Організація планування та функціонального обстеження діяльності органів та посадових осіб місцевого самоврядування

Організація планування та функціонального обстеження діяльності органів та посадових осіб місцевого самоврядування

Мета теми: розкрити технології планування та функціонального обстеження органів та посадових осіб місцевого самоврядування

Завдання теми:

1. сформувати здатність до планування діяльності органів та посадових осіб місцевого самоврядування;
   1. проаналізувати особливості функціонального обстеження органів місцевого самоврядування.

Навчальні результати теми

Після вивчення теми слухачі повинні вміти:

1. складати плани (щоденні, тижневі, місячні, річні), користуючись моделлю раціонального планування
2. здійснювати функціональне обстеження органу місцевого самоврядування;
3. розробляти посадові інструкції службовців органів місцевого самоврядування з врахуванням функціонального обстеження.

 Структура теми:

• 4.2.1. Принципи та форми планування в роботі посадової особи місцевого самоврядування
• 4.2.2. Планування діяльності органів місцевого самоврядування (практичне заняття)
• 4.2.3. Порядок функціонального обстеження органів місцевого самоврядування

4.2.1. Принципи та форми планування в роботі посадової особи місцевого самоврядування

План та його значення в роботі

Планувати особистий робочий час необхідно так само, як і всі інші види діяльності організації та її ресурси. Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу — часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний у особистих і професійних інтересах службовця.

Планування як складова частина раціональної організації особистої праці означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, средньо- і довгострокових завдань та результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі. Кожна людина повинна думати про майбутнє і не піддаватися перебігу подій.

Головна перевага планування роботи полягає в тому, що воно приводить до значної економії часу в цілому

Існує оптимум витрати часу на планування, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день). Такий оптимум має складати не більше 1%.

Успішна діяльність організації можлива лише за умови, що планування в ній здійснюється цілеспрямовано

Формальне планування може створити ряд цінних і істотних чинників для успіху органу місцевого самоврядування. Серед них:

1. Якщо комплекс робіт вирішує конкретну задачу та направлений на кінцеві цілі управлінської діяльності, то добре розроблені плани забезпечують їхнє досягнення. Планування визначає що, кого, коли, де, як, скільки і навіщо потрібно для досягнення даної цілі. Таким чином, воно є засобом створення ланки між постановкою цілі і більш повним планом її реалізації.

2. Планування дозволяє оцінити практичні можливості досягнення цілей. Воно є єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей.

3. Планування полегшує пошук кращих і більш ефективних шляхів досягнення цілей організації.

4. Планування виявляє і встановлює зони потенційних проблем і несподіваних наслідків.

5. Планування забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних планів і ресурсів.

6. Планування є основою для контролю. Щоб контроль був ефективним, його варто тісно пов’язати з плануванням. Таке ув’язування є дуже важливим для забезпечення ефективності процесу керування в цілому. Ефективний кількісний метод його здійснення — це складання графіків, розкладів і бюджету.

7. Планування допомагає визначити потрібні робочі взаємодії і взаємовідносини. Оскільки воно служить для формування цілей, то допомагає створити єдність загальних цілей усередині організації.

8. Планування дозволяє передбачити обставини, які варто враховувати при досягненні цілей. Формальне планування сприяє зниженню ризику в процесі прийняття рішень.

Яку роль відіграє планування у Вашій повсякденній роботі? Чи розробляєте Ви особисто плани своєї організації?

Існує вісім складових планування

Першою складовою планування є збільшення масштабу задач, їх комплексності. Кожна виконана робота привносить свою частку у вирішення задачі, а вирішення кожної задачі — у досягнення цілей організації. У плані концентруються всі прийняті рішення по досягненню цих цілей.

При плануванні треба намагатися відповісти на такі запитання:

1. Що повинно бути зроблено?
2. Коли це буде зроблено?
3. Хто це буде робити?
4. Де це буде зроблено?
5. Що для цього необхідно?

Комплексність породжує необхідність у спеціалізації, а оскільки кожен спеціаліст “розмовляє своєю мовою”, відповідає за свою ділянку життєдіяльності організації, має свою точку зору, то спеціалізація може призвести до порушення погоджених дій. Тому необхідно об’єднати думки всіх спеціалістів, аби скоординувати їхні дії на досягнення цілей організації.

Друга складова планування — це зростаюче значення часу.

Третьою складовоюпланування є обмеженість ресурсів. План повинен бути розроблений так, щоб використання обмежених ресурсів було оптимальним і щоб ресурсами можна було маневрувати.

Четверта складова. Важливу роль відіграють витрати, капітальні вкладення і їхня рентабельність. Ця обставина ще раз підкреслює необхідність суворого дотримання плану.

П’ята складова.Унаслідок ускладнення господарських задач, непередбачуваності економічної ситуації збільшується й елемент ризику в реалізації цілей організації. Для того щоб план реалізації цілей організації був профінансований потрібно скласти не просто план, а план, який може бути реалізований.

Шоста складова.На процес реалізації плану, а отже і на досягнення цілей організації, впливають різноманітні складові. На цей випадок необхідно заздалегідь запобігти небажаних наслідків ситуації, що змінилася. Таке планування використовується для прийняття рішень у будь-якій непередбаченій ситуації. Варто особливо підкреслити, що зміна плану й аналіз наслідків таких змін можливі тільки за умови існування самого плану. Тому, плануючи реалізацію цілей організації, ми закладаємо основу для контролю і керування.

Сьома складова.Досягнення цілей організації залежить від внеску кожного. Планування забезпечує єдність цілей для членів організації, підвищення ефективності їхньої роботи, що приводить до росту продуктивності праці. Тому планування істотно важливе для підвищення продуктивності праці.

І, нарешті, восьмою складовою, що робить планування надзвичайно важливим, є безупинна зміна складу виконавців, а також зміна в керівництві. Існування плану забезпечує спадкоємність у роботі з реалізації цілей організації.

Цінність планування і самого плану виявляється в процесі його виконання

Види і форми планів, перспективне й поточне планування, об’єкти планування

Планування будь-якої діяльності може бути:

довгостроковим (3–5 років і більше). Розподіляється час для реалізації значних цілей;

середньостроковим (1–3 роки). Фіксується розподіл часу на вирішення більш конкретних задач, перш за все виробничого характеру;

оперативним (3 місяці, 1 місяць, декада, тиждень, план “на сьогодні”, “на завтра”).

У місячних планах витрати часу на кожний вид діяльності, включаючи необхідні резерви, передбачаються в годинах; у декадних (тижневих) відображаються всі без винятку справи і час, необхідний для їх виконання.

Можна дати також іншу класифікацію планування:

1. поточне (до року);
   1. перспективне (понад рік);
   2. особисте.

При перспективному плануванні визначаються значні за об’ємом та часом виконання роботи та встановлюються орієнтовні терміни їх закінчення з визначенням року та кварталу.

При поточному плануванні здійснюється розподіл роботи на етапи й складові частини, а також виконавців та визначення термінів завершення в місяці та декаді.

Особисте планування працівника складається з обліку й аналізу витрат часу, а також складання особистих планів роботи на день, тиждень, місяць.

У місячних планах потрібно враховувати критичні дні й особисті біоритми — фізичний, емоційний та інтелектуальний, які складають відповідно 23, 28 і 33 дні. На позитивні фази цих періодів плануються справи, які потребують підвищених навантажень. Урахувати принцип підвищеної працездатності необхідно і в щоденному плані. У більшості людей має місце два її піки — з 9 до 13 і з 16 до 18 години. На цей час потрібно планувати найбільш складну і відповідальну роботу.

Можна відмітити кілька методів планування часу протягом робочого дня. Так, досить ефективний метод резервування часу протягом кожної години, тобто кожної години 10–15 хвилин доцільно залишити для вирішення інших питань (телефонних дзвінків, читання, візування документів тощо).

Якщо розпорядок дня не дозволяє чіткого планування, то можна використовувати метод планування “клином”. Цей метод орієнтований на планування 1–2 годин на день. З досвідом потрібно переходити до планування довших відрізків часу.

У практиці менеджменту доцільно користуватись методом виявлення ключових сфер (ключові задачі, ключові функції) для удосконалення особистого планування. Досвід управління підтверджує, що активна людина може подужати 9, 10, максимум 12 таких сфер діяльності. Необхідно визначити, чого працівник хоче досягти в кожній з визначених ключових сфер.

Чи є у Вас власний метод планування робочого часу?

Етапи планування

При плануванні особистої роботи бажано дотримуватися такої послідовності:

1. визначення витрат часу на постійні справи (аналіз бюджету часу);
   1. аналіз змісту запланованих справ і визначення часу, необхідного для їх виконання;
   2. зіставлення витрат часу на заплановані справи з особистим бюджетом часу;
   3. упорядкування перспективного плану;
   4. упорядкування плану-графіка;
   5. запис поточних справ і упорядкування плану робочого дня.

Правильний підхід до проблеми ефективного використання часу припускає насамперед визначення того, наскільки серйозною є ця проблема для кожного конкретного випадку. А це залежить від того, чи є проблема часу серйозною, чи вона зводиться до економії кількох хвилин при вирішенні деяких питань.

Якщо проблема часу важлива, треба витратити певний час на її вирішення.

Основні об’єкти планування діяльності

Найважливішими об’єктами вдосконалення в галузі планування є:

1. посилення конкретності планів та наближення їх до практики;
2. одночасний розгляд кількох стратегічних варіантів, а також прогнозування різних діючих факторів ситуації;
3. посилення уваги до ключових результатів та цілей;
4. доведення цілей та шляхів їх досягнення до кожного учасника проекту на всіх організаційних рівнях.

Під конкретними об’єктами планування, як правило, розуміють результат розподілу управлінської праці. Такі об’єкти включають різноманітні види діяльності, які відрізняються за призначенням та способом реалізації.

Головним питанням при класифікації конкретних об’єктів планування є виділення структурно відокремлених стадій, етапів або об’єктів процесу управління, в основі якого лежить специфічна спільна діяльність.

Об’єкт управління являє собою організаційно-відокремлену ланку, яка здійснює одну зі стадій або частину стадії процесу і яка є наступником цілеспрямованого управлінського впливу. (Підготовча, основна, заключна стадія.)

Визначення цілей планування

Ціль — це те, до чого прагнуть, орієнтир, який намічено досягти. Вона визначає кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати, що тут мається на увазі не те, що ми робимо, а те, заради чого ми це робимо. Ціль — це свого роду виклик, що спонукає до дій; це конкретний стан певних характеристик організації, досягнення яких є бажаним і на досягнення яких направлена діяльність даної організації. Навіть найкращий спосіб роботи марний, якщо ми заздалегідь чітко не визначимо те, чого прагнемо. У свою чергу, щоб поставити ці цілі, треба думати про майбутнє. Ціль дає зрозуміти, у якому напрямку необхідно рухатися. Значимість цілей дуже важко переоцінити. Цілі є вихідною точкою планування діяльності, цілі лежать в основі побудови організаційних відносин, на цілях базується система мотивування, яка використовується в організації, крім того, цілі є точкою відліку в процесі контролю та оцінки результатів праці окремих співробітників, підрозділів та організації у цілому.

Постановка цілі — це свідоме виконання своїх дій для її реалізації. Постановка цілей — це постійний процес, оскільки в процесі діяльності керівника може з’ясуватися, що ті або інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни цілі.

Саме в постановці цілей полягають основи діяльності організації і її успішне майбутнє. Якщо в керівника існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані й усі неусвідомлені сили керівника, тобто цілі служать для концентрації сил на важливих напрямах.

Знаходження цілі. Для досягнення успіху необхідно правильно вибрати цілі. Для цього необхідно відповісти для себе на такі запитання:

1. Яких цілей ми хочемо досягти?
2. Чи узгоджуються вони між собою?
3. Чи існують так звана головна ціль і деякі проміжні на шляху до неї?
4. Чи знаємо ми, що можемо зробити для цього (сильні сторони) і над чим нам ще треба працювати (слабкі сторони)?

Аналіз цілі являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з’ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони). Шляхом аналізу своїх можливостей ми визначаємо, що взагалі можемо зробити, тобто яким потенціалом для досягнення цілей володіємо. Йдеться про подальший розвиток цього потенціалу. З іншого боку, ми повинні чітко аналізувати свої недоліки і вжити заходів до їх виправлення. Формулювання цілі — це останній щабель при постановці цілей. Це конкретне формулювання практичних цілей для наступної стадії планування. “Встановити терміни — сформулювати результати”.

У будь-якій великій організації, що має кілька структурних підрозділів і кілька рівнів управління, створюється ієрархія цілей, яка являє декомпозицію цілей вищого рівня в цілях нижчого рівня. Специфіка ієрархічної побудови цілей в організації обумовлена тим, що:

1. цілі вищого рівня завжди носять ширший характер та мають триваліший часовий інтервал досягнення;
2. цілі нижчого рівня є засобами для досягнення цілей вищого рівня.

Ієрархія цілей відіграє дуже важливу роль, оскільки вона встановлює “взаємопов’язаність” підрозділів організації та забезпечує орієнтацію всіх підрозділів на досягнення цілей найвищого рівня

Так, короткострокові цілі, які випливають з довгострокових, є їх конкретизацією та деталізацією, вони “підпорядковані” довгостроковим цілям і визначають діяльність організації в найближчому майбутньому. Короткострокові цілі ніби встановлюють віхи на шляху досягнення довгострокових цілей. Саме шляхом досягнення короткострокових цілей організація крок за кроком просувається в напрямку досягнення своїх довгострокових цілей. Іноді, якщо виникає необхідність, між довгостроковими та короткостроковими цілями встановлюються ще й проміжні цілі, які називаються середньостроковими.

Наявність цілей є необхідною умовою для успішного функціонування та виживання організації в довгостроковій перспективі. Але якщо визначені цілі є помилковими, це може призвести до дуже серйозних негативних наслідків як для організації в цілому, так і для конкретних керівників та їх підрозділів.

Накопичений досвід дозволяє стверджувати, що цілі організації повинні відповідати таким вимогам:

Цілі повинні бути досяжними. Звичайно, цілі повинні містити певний виклик для співробітників організації та підлеглих керівника, який висуває дані цілі. Цілі не можуть бути досить легкими для досягнення. Але вони також не можуть бути нереалістичними, такими, що виходять за граничні можливості виконавців. Нереальні цілі призводять до демотивації працюючих та втрати ними орієнтира, що дуже негативно позначається на діяльності організації.

Конкретні та вимірювані цілі. Для того щоб робітники усвідомили, що насправді від них вимагається, цілі повинні бути конкретними та зрозумілими, інакше працюючі можуть невірно їх зрозуміти і між керівництвом та підлеглими постійно виникатимуть конфлікти та непорозуміння. Це значно погіршить психологічний стан колективу та умови праці, і як наслідок — зменшиться рівень продуктивності праці. Цілі повинні також бути вимірюваними. Це дозволить краще мотивувати працівників та здійснювати в майбутньому контроль за їх діяльністю.

Цілі повинні мати конкретний часовий горизонт. Сьогодні час є найбільш цінним ресурсом організації. Раціональне його використання надає організації додаткових переваг над конкурентами. Керівництво організації повинно приділяти значну увагу економії часу. Цілі повинні бути досягнуті в строго встановлені терміни. Порушення цих термінів може розглядатись як невиконання встановлених цілей.

Суперечливість цілей. Цілі повинні бути узгоджені між собою, для того щоб структурні підрозділи спільними зусиллями досягали їх, а не заважали один одному.

Яким вимогам повинні відповідати цілі організації?

Модель раціонального планування

Етап 1: Визначення цілей. Вищі керівники, „спускаючи вниз” загальні вказівки, припускають, що підлеглі перетворять їх на більш докладні й точні декларації цілей. Таким чином, першим етапом завжди повинне бути з’ясування, чого ми намагаємося досягти. Постановка цілей повинна супроводжуватися розробкою критеріїв для оцінки прогресу в досягненні цих цілей.

Принцип SMART. Цей принцип описує вимоги до добре сформульованих цілей, що багато в чому визначають результати реалізації будь-якого плану. SMART — це абревіатура англійських слів. Цілі повинні бути:

1. Конкретними (Specific)
   1. Вимірними (Measurable)
   2. Досяжними (Achievable)
   3. Насущними (Relevant)
   4. Визначеними в часі (Timed/Timed-bound)

Етап 2: Планування альтернативних рішень й оцінка варіантів. З’ясувавши з максимально можливою точністю, чого саме Ви збираєтеся досягти, починайте планувати, яким чином будуть досягатися поставлені цілі. Як і аналогічний етап ухвалення рішення, цей етап містить у собі генерування і наступну оцінку можливих альтернативних варіантів дій на основі визначених критеріїв.

На цьому етапі необхідно відповісти на питання:

1. Які є різні напрямки дій для досягнення поставлених цілей?
2. Який з них є оптимальним?

Результатом цього етапу є дуже важливе рішення — варіант дій, якому Ви віддаєте перевагу. Однак ясно, що у Вас може виявитися недостатньо інформації для прийняття настільки важливого рішення. У подібних випадках Вам необхідні консультації з підлеглими і/чи колегами (можливо, з інших підрозділів), щоб ретельно зважити наслідки різних варіантів, що стосуються майбутніх дій, витрат і термінів.

Відмова від попередніх консультацій із зацікавленими людьми збільшує ймовірність опору з їх боку діям, які Ви пропонуєте.

Етап 3: Визначення дій. Отже, Ви вибрали найкращий, як Вам здається, спосіб досягнення мети. Наступний етап — складання переліку всіх можливих дій, необхідних для успішної реалізації обраного шляху. На цьому етапі необхідно відповісти на питання: Що необхідно зробити для реалізації обраного варіанта?

Етап 4: Встановлення порядку дій. На цьому етапі необхідно відповісти на питання: Який найкращий порядок здійснення дій? Ваша основна задача — з’ясувати, які справи не можуть початися до завершення інших, саме це буде основним фактором, від якого залежить порядок дій. Деякі дії можна виконувати паралельно. Нарешті, визначені дії можна здійснювати в будь-який час.

Етап 5: Визначення необхідних ресурсів. На цьому етапі необхідно відповісти на питання: Які ресурси необхідні для здійснення плану (матеріали, люди, гроші, час тощо)? Нерідко до цього моменту Ви вже маєте приблизні оцінки необхідних ресурсів, зроблені на більш ранніх етапах планування, наприклад, під час оцінки різних варіантів дій. Після визначення необхідних дії і черговості їх виконання Ви зможете оцінити потреби в ресурсах більш точно.

Якщо план простий, точне визначення необхідних ресурсів великих труднощів не складе. Наприклад, людина, що планує переробку інтер’єра офісу, легко оцінить необхідні людино-години, матеріали і, отже, фінансові витрати. Якщо план складний, то цей етап може виявитися дуже трудомістким, потребує детального розрахунку витрат. Часто буває просто неможливо точно визначити необхідні обсяги ресурсів, і Ви змушені прогнозувати, робити попередні оцінки, іноді навмання.

Етап 6: Перегляд плану. Тепер, коли Ви точно знаєте, які ресурси будуть потрібні, треба піддати Ваш план ревізії.

На цьому етапі необхідно відповісти на питання:

1. Чи буде план працювати?
2. Чи приведе він до досягнення поставлених цілей?
3. Чи не пропущені які-небудь важливі заходи?
4. Чи вкладаються витрати в бюджет?
5. Наскільки цей план гнучкий?

Якщо план не такий вже гарний, то можливі варіанти дій:

1. Йти до кінця, не дивлячись ні на що.
2. Повернутися до етапу 2 чи 3.

Етап 7: Підготовка плану конкретних дій і робочого графіка. На цьому етапі Ви повинні скласти докладний план дій, що точно встановлює, хто, що, як і в які терміни повинний зробити. Такий план повинен містити вказівки й інструкції, що дозволять виконавцям точно знати, що від них очікується. Крім того, такий план допоможе Вам координувати дії і контролювати ресурси, що часто буває дуже складно зробити.

Етап 8: Моніторинг і контроль; корекція плану в разі потреби. Цей етап зв’язаний із практичною реалізацією плану. Моніторинг — це постійне відстеження ходу реалізації плану, того, як виконуються заплановані дії і використовуються ресурси. Методи моніторингу припускають пряме спостереження за ходом робіт, а також розгляд усної, письмової і фінансової інформації, наданої іншими людьми.

Займаючись плануванням, ми можемо взяти до уваги тільки ті події, що вважаємо найбільш ймовірними. Але життя має звичай не підкорятися і найкращим нашим прогнозам. Тому навіть короткострокові плани (наступного дня, тиждень, місяць) нерідко приходиться корегувати. Довгострокові плани (на рік і більшe) у ще більшому ступені піддаються змінам. Їх приходиться корегувати в міру зміни обставин чи надходження додаткової інформації.

4.2.2. Планування діяльності органів місцевого самоврядування (практичне)

Проаналізуйте план діяльності міської ради та її виконавчих на поточний рік щодо принципів планування

4.2.3. Порядок функціонального обстеження органів місцевого самоврядування

З метою забезпечення постійного процесу аналізу завдань і функцій органів місцевого самоврядування на предмет їх відповідності реальним потребам громади та вимогам актів законодавства, а також на предмет відповідності структури органів місцевого самоврядування покладеним на них завданням і функціям, час від часу необхідно здійснюватися функціональне обстеження виконавчих органів місцевого самоврядування. Функціональне обстеження виконавчих органів місцевого самоврядування повинно здійснюватися за загальним планом-графіком з проведення функціонального обстеження, що затверджується виконавчим комітетом відповідної ради.

Для організації роботи, пов’язаної з проведенням функціонального обстеження, виконавчий орган місцевого самоврядування повинен утворити робочу групу, склад якої затверджується наказом керівника виконавчого органу місцевого самоврядування. До складу робочої групи можуть входити керівники структурних підрозділів, працівники кадрової та юридичної служб, інших структурних підрозділів виконавчого органу місцевого самоврядування, представники інших органів місцевого самоврядування, а також незалежні експерти, у тому числі, іноземні, науковці, фахівці з місцевого самоврядування та з питань, що належать до сфери управління органу місцевого самоврядування.

Робоча група повинна здійснити функціональне обстеження органу місцевого самоврядування, що включає збір, аналіз та узагальнення інформації щодо його функціональної діяльності. За підсумками цієї діяльності готується підсумковий звіт про результати проведення функціонального обстеження органу місцевого самоврядування та пропозиції щодо удосконалення відповідних нормативно-правових актів та можливих змін в його організаційній структурі.

Функціональне обстеження органу місцевого самоврядування здійснюється робочою групою на основі аналізу заповнених форм. Робоча група розпочинає функціональне обстеження органу місцевого самоврядування з уточнення його місії та аналізу повноти охоплення його завданнями і функціями, закріпленими у положенні про нього, цілей, завдань і функцій, визначених нормативно-правовими актами в сфері діяльності органу виконавчої влади.

Місія (головна мета діяльності) органу місцевого самоврядування — призначення органу для вирішення проблем суспільства (соціальних, економічних, гуманітарних та інших)

Відповідно робоча група уточнює місію (головну мету діяльності) та законодавчо та нормативно закріплені цілі діяльності виконавчого органу місцевого самоврядування, що повинно зайти своє відображення у відповідній формі (Табл. 1).

Цілі діяльності виконавчого органу місцевого самоврядування — це конкретний стан окремих показників діяльності органу в певний момент часу, досягнення яких є бажаним і на досягнення яких спрямована діяльність органу. Вони визначаються Конституцією України та законами України, рішеннями ради.

Табл. 1

Робоча група повинна проаналізувати:

• законодавство, яке реалізує виконавчий орган місцевого самоврядування;
• програми місцевої ради та її виконавчого органу;
• положення про виконавчий орган місцевого самоврядування;
• положення про структурні підрозділи виконавчого органу місцевого самоврядування.

Робоча група аналізує співвідношення нормативно визначених завдань з законодавчо і нормативно закріпленими цілями виконавчого органу місцевого самоврядування, оцінює ступінь відповідності завдань органу його цілям і заповнює форму (Табл. 2).

Завдання — комплекс заходів, які випливають із головної мети і підлягають вирішенню для її досягнення, конкретизують цілі органу і становлять цільову функцію структурного підрозділу

Табл. 2

Робоча група з’ясовує, якою мірою функціями виконавчого органу місцевого самоврядування, нормативно визначеними у положенні про нього, забезпечується реалізація покладених на цей орган завдань.

Функція — це діяльність, пов’язана з отриманням чітко визначеного кінцевого результату, який прямо відображає досягнення цілей та завдань виконавчого органу місцевого самоврядування.

Обґрунтування співвідношення функцій з відповідними завданнями виконавчого органу місцевого самоврядування наводиться у табл. 3.

Табл. 3

Класифікація функцій виконавчого органу місцевого самоврядування за типологічними групами проводиться робочою групою у формі, наведеній у табл. 4.

Табл. 4

Ця класифікація відбувається з урахуванням типологічної групи кожної з функцій виконавчого органу місцевого самоврядування, визначених нормативно-правовими актами, її опису, результатів виконання та споживачів цієї функції.

На основі аналізу положень про структурні підрозділи робоча група встановлює повноту охоплення функцій виконавчого органу місцевого самоврядування відповідними функціями структурних підрозділів (Табл. 5).

Табл. 5

Робочою групою здійснюється детальний аналіз функцій, визначених нормативно-правовими актами, продукт їх виконання, споживачів функцій, горизонтальні та вертикальні зв’язки між структурними підрозділами та іншими виконавчими органами місцевого самоврядування при виконанні функцій, ресурсне забезпечення виконання функцій.

З метою отримання необхідної інформації керівники структурних підрозділів заповнюють паспорти функцій.

Робоча група аналізує паспорти функцій та узагальнює інформацію про функції, визначені у положенні про виконавчий орган місцевого самоврядування, а також функції, які додатково надані органу іншими розпорядчими документами. Результати заповнюються у формі.

Для того, щоб зробити висновки про ефективність функціональної діяльності виконавчого органу місцевого самоврядування, робоча група аналізує кожну з функцій виконавчого органу місцевого самоврядування за такими критеріями:

1. законність — відповідність виконання функції Конституції України та законам України;
   1. відповідність пріоритетам — спрямованість на досягнення цілей політики ради, виконавчого комітету та голови громади;
   2. результативність — вплив на вирішення суспільних проблем, задоволення потреб громади, захист прав, свобод та законних інтересів громадян, юридичних і фізичних осіб;
   3. ефективність — адекватність форм і методів реалізації функції, раціональність використання людських, матеріальних та фінансових ресурсів на її виконання.

У результаті проведеного аналізу функцій виконавчого органу місцевого самоврядування відповідно до вищезазначеної схеми функціонального аналізу, робоча група може прийти до таких висновків щодо вдосконалення функцій органу виконавчої влади:

ліквідація функції — виключення функції із нормативно-правового акта (без заміни її на іншу або без передавання її іншим суб’єктам місцевого самоврядування) з припиненням її існування, а також припинення виконання функції, не закріпленої нормативно-правовими актами;

децентралізація функції — передавання функції, яка не потребує централізованого виконання територіальним органам місцевого самоврядування, органам самоорганізації населення або підвідомчим комунальним підприємствам, установам та організаціям;

модифікація функції — приведення функції відповідно до нових актів законодавства або пріоритетів ради та голови;

раціоналізація функції — зменшення обсягу функції, що полягає у виключенні певних правовідносин із об’єкта регулювання з боку місцевого самоврядування чи надання послуг, або об’єднання функцій, якщо результатом їх виконання є однотипний продукт та використовуються вони для єдиного споживача;

приватизація функції — передавання функції до приватного сектору;

залишення функції без змін у разі, якщо вона відповідає критеріям законності, пріоритетам, результативності та ефективності.

На основі проведеного функціонального обстеження робоча група робить висновки та готує пропозиції щодо підвищення ефективності діяльності органу виконавчої влади, а саме:

удосконалення нормативно-правових актів, що визначають організаційно-правовий статус виконавчого органу місцевого самоврядування;

удосконалення цілей, завдань і функцій виконавчого органу місцевого самоврядування та йому підвідомчих органів;

оптимізація структури виконавчого органу місцевого самоврядування.

За результатами функціонального обстеження робоча група виконавчого органу місцевого самоврядування складає підсумковий звіт про результати проведення функціонального обстеження, що затверджується наказом керівника органу виконавчого органу місцевого самоврядування. Підсумковий звіт про результати проведення функціонального обстеження розглядається виконавчим комітетом ради і затверджується його рішенням.