плануватися заздалегідь та включатися до квартальних планів роботи відповідних виконавчих органів міськради.

4.10.5. Після повернення з відрядження службовці звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання в письмовій або усній формі.

4.10.6. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється на підставі КЗпП України, законів України “Про відпустки”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”.

4.10.7. Щорічно до 1 лютого керівники виконавчих органів міськради складають графіки чергових основних та додаткових відпусток працівників на наступний рік. Відпустки плануються пропорційно на весь рік. Порушення затверджених графіків відпусток дозволяється, як виняток, і тільки з поважних причин.

4.10.8. Чергові й додаткові відпустки першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, секретарю міськради, керуючому справами виконкому надаються за їх заявами розпорядженням міського голови.
Чергові та додаткові відпустки керівникам виконавчих органів міськради надаються за розпорядженням міського голови за їх заявою, погодженою першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

Чергові та додаткові відпустки працівникам виконавчих органів міськради надаються за наказом керуючого справами виконкому відповідно до графіка.

4.10.9. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування та кадрові служби виконавчих органів міськради.

4.11. Порядок роботи з нагородними документами

4.11.1. Нагородження почесною грамотою виконавчого комітету Одеської міської ради та почесними відзнаками Одеського міського голови здійснюється відповідно до положення про почесну грамоту виконавчого комітету Одеської міської ради, затвердженого рішенням виконкому, та положення про почесні відзнаки Одеського міського голови, затверджені його розпорядженнями.

4.11.2. Подання про відзначення почесною грамотою виконавчого комітету Одеської міської ради та почесними відзнаками Одеського міського голови вноситься на ім’я міського голови. До подання додаються відомості про конкретні виробничі, наукові та інші досягнення трудових колективів підприємств, установ, організацій та окремих осіб.

4.11.3. Проекти рішень виконкому про нагородження почесною грамотою виконавчого комітету Одеської міської ради та проекти розпоряджень міського голови про нагородження почесними відзнаками Одеського міського голови готуються відділом кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування у встановленому порядку.

4.11.4. Облік і реєстрацію осіб, яких було нагороджено почесною грамотою виконавчого комітету Одеської міської ради та почесними відзнаками Одеського міського голови здійснює відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування.

5. Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням i виконанням

5.1. Загальні положення

5.1.1. Порядок роботи з документами у виконавчих органах міськради ґрунтується на вимогах постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 р. № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді мiнiстрiв Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” і державних стандартах на органiзацiйно-розпорядчу та іншу документацію.

5.1.2. У виконкомі функціонує централізована мережна комп’ютерна система діловодства, при якій всі операції, пов’язане з проходженням службових документів, усі документи, що надіслані на адресу виконкому, після їх виконання, всі матеріали до них, зосереджуються:

• у загальному відділі — розпорядчі документи й документи загального листування;
• в організаційному відділі — протоколи доручень;
• у департаменті з питань звернень громадян — доручення стосовно звернень громадян.

Дані про них накопичуються в комп’ютерних базах даних.

Комп’ютерна мережа функціонує за окремим регламентом, складеним департаментом інформаційних технологій.
Щокварталу директор департаменту інформаційних технологій готує аналітичну записку про стан комп’ютерної мережі й перспективи її розвитку, стан телекомунікаційних мереж, комп’ютерного й периферійного устаткування та надає її керуючому справами виконкому.

Електронні архіви, програмне забезпечення й бази даних документообігу супроводжуються департаментом інформаційних технологій з урахуванням вимог чинного законодавства.

5.1.3. Вiдповiдальнiсть за стан роботи з документами у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому.

5.1.4. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається окремим документом, відповідальність за ведення цього діловодства покладено на головного спеціаліста з режиму секретності.

5.1.5. Усі документи виконкому та інших виконавчих органів виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.

5.1.6. Система здійснення контрольної роботи у виконавчих органах включає:

• департамент організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю;
• департамент з організації роботи ради;
• департамент роботи з питань звернень громадян;
• контрольні служби (відділи) виконавчих органів.

5.1.7. З метою проведення систематичної контрольної роботи в кожному виконавчому органі повинна функціонувати контрольна служба.

5.1.8. Контрольна служба виконавчого органу може складатися з однієї або кількох посадових осіб, на яких, за наказом керівника виконавчого органу чи відповідно до їх посадових інструкцій, покладено виконання контрольних функцій.

5.1.9. Працівники контрольної служби виконавчого органу можуть здійснювати виключно функції контролю за виконанням документів та доручень керівництва виконкому або поєднувати їх з виконанням інших обов’язків відповідно до своїх посадових інструкцій.

5.1.10. Контролю у виконавчих органах підлягають:

1) документи центральних органів державної влади за дорученнями міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому, секретаря міськради;

2) розпорядчі документи органів та посадових осіб місцевого самоврядування міста Одеси;

3) доручення міського голови, його заступників та керуючого справами виконкому;

4) розпорядчі документи Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації, які стосуються виконання виконкомом делегованих повноважень за дорученнями міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому, секретаря міськради;

5) документи загального листування, в яких встановлене завдання, або про необхідність виконання яких зазначено в резолюції;

6) доручення щодо розгляду звернень громадян;

7) плани роботи виконкому.

5.1.11. У виконавчих органах контроль здійснюють:

за виконанням резолюцій керівництва виконкому стосовно документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування — загальний відділ, контрольна служба виконавчого органу;

за виконанням доручень, якi дані міським головою та його першим заступником, — організаційний вiддiл та контрольна служба виконавчого органу;

за виконанням доручень заступників міського голови — консультанти заступників міського голови;
за виконанням рішень міської ради — департамент з організації роботи ради та контрольна служба виконавчого органу;

за виконанням розпорядчих документів виконкому й міського голови — міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (відповідно до останнього пункту документа), організаційний відділ і контрольна служба виконавчого органу;

за виконанням доручень із звернень громадян — департамент роботи з питань звернень громадян і контрольна служба виконавчого органу;

за виконанням планів роботи виконкому — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу.

5.1.12. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом тридцяти, а документи з позначкою “терміново” — семи робочих днiв, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.

5.1.13. Розрахунок встановлених резолюціями або законодавством строків виконання документів ведеться з дати їх надходження та реєстрації в загальному відділі, або у департаменті з питань звернень громадян.

5.1.14. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирiшенi всі порушені в ньому питання, повністю виконана резолюція.

5.1.15. Після виконання документ потребує зняття з контролю. Процедура зняття документу з контролю залежить від його типу.

5.1.16. Працівникам виконавчих органів, незалежно від їх службового положення, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників установ, організацій та громадян без реєстрації.

5.1.17. Міському голові відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом “Невідкладно”.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності міської ради і потребують вирішення міським головою, розглядаються першочергово.

Міським головою, а під час його відсутності — особою, яка виконує його обов’язки, розглядаються розпорядчі документи центральних органів державної влади, їх доручення та листи, листи керівних органів партій, громадських об’єднань та рухів.

5.1.18. Документи на розгляд міському голові надаються щоденно о 17.00 керуючим справами виконкому. Проекти резолюцій міського голови щодо виконання розпорядчих документів центральних органів державної влади та їх доручень готуються завідувачем загального відділу на підставі аналізу порушених питань, відповідно до розподілу обов’язків між членами виконкому та компетенції виконавчих органів міськради. До кожного документа, наданого на розгляд міському голові, обов’язково загальним відділом додаються матеріали попереднього розгляду даного питання, тексти нормативних актів, розпорядчих документів, прийнятих раніше.

5.1.19. Усі інші документи після реєстрації передаються для розгляду заступникам міського голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

Одержують ці документи консультанти відділу забезпечення роботи керівного складу виконавчого комітету департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — консультанти заступників міського голови) щоденно з 16.00 до 17.00 у загальному відділі у департаменті з питань звернень громадян.

5.1.20. Заступникам міського голови документи надаються відповідними консультантами щоденно у визначений час, до документів, у яких йдеться про виконання документів, одержаних раніше, або є посилання на них, якими вносяться зміни та доповнення до попередніх документів, консультантами спільно з працівниками відповідних виконавчих органів підбирається вичерпна інформація, необхідна для підготовки резолюцій.

5.1.21. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть бути на розгляді довше, але не більш трьох робочих днів.

5.1.22. Розглянуті документи повертаються до загального відділу й департаменту з питань звернень громадян до 11.00 наступного робочого дня.

Документи з резолюціями заступників міського голови, керуючого справами виконкому передаються до виконавчих органів наступного дня після повернення їх до вищезазначених підрозділів.

5.1.23. Департамент з організації роботи ради, департамент організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю, департамент з питань звернень громадян із помічниками міського голови та консультантами заступників міського голови, в межах своєї компетенції:

• регулярно з’ясовують з виконавчими органами міськради стан виконання документів;
• періодично аналізують і узагальнюють стан роботи з документами та організацію їх проходження й виконання у виконавчих органах міськради, надають їм необхідну допомогу, інформують керівництво з цих питань, вносять пропозиції щодо покращання цієї роботи;
• із залученням працівників інших виконавчих органів міськради перевіряють стан організації контролю, виконавської дисципліни у виконавчих органах міськради, надають їм необхідну допомогу, інформують керівництво.

5.2. Документування розпорядчої діяльності та здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів виконкому й міського голови

5.2.1. Нумерація рішень виконкому та розпоряджень міського голови єдина протягом року.

5.2.2. Копії розпорядчих документів засвідчуються печаткою загального відділу.

5.2.3. Оригінали розпорядчих документів підшиваються в справи в хронологічному порядку й зберігаються в загальному відділі протягом двох років, після чого передаються на збереження до архіву відділу. Електронні копії розпорядчих документів зберігаються в електронному архіві.

5.2.4. Відповідальність за збереження оригіналів розпорядчих документів виконкому покладається на завідувача загального відділу.

5.2.5. Відповідальність за виконання розпорядчого документа несуть особи, які зазначені в розпорядчому документі (рішення виконкому, розпорядження міського голови тощо), резолюції керівника, а також безпосередні виконавці.

5.2.6. Основними методами здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів є:

• постійний контроль за дотриманням термінів виконання заходів, передбачених у документах;
• періодичне проведення на місцях перевірки стану їх виконання та інформування про результати перевірок керівництва виконавчих органів міськради;
• підготовка матеріалів про стан виконання документів для розгляду їх у порядку контролю на нарадах у міського голови, його заступників або керуючого справами виконкому чи на засіданнях виконкому згідно з планом роботи.

5.2.7. Організаційно-технічний контроль за виконанням рішень виконкому та розпоряджень міського голови здійснює організаційний відділ.

5.2.8. Виконавчі органи міськради, підприємства, установи й організації інформують виконком про хід виконання розпорядчих документів у встановлені терміни.

5.2.9. Письмова інформація про хід виконання розпорядчих документів виконавчими органами міськради надається за підписом їх керівників щомісяця не пізніше 7-го числа до організаційного відділу на паперових і магнітних носіях (електронною поштою), після узагальнення матеріали передаються керуючому справами виконкому.

5.2.10. Термін виконання рішення виконкому або розпорядження міського голови можуть бути змінені тільки за відповідним рішенням виконкому або розпорядженням міського голови.

5.2.11. Про порушення контрольних термінів виконання розпорядчих документів, керуючий справами виконкому інформує міського голову для вжиття відповідних заходів.

5.2.12. Після виконання рішення виконкому чи розпорядження міського голови або їх окремих пунктів, виконавчий орган складає доповідну записку з проханням зняти виконаний документ з контролю, адресовану посадовій особі, на яку в останньому пункті розпорядчого документа покладено контроль за його виконанням.

Якщо у розпорядчого документа декілька виконавців, то зазначений першим в його тексті узагальнює інформацію про виконання та надає спільну для всіх виконавців доповідну записку про виконання всього документу або його окремого пункту, адресовану посадовій особі, на яку в останньому пункті розпорядчого документа покладено контроль за його виконанням.

5.2.13. До доповідної записки додаються всі інформаційні матеріали, що свідчать про виконання документа. Посадова особа, на яку покладено контроль, ознайомившись з пакетом документів, засвідчує згоду особистим підписом, після чого пакет документів подається до організаційного відділу для підготовки та надання на розгляд міському голові, який знімає з контролю власні розпорядження та погоджує зняття з контролю рішень виконкому.

5.2.14. Рішення виконкому, які міський голова погодився зняти з контролю та матеріали до них, повертаються організаційним відділом до виконавців для підготовки на розгляд виконкому проекту рішення про зняття з контролю.

5.2.15. Щокварталу організаційний відділ готує проект розпорядження міського голови про зняття з контролю виконаних розпоряджень.

5.2.16. Загальний відділ веде комп’ютерну пошукову базу розпорядчих документів виконкому та міського голови, організаційний відділ — контрольну.

5.2.17. Пошукова інформаційна база власних розпорядчих документів дає можливість знайти текст рішення виконкому чи розпорядження міського голови за такими ознаками:

• номер;
• дата прийняття;
• назва;
• виконавчий орган, що готував розпорядчий документ.

Тексти розпорядчих документів міського голови та виконкому надаються загальним відділом до управління інформації виконкому для сканування.

5.2.18. Контрольна база власних розпорядчих документів включає всі контрольні пункти, в яких зазначена дата виконання й виконавець.

5.3.Робота з вхідними документами

5.3.1. Прийом, первинна обробка та реєстрація розпорядчих документів органів державної влади й документів загального листування, що надходить до виконкому здійснюється загальним відділом відповідно до затвердженої керуючим справами виконкому номенклатури справ.

5.3.2. Обробка звернень громадян здійснюється департаментом з питань звернень громадян.

5.3.3. Документи реєструються у загальному відділі один раз — у день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу до іншого, він повторно не реєструється, про це робиться відмітка в контрольній базі загального відділу.

Не підлягають реєстрації листи, що надійшли в копії до відома; телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки; повідомлення про засідання; наради, збори й порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); привітання і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності.

5.3.4. У подальшому в цій комп’ютерній базі фіксується все листування, пов’язане з виконанням документа.

5.3.5. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція — це напис на документі або на аркуші для резолюцій, зроблений міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, керівником виконавчого органу, що містить вказівки стосовно його виконання. Вона складається з таких елементів:

• прізвище працівника (працівників), якого (яких) необхідно ознайомити з документом;
• прізвище виконавця (виконавців);
• зміст доручення;
• термін виконання;
• прізвище посадової особи, на яку покладається контроль;
• особистий підпис керівника;
• дата.

5.3.6. Резолюції керівництва виконкому підлягають безумовному, повному та буквальному виконанню.

5.3.7. Відповідальність за виконання документа несуть усі посадові особи, які зазначені в резолюції.

5.3.8. Якщо в документі декілька виконавців, відповідальність за його виконання покладається на посадову особу, зазначену першою в резолюції, яка збирає в інших виконавців та узагальнює інформацію про хід виконання документа та зняття його з контролю.

5.3.9. При резолюції “Прошу доповісти”, “Внести пропозиції” виконавчий орган, якому доручено виконання документа, готує доповідну записку за підписом керівника виконавчого органу та надає її до загального відділу, де інформація вноситься до контрольної бази даних.

Якщо документ має декілька виконавців, то доповідну записку готує посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, на підставі інформації, наданої іншими виконавцями.

5.3.10. Консультанти заступників міського голови доповідають заступникам міського голови, керуючому справами виконкому про виконання документу, на який вони наклали резолюцію, останні висловлюють свою згоду особистим підписом.

5.3.11. Якщо заступник міського голови, керуючий справами виконкому не згоден з відповіддю, його думка з цього приводу та новий строк виконання фіксується в резолюції. Документ з резолюцією передається консультантами заступників міського голови до загального відділу для внесення інформації в контрольну базу даних, після чого, у загальному порядку, передається виконавцю.

Строк доопрацювання цих документів не повинен перевищувати 5-ти днів.

5.3.12. При резолюції “Підготувати відповідь” виконавчий орган, якому доручено виконання документа, готує проект відповіді на бланку виконкому — за підписом заступника міського голови, керуючого справами виконкому.

Проекти листів за підписом міського голови, готуються виконавчим органом, якому доручено його підготовку відповідно до резолюції міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому, та надаються до загального відділу в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп’ютерній мережі, чи електронною поштою) для перевірки, коригування та перенесення на бланк “Лист Одеського міського голови”, який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.

На зворотному боці бланку лист візується виконавцем із зазначенням дати, назви виконавчого органу міськради, номеру телефону, адресою електронної пошти.

Проекти листів за підписом міського голови готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Завізований виконавцем проект листа передається завідувачу загального відділу для надання на підпис міському голові.

Проекти листів за підписом міського голови, які готуються за дорученням міського голови стосовно розгляду звернень громадян, перевірки, коригування та друкування на бланку передаються в денний термін до департаменту з питань звернень громадян, який надає ці проекти на підпис міського голови.

5.3.13. У разі незгоди міського голови або його заступників, керуючого справами виконкому з проектом відповіді, проект разом з документом повертаються виконавцю, як передбачено п. 5.3.11.

5.3.14. При резолюції “Надати відповідь” виконавчий орган готує відповідь за підписом керівника виконавчого органу, копію якої разом з доповідною запискою про виконання документу надає посадовій особі, яка наклала резолюцію.

При резолюціях “До відома”, “До відома та використання в роботі” посадові особи, зазначені в них, повинні в місячний термін повернути документ до загального відділу для формування справ.

5.3.15. Зняття з контролю розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування, здійснюється посадовою особою, яка наклала резолюцію, що засвідчується особистим підписом та надписом “До справ”.

5.3.16. Щотижня сектор загального листування загального відділу готує за підписом завідувача відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами, організаційному відділу оперативне зведення стосовно стану виконання документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації, документів загального листування за резолюціями міського голови.

5.3.17. Щомісяця завідувач загального відділу готує аналітичну записку стосовно стану виконання виконавчими органами документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації й документів загального листування.

5.4. Порядок обробки та надсилання вихідних та внутрішніх документів

5.4.1. Вихідні та внутрішні документи готуються виконавчими органами з власної iнiцiативи, на виконання доручень керівництва виконкому або на виконання вхідних документів.

5.4.2. У подальшому в комп’ютерній базі фіксується все листування, пов’язане з виконанням документів.

5.4.3. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються на лицьовому боці останнього аркуша другого примірника їх безпосередніми виконавцями, а також керівниками виконавчих органів, на якi було покладено виконання цих документів.

5.4.4. Проекти листів за підписом першого заступника міського голови, заступників міського голови, членів виконкому, керуючого справами виконкому, які не є документами внутрішнього листування, готуються на бланках „Лист виконавчого комітету Одеської міської ради”.

5.4.5. Документи на підпис заступникам міського голови, керуючому справами виконкому подаються консультантами заступників міського голови або, при необхідності додаткових пояснень, керівниками виконавчих органів особисто.

Документ, підписаний у необхідній кількості примірників, надається до загального відділу для реєстрації та відправлення.

5.4.6. Вихідні документи, призначені для надсилання багатьом адресатам, після реєстрації розмножуються виконавцем, копії комплектуються й разом з оригіналом та розрахунком розсилки передаються до загального відділу.

5.4.7. Після розсилки всіх копій оригінал документа з розрахунком розсилки направляється до справи згідно з номенклатурою.

5.4.8. Документи, яки передаються адресатові за допомогою факсу, підлягають обов’язковій реєстрації у загальному відділі.

5.4.9. Документи, що оформлені з порушенням правил, передбачених цим Регламентом, для відправлення не приймаються.

5.4.10. Контроль за реагуванням на листи виконкому здійснюється виконавчим органом, який готував документ.

5.4.11. Вiдповiдi, що отримані на вихідні документи, реєструються у загальному відділі, їм присвоюється номер вихідного документа.

5.4.12. Відповідь, разом з копією документа, на який вона надійшла, передається на розгляд посадовій особі, яка підписала вихідний документ, якщо інше не зазначене у самому документі.

5.5. Порядок роботи з депутатськими зверненнями

5.5.1. Депутатське звернення надсилається депутатами відповідним органам і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень відповідної ради про його направлення, тому й відповідь надається тільки автору звернення.

5.5.2. Порядок роботи з депутатськими зверненнями народних депутатів України визначений у статті 16 Закону України “Про статус народного депутата України”.

Народний депутат має право на депутатське звернення до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, об’єднань громадян з питань, пов’язаних з депутатською діяльністю, й брати участь у розгляді порушених ним питань.

5.5.3. Органи місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об’єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення, зобов’язані протягом 10 днів з моменту його одержання, розглянути й дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.

5.5.4. Народний депутат, який направив звернення, може бути присутнім при його розгляді, про що він повідомляє відповідний орган місцевого самоврядування, його посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об’єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення. Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного депутата, зобов’язана завчасно, але не пізніше ніж за день повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.

5.5.5. Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату не пізніше як на другий день після розгляду звернення. Відповідь надається в обов’язковому порядку й безпосередньо тим органом місцевого самоврядування, до якого було направлено звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об’єднання громадян.

5.5.6. Відповіді на депутатські звернення народних депутатів надсилаються до експедиції Верховної Ради України на ім’я їх авторів (01008, Київ-8, вул. Садова, 3, Верховна Рада України) фельд’єгерським зв’язком.

5.5.7. Порядок роботи з депутатськими зверненнями депутатів місцевих рад визначено статтею 13 Закону України “Про статус депутатів місцевих рад”.

5.5.8. Органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, а також керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, до яких звернувся депутат місцевої ради, зобов’язані в десятиденний строк розглянути порушене питання та надати йому відповідь, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки дати йому відповідь не пізніше, як у місячний строк.

Якщо депутатське звернення з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, депутату місцевої ради зобов’язані письмово повідомити про це з обґрунтуванням мотивів необхідності продовження строку розгляду.

5.5.9. Депутат місцевої ради може взяти участь у розгляді свого звернення, про що органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на території відповідної ради, повинні йому повідомити завчасно, але не пізніше як за п’ять календарних днів.

5.5.10. Відповіді на депутатські запити й звернення депутатів обласної ради передаються до секретаріату обласної ради (65032, м. Одеса, просп. Шевченка, 4).

5.6. Порядок використання фірмових бланків

5.6.1.Для документування розпорядчої діяльності, написання ділових паперів, листів тощо виконкомом та міським головою використовуються фірмові бланки:

• фірмовий бланк „Розпорядження Одеського міського голови”;
• фірмовий бланк „Рішення виконавчого комітету Одеської міської ради”;
• фірмовий бланк „Лист Одеського міського голови”, право підпису якого має тільки міський голова;
• фірмовий бланк „Лист виконавчого комітету Одеської міської ради”, право підпису якого мають міський голова, перший заступник та заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, члени виконкому і керуючий справами виконкому.

5.6.2. Фірмовий бланк, має бути пронумерованим.

Фірмові бланки є документом особливого обліку й суворої звітності, нумеруються і дійсні на строк повноважень виконкому та міського голови, зберігаються у загальному відділі.

Персональна відповідальність за їх облік та використання покладається на завідуючого загального відділу.

5.6.3. Фірмові бланки „Розпорядження Одеського міського голови”, „Рішення виконавчого комітету Одеської міської ради”, „Лист Одеського міського голови” на руки виконавцям не видаються, з ними працюють виключно фахівці загального відділу.

5.6.4. Фірмові бланки „Лист виконавчого комітету Одеської міської ради” видаються під особистий підпис особі, призначеній наказом по виконавчому органу міськради, яка несе відповідальність за збереження й облік бланків суворої звітності. Контроль за їх використанням покладається особисто на керівника виконавчого органу. Отримання бланків здійснюється відповідно до замовлення, підписаного керівником виконавчого органу, за умови своєчасного надання звітів за встановленою формою про використання всіх раніше отриманих бланків.

Зіпсовані бланки обов’язково повертаються до загального відділу з поясненням причин зіпсування та у міру накопичення (не рідше одного разу на рік) знищуються завідувачем загального відділу за актом.

5.6.5. Усі вихідні документи на фірмових бланках „Лист Одеського міського голови” та „Лист виконавчого комітету Одеської міської ради” реєструються в загальному відділі.

5.6.6. Виконавчі органи міськради можуть виготовляти свої фірмові бланки (якщо їх використання за рік перевищує 200 одиниць); право їх підпису мають тільки їх керівники, у разі їх відсутності — особи, які їх заміщують.

Порядок виготовлення та форма фірмових бланків виконавчих органів міськради регламентуються окремим документом.

Фірмові бланки виконавчих органів міськради є документами особливого обліку. До них застосовуються такі ж правила користування, як і до фірмових бланків виконкому міськради.

Персональна відповідальність за їх облік і використання покладається на керівників відповідних виконавчих органів міськради.

6. Порядок розгляду звернень та організації прийому громадян

6.1. Організація роботи з розгляду звернень громадян в Одеській міській раді здійснюється відповідно до Конституції України, законів України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про звернення громадян”, відповідних указів Президента України, інструкції, затвердженої постановою Кабінету Мiнiстрiв України “З діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.

6.2. Попередній розгляд, реєстрація та облік у мережній комп’ютерній базі звернень громадян здійснюється департаментом з питань звернень громадян Одеської міської ради (далі — департамент з питань звернень громадян).

6.3. Консультанти заступників міського голови отримують у департаменту з питань звернень громадян звернення громадян з необхідними додатковими матеріалами й передають на розгляд заступників міського голови, керуючого справами виконкому відповідно до їх компетенції, визначеної розподілом обов’язків.

6.4. Підготовка звернень громадян на розгляд міському голові здійснюється директором департаменту з питань звернень громадян.

6.5. Якщо питання, порушені в отриманому зверненні, не входять до компетенції Одеської міської ради, звернення, в термін не пізніше п’яти днів із супровідним листом, складеним департаментом з питань звернень громадян за підписом керуючого справами виконкому, пересилаються за належністю відповідному органу або посадовій особі, про що надсилається повідомлення заявнику за підписом завідувача департаменту.

6.6. Міський голова i його заступники, керуючий справами виконкому розглядають звернення громадян i дають доручення відповідним виконавчим органам, посадовим особам для вивчення, перевірки й вирішення порушених у зверненнях питань.

Організація й контроль проходження та вирішення питань, порушених в пропозиціях, заявах i скаргах покладається на департамент з питань звернень громадян

6.7. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян посадові особи органів місцевого самоврядування забезпечують кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян, з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

Керівники виконавчих органів міської ради при розгляді листів, зобов’язані аналізувати причини виникнення обґрунтованих скарг і пропозицій громадян, здійснювати розробку заходів щодо їх усунення.

6.8. Особистий прийом громадян проводять міський голова, його заступники, керуючий справами виконкому, секретар міськради згідно з графіком, затвердженим міським головою.

Громадянам, які звернулися під час особистого прийому до міського голови, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міськради надається відповідь у встановленому законодавством порядку.

6.9. Керівники виконавчих органів проводять особистий прийом громадян відповідно до затверджених ними графіків.

6.10. Усні звернення громадян на особистому прийомі міського голови та його заступників, керуючого справами виконкому реєструються в мереженій комп’ютерній базі даних, на усні звернення заявникам надається усна відповідь.

6.11. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається в тому ж порядку, що й письмове звернення.

6.12. За результатами розгляду звернень громадян приймаються рішення або надається обґрунтована відповідь.
Відповіді заявникам на їх звернення, надіслані на розгляд із Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, облдержадміністрації надаються за підписом міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому.

6.13. Пропозиції, заяви або скарги громадян вирішуються в тридцятиденний термін від дня їх реєстрації у департаменті з питань звернень громадян.

При необхідності міський голова, його заступники, секретар міської ради, керуючий справами виконкому можуть своєю резолюцією скоротити або продовжити терміни розгляду.

6.14. Якщо в дорученні вказано декілька виконавців або в листі містяться декілька питань, підготовку відповіді автору й контроль за термінами розгляду здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим, або особа, якій переданий на виконання оригінал листа, співвиконавцям направляються копії.

Співвиконавці не менше, ніж за три робочих дня до закінчення терміну виконання листа, зобов’язані представити відповідальному виконавцю для узагальнення й підготовки відповіді всі необхідні матеріали. Збір інформації та підготовка узагальненої відповіді покладається на виконавця, який в резолюції вказаний першим.

Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на звернення громадян.

6.15. У разі неможливості вирішення проблеми в зазначені в резолюції чи визначені цим Регламентом строки, виконавець інформує про це міського голову, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому з обґрунтуванням необхідності продовження строку виконання й пропозиціями відносно строків остаточного вирішення питань. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів відповідно до ст. 20 Закону України “Про звернення громадян”.

6.16. Довідки про результати розгляду усних чи письмових звернень, взятих на контроль за дорученнями Одеського міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому, підписуються керівниками виконавчих органів, підприємств, установ i організацій, яким давалися вiдповiднi доручення, або заступниками керівників у разі відсутності останніх.

6.17. Контроль завершується тільки після прийняття рішення й вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, яки прийняли рішення про поставлення їх на контроль. У довідках зазначається форма ознайомлення автора звернення з результатами розгляду. Довідки про наслідки розгляду звернень громадян на доручення Одеського міського голови, підписують перші керівники виконавчих органів, підприємств, установ, або заступники в разі їх відсутності (відпустка, відрядження).

6.18. Розглянути звернення разом з усіма матеріалами про їх розгляд мають бути повернені до департаменту з питань звернень громадян. Документи надсилаються до справи згідно з резолюціями міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому.

Одеське міське управління земельних ресурсів у встановлені терміни надає відповідь заявнику та інформує департамент з питань звернень громадян. Після прийняття відповідного рішення міськради, копія якого надсилається до вищезазначеного відділу, з контролю знімається звернення та всі доповідні записки, що надавалися управлінням та департаментам у процесі підготовки цього рішення.

6.19. Вiдповiдi стосовно результатів розгляду звернень громадян, які перебувають на контролі в Секретаріаті Президента України, Кабінеті Мiнiстрiв України, Секретаріаті Верховної Ради України, інших центральних органах державної влади, Одеської обласної державної адміністрації, готуються, візуються виконавцями, заступниками міського голови, підписуються міським головою або першим заступником міського голови, якщо йому міський голова на період своєї відсутності, доручив розпорядженням право підпису.

6.20. Відповідно до ст. 8 Закону України “Про звернення громадян” анонімні письмові звернення розгляду не підлягають. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

6.21. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення виконкомом чи посадовою особою виконкому міської ради, воно у термін не більше п’яти днів повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями. Рішення про визнання звернення необґрунтованим приймає посадова особа, яка надала доручення щодо виконання конкретного звернення.

6.22. Не розглядаються й повторні звернення до одного й того ж самого органу від одного й того ж самого громадянина з одного й того ж самого питання, якщо перше питання вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України “Про звернення громадян”, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

6.23. Рішення про відмову в задоволенні вимог, висловлених в зверненні, доводиться до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на норми чинного законодавства і викладом мотивів відмови, а також з роз’ясненням порядку оскарження ухваленого рішення.

Відповідно до ст. 19 Закону України „Про звернення громадян” у разі визнання заяви чи скарги необґрунтованою, громадянину роз’яснюється порядок оскарження прийнятого рішення.

6.24. З метою підвищення якості розгляду повторних звернень громадян до виконкому та звернень, що надходять із центральних органів влади, створюється за розпорядженням міського голови комісія із розгляду обставин надходження повторних звернень громадян. Проект розпорядження міського голови про створення комісії готує департамент з питань звернень громадян.

6.25. Департамент роботи з питань звернень громадян регулярно аналізує характер письмових i усних звернень громадян, контролює дотримання термінів розгляду звернень, щотижня готує й подає на розгляд керуючому справами виконкому аналiтичнi матеріали з цього приводу. Електронні копії аналітичних матеріалів зберігаються в електронному архіві.

7. Організація роботи в локальній комп’ютерній мережі та роботи з електронною поштою

7.1. Організація роботи локальної комп’ютерній мережі виконкому та роботи з електронною поштою, покладено на департамент інформаційних технологій.

7.2. У виконкомі існують доступні всім користувачам локальної комп’ютерної мережі електронні бази даних розпорядчих документів органів та посадових осіб місцевого самоврядування міста Одеси, відповідальність за інформаційну підтримку та достовірність даних в яких покладено:

• відносно рішень міськради та єдиного електронного реєстру підприємств, організацій та установ, що належать до комунальної власності територіальної громади м. Одеси. — на департамент з організації роботи ради;
• відносно рішень виконкому і розпоряджень міського голови — на департамент організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю.

7.3. По локальній мережі виконкому повинна передаватися тільки інформація, що стосується компетенції відповідних виконавчих органів міськради.

7.4. З метою зменшення ризику пошкоджень комп’ютерної техніки та програмного забезпечення необхідно додержуватися вимог стосовно роботи з комп’ютерною технікою, наведених у “Правилах користування мережею”.

7.5. Відповідальність за роботу з електронною поштою покладено:

• у виконкомі — на департамент інформаційних технологій;
• у виконавчих органах міськради на оператора електронної пошти — особу, уповноважену на це керівництвом виконавчого органу міськради, на комп’ютер якої встановлено відповідну програму для роботи з електронною поштою.

7.6. В обов’язки оператора електронної пошти входить:

• виконання безпосереднього процесу прийому-передачі пошти;
• реєстрація виконаних робіт у журналі обліку вхідної (вихідної) електронної документації.

7.7. Департамент інформаційних технологій після процедури реєстрації отриманої електронної документації повинен:

• для пошти, що надійшла безпосередньо на адресу міського голови (заступників міського голови, керуючого справами виконкому) або виконкому, надати паперову копію листа до загального відділу для подальшої роботи як із звичайним документом (у випадку одержання великих баз даних, графічних файлів питання про створення друкованих копій вирішується в робочому порядку);
• для пошти, що надійшла на адресу конкретного виконавчого органу міськради, надіслати електронну копію листа одержувачу по локальній комп’ютерній мережі або одержувач забирає її безпосередньо на електронному носії (дискеті).

Матеріали для пересилання електронною поштою приймаються від виконавчих органів міськради в електронному вигляді — через локальну комп’ютерну мережу або на дискеті. У друкованому вигляді інформація приймається тільки у випадку відсутності доступу відправника до електронного першоджерела надрукованої інформації.

8. Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення

8.1. В усіх виконавчих органах міськради, незалежно від місця їх розташування, єдиний початок роботи о 09.00, закінчення роботи о 18.00, в п’ятницю — з 09.00 до 16.45, обідня перерва з 13.00 до 13.45. У неробочий час (під час перерви з 13.00 до 13.45, а також з 18.00 до 9.00), у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб в адміністративні будинки міськради та її виконавчих органів обмежується.

Про своє перебування зі службових питань поза приміщенням міськради або виконавчого органу працівники погоджують з безпосередніми керівниками.

8.2. У кожному виконавчому органі міськради ведеться облік робочого часу працівників. Табель обліку робочого часу підписує керівник виконавчого органу.

8.3. Виїзди керівників виконавчих органів міськради за межі міста обов’язково здійснюються за погодженням міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому.

8.4. З метою оперативного оповіщення у неробочий час посадових осіб виконавчих органів міськради організаційний відділ складає та постійно поновлює перелік номерів телефонів для мобільного зв’язку членів виконкому та керівників виконавчих органів міськради. Керівники виконавчих органів зобов’язані своєчасно повідомляти організаційний відділ про зміну номеру телефону для мобільного зв’язку.

8.5. Чергування у виконкомі міськради у вихідні та святкові дні здійснюється цілодобово. Відповідальними черговими призначаються перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, секретар міськради, керівники функціональних виконавчих органів міськради. Графіки чергування затверджуються розпорядженням міського голови.

8.6. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконкому проводиться департаментом господарського забезпечення та департаментом інформаційних технологій.

8.7. Департамент господарського забезпечення та департамент інформаційних технологій здійснює заходи для утримання в належному стані приміщення будинку, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення службовців канцелярським приладдям, папером, телефонним зв’язком тощо.

8.8. Робочі кімнати розташовані в адміністративному будинку міськради, у яких зберігаються документи основної діяльності виконавчих органів міської ради, грошові та значні матеріальні цінності, на неробочий час здаються під охорону. Робота у цих кімнатах у поза робочий час може проводитись з дозволу керівників відповідних виконавчих органів міськради або керівництва виконкому. Облік здачі зазначених кімнат під охорону здійснюється за журналом, який знаходиться у чергового працівника відділу державної служби охорони на центральному вході до адміністративного будинку міськради. Куріння в робочих кімнатах приміщень міської ради та її виконавчих органів забороняється.

8.9. Винос майна з адміністративного будинку міськради, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу директора департаменту господарського забезпечення. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за службовцями, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження й правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його директору департаменту господарського забезпечення, про що робляться відповідні відмітки в обхідному аркуші.

9. Прикінцеві положення

9.1. Цей Регламент набуває чинності з моменту затвердження його рішенням виконкому.

9.2. Внесення змін та доповнень до цього Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому.

Висновки, контрольні питання, учбові завдання, ситуаційні вправи до модуля

Висновки до модуля:

1. регламентування діяльності є передумовою ефективного виконання функцій, що покладається на орган місцевого самоврядування;
   1. в системі місцевого самоврядування розроблюються три види регламентів: 1) регламент виконання функції органу місцевого самоврядування з надання послуги; 2) внутрішній регламент органу місцевого самоврядування; 3) регламент взаємодії з іншими органами та установами;
   2. регламент місцевої ради порядок підготовки, скликання і проведення сесій ради, підготовки і розгляду нею питань, прийняття рішень ради про затвердження порядку денного сесії, інших процедурних питань, формування органів ради, визначає порядок здійснення контрольних функцій, інших видів діяльності ради, відповідно до їх повноважень, встановлених Конституцією України та законами України.
   3. регламент виконавчих органів визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету ради, департаментів, управлінь, відділів, районних адміністрацій та інших виконавчих органів ради.

Питання для самоконтролю:

1.  Які питання регулюються адміністративними регламентами?
   1.  Які існують види адміністративних регламентів і в чому їх особливості?
   2.  Які складові містить регламент виконання функції органу місцевого самоврядування з надання послуг?
   3.  Які складові містить внутрішній адміністративний регламент органу місцевого самоврядування?
   4.  Які складові містить адміністративний регламент взаємодії органу місцевого самоврядування?
   5.  Яка встановлена відповідальність за порушення адміністративного регламенту?
   6.  Які складові регламенту представницьких органів місцевого самоврядування?
   7.  Які складові процесу прийняття рішень у представницькому органі місцевого самоврядування?
   8.  Які складові процесу прийняття рішень у виконавчому органі місцевого самоврядування?
   9.  Які складові регламенту виконавчого комітету місцевої ради?
   10. Чи затверджується типовий регламент місцевої ради державою?
   11. Чи затверджується Типовий регламент виконавчих органів місцевого самоврядування державою?

Учбові завдання

До теми 3.1.
Побудуйте структурно-логічну схему розробки та прийняття адміністративних регламентів

До теми 3.2.
Здійснить SWOT-аналіз регламенту вашого органу (установи)

До теми 3.3.
Побудуйте регламент взаємодії вашого органу (установи) місцевого самоврядування

Ситуаційні вправи

До теми 3.1.

В місті N утворено 15 виконавчих органів міської ради, а також 28 комунальних установ та організацій. Виконавчий комітет міської ради затвердив єдиний регламент виконавчих органів ради, норми якого також поширив на комунальні установи та організації. Нормами регламенту були затверджені питання планування, прийняття рішень, кадрової роботи, діловодства, проведення засідань тощо органів місцевого самоврядування

Питання для обговорення:

1. Чи було доцільним прийняття єдиного регламенту виконавчих органів ради?
   1. Чи забезпечує зазначений регламент всі адміністративні процедури, що здійснюють органи місцевого самоврядування.

До теми 3.2.

Рада міста N включила до регламенту ради положення про присягу депутатів ради, про президію ради, про таємний характер голосування за посадових осіб, що обирає або затверджує рада. Прокурор міста вніс протест на рішення ради, яким був затверджений регламент, мотивуючи його тим, що зазначені норми не передбачені законодавством України.

Питання для обговорення:

1. Чи ґрунтується позиція прокуратури на законі?
   1. Що має регулювати регламент місцевої ради?

До теми 3.3.

Виконавчий комітет міста N прийняв регламент своєї діяльності. З метою отримання статусу юридичної особи він надав державному реєстраторові зазначений регламент як юридичну підставу своєї діяльності.

Питання для обговорення:

1. Чи є регламент виконавчого комітету нормативно-правовим документом?
2. Якою має бути позиція державного реєстратора?