Документ та документаційне забезпечення управління в Україні

Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні.

Поняття «документ» широко застосовується у всіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа. На міжнародному рівні найбільш загально визнаним є визначення документа як запису інформації, що може бути використаний як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути зафіксована у будь-який спосіб, тобто не тільки за допомогою знакового письма, але й зображення, звуку тощо.

Головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо. Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма, тобто документ являє собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Ділова сфера — одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державними органами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною мовою; в Україні такою мовою є українська.

Від об’єктивності, достовірності, оперативності, юридичної сили документів залежить якість рішень, що приймаються. Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самоврядування, є слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, котрі недостатньою мірою володіють комплексом встановлених методів, способів і прийомів роботи з документами; у деяких випадках до негативних наслідків призводить незнання вимог Держстандартів, що встановлюють порядок оформлення документів. Діловодство (справочинство) — це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ (від лат. documentum — зразок, взірець, свідоцтво, доказ) — це матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ — це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. Саме тому для юриста документ — це засіб доказу події, для історика — першоджерело, для управлінця — засіб фіксації та передачі управлінського рішення. Державний стандарт України так визначає документ: «Документ — це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини».

Оскільки документ є засобом засвідчення, доведення певних фактів, він має велике правове значення, тобто юридичну силу. Юридична сила — це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

• достовірним;
• переконливим;
• належним чином відредагованим і оформленим;
• таким, що містить конкретні пропозиції та вказівки.
• Більшість документів повинна задовольняти таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання та максимальна точність.
• Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції. До загальних функцій документів слід віднести:
• інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);
• соціальну (документ є соціально значимим об’єктом, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);
• комунікативну (документ є засобом зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);
• культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).
• До спеціальних функцій документа належать наступні:
• управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);
• правова (документ має юридичну силу);
• історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.
• Склад документів в організації залежить від:
• порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність);
• обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;
• характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.

1.2. Нормативно-методична база діловодства.

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

• положень конституції України;
• законів України;
• нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;
• інших методичних документів.

Нормативно-методична база діловодства включає:

• законодавчі акти України в сфері інформації, документації та документування;
• укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління у державі;
• правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;
• правові акти нормативного та інструктивного характеру;
• методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;
• державні стандарти на документацію;
• уніфіковані системи документів;
• класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах. Крім того, у відповідності з «Примірною інструкцією з діловодства…», затвердженою постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14.10.97 р., в державних та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади установах визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх діяльності.

Методичні документи регламентують:

• технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації;
• роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов’язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

1.3. Види документів та їх класифікація.

Виробничо-господарська діяльність організацій, в тому числі і установ державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події та явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам, та для зручності роботи з документами їх прийнято ділити на різні групи та види за різними ознаками класифікації.

Класифікація документів — це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Перш за все виділяють різні системи документації та документування. Система документації — це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами . Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо. Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.

Метою класифікації є:

• підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов’язків виконавців, чіткого розподілу інформації;

• економія праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у:

• забезпеченні їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;
• підвищенні оперативності роботи з документами.

Для класифікації документів у межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, або класифікатори, які бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші ділять документацію на частини у відповідності до структурних підрозділів. В цьому випадку рубрики — це структурні підрозділи, а статті — назва документа. У відповідності з виробничо-галузевою класифікацією документи ділять на групи за різними кваліфікаційними ознаками.

Щоб документ мав усі перераховані вище властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

У табл.1. наведено класифікацію документів та подається їх коротка характеристика.

Таблиця 1
Класифікація основних документів у діловодстві

Крім того, у діловодстві вся документація, яка створена в організації, а також та, що надійшла ззовні, групується за певною схемою. При цьому можна застосовувати класифікацію за наступними ознаками:

• номінальною (об’єднуються документи за назвою: протоколи, накази, акти тощо);
• предметною (об’єднуються документи, однорідні за змістом);
• авторською (об’єднуються документи, які складені одним закладом, установою або особою);
• кореспондентською (об’єднується листування з певним закладом або особою);
• географічною (об’єднуються документи, пов’язані з кількома кореспондентами, які розташовані на певній території);
• хронологічною (об’єднуються документи, які відносяться до певного періоду: річні звіти, річні фінансові плани тощо).

Кожна з вказаних ознак може бути покладена в основу нормування справ.

Класифікація також необхідна для проведення робіт зі стандартизації та уніфікації документів.

1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизаціяуправлінських документів.

Стандартизація — це встановлення єдиних норм та вимог, що пред’являються до документів. Уніфікація документів — встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти одноманітності в структурі і обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

• встановлення кола документів, які обертаються в організації;
• стандартизація формулярів та текстів документів;
• трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, а також низка стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності організації.

Трафаретизація — це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів, умовно поділилась на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) та змінної (вставки).

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50–75 % часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, але й сприяє підвищенню культури діловодства.

1.5. Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів. називається документуванням управлінської діяльності

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом — рукописним або друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність — управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

З точки зору використання в управлінні розрізняють такі документи:

• офіційні, власні і власного походження;
• справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, витяги з офіційних документів.

Контрольні питання та завдання

1. Дайте визначення сутності документа, його загальних та спеціальних функцій. Коротко охарактеризуйте їх.
2. Охарактеризуйте нормативно-методичну базу діловодства, її сутність та склад.
3. Визначте мету та значення класифікації документів, перерахуйте види документів, наведіть їх коротку характеристику.