Основні вимоги, що пред’являються до складання та оформлення управлінських документів

Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика.

До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій. Регламентують цей процес затверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа; ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів; ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Виходячи з цих стандартів формуляр-зразок визначається наступним чином. Формуляр-зразок (службового документа) — це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри полів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732:2004) . Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що сприяє використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів.

Реквізити — це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні — під час складання документа. Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту. До обов’язкових елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок, текст та інші.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їхнього розташування.

До них належать:

Розміщення реквізитів на аркуші паперу представлено на рис. 1.

Зупинимося на особливостях представлення на документах окремих реквізитів.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у її положенні (статуті). Скорочене найменування може бути використане у тому випадку, коли воно офіційно зафіксовано у положенні чи статуті установи. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) записується на бланку друкарським або машинописним способом; назва повинна відповідати компетенції установи й змісту управлінської діяльності.

Адресування. Є кілька способів адресування:

1. Якщо документ адресується організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то в цьому випадку назва організації пишеться у називному відмінку. Наприклад:

2. Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то при його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи у давальному відмінку. Наприклад:

3. У випадку, коли документ адресується кільком посадовим особам (керівникам), у документі допускається зазначення не більш ніж чотирьох адрес.

4. Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то при адресуванні зазначається прізвище заявника, якому передує поштова адреса.

5. При адресуванні кореспонденції приватній особі вказується спочатку поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

При адресуванні прийменники в адресах випускаються. Документ адресується конкретній посадовій особі у тих випадках, коли від неї безпосередньо залежить вирішення питання. При цьому слід пам’ятати, що прізвище без ініціалів вказувати не прийнято. Після прізвища зазначають адресу підприємства, яку пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв’язку.

В одному документі рекомендується вказувати не більше чотирьох адресатів, слово «копія» перед другим, третім та четвертим примірниками не використовується. Якщо є необхідність розіслати більшу кількість копій, наприклад, лист відділу освіти райдержадміністрації керівникам загальноосвітніх шкіл щодо проведення районної наради директорів шкіл та прирівняних до них навчальних закладів, то складають список на розсилку (реєстр), а на кожному примірнику документа проставляють тільки одну адресу.

Часто документи розсилають групі однорідних організацій. У цьому випадку користуються узагальненою адресою, а самі документи розсилають за списком (наприклад, інформаційний лист КДМА зацікавленим підприємствам щодо проведення «Шкільного базару» на Хрещатику напередодні початку навчального року та запрошення взяти участь у цьому заході).

Зверніть увагу, що при написанні адреси розділові знаки між окремими її елементами не ставляться, тобто застосовуються правила відкритої пунктуації

Датування документів. Датою створення документа вважається:

день підписання та реєстрації листа або наказу;

день затвердження плану, звіту, інструкції;

день фіксації вчинків у протоколах, актах;

день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом.

Стандарт встановлює два способи написання дат: традиційний (словесно-цифровий) — 1 травня 2002 року — та цифровий — 02.10.02.

Місце датування, як правило, визначено на бланку. Якщо документ виконано на аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під підписом; дата затвердження документа проставляється у відповідній графі. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження документа.

Обов’язковому затвердженню підлягають усі службові документи та відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи.

Індексація документа. Індексація документів — це присвоєння документу умовного позначення, що надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. У кожній організації повинна бути єдина і стабільна система індексації документів і простійне розташування складових частин індексу.

В основі індексації лежить номенклатура справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс складається з порядкового номера документа та індексу справи за номенклатурою. Індекси на вхідних документах та документах, які створені в установі (організації), складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються (накази, розпорядження, протоколи, листи, акти тощо). Вони можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і тому подібне. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий номер реєстрації у межах групи документів, індекс за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців. Індекс спільного нормативно-правового документа двох організацій складається з індексів установ, що його видали. Ці індекси проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад, 225/02-325/27 або 35/48/95. При індексації заяв, пропозицій та скарг громадян до індексу включають перші літери прізвища заявника.

Наявність в індексі порядкового номера забезпечує прискорення пошуку і зберігання документів.

Заголовокдокумента. До тексту документа, який перевищує 10 рядків, слід обов’язково складати заголовок. Це має робити виконавець. Заголовок до тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок окреслює зміст ділового паперу. Називається не лише поняття, про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на питання «про що йдеться в документі?». Даний реквізит має бути лаконічним і починатися з прийменника «про». Заголовок звичайно ставиться у лівому верхньому кутку під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовку значно скорочує час при реєстрації документа, звільнюючи працівників від необхідності прочитання тексту, та полегшує його пошук. Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовку, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати без заголовку. Заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.

Погодження документів. Погодження — це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД, погодження покликане забезпечити правильне розв’язування комплексу питань:

• про якість підготовленого документа;
• його своєчасність і доцільність;
• науково-технічне і економічне обґрунтування;
• відповідність діючому законодавству, правовим актам, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа. Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа. Віза — це підпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Віза включає особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі необхідності може бути зазначена посада особи, що візує документ. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не вистачає. Візи проставляються на примірниках, які залишаються в установі. Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші паперу, про що робиться відповідний запис при візуванні, наприклад:

Особа, яка підписує документ, повинна обов’язково ознайомитися з зауваженнями.

Крім того, проекти нормативно-правових актів організації перевіряються на відповідність їх чинному законодавству працівниками юридичної служби і візуються ними у відповідності з існуючими правилами.

Зовнішнє погодження здійснюється поставлянням підпису у два способи:

• нижче реквізитів, якщо погоджень небагато;
• на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значною кількістю посадових осіб.

При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться підпис і подається розшифровка підпису, наприклад:

При погодженні документа з колегіальним органом вказується номер протоколу або листа, наприклад:

або

Якщо погодження робляться на основному аркуші і додаються до документа, то до тексту документа включається посилання на наявність аркуша погодження, а сам аркуш оформляється наступним чином:

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення документів полягають у їх підписанні, затвердженні та поставленні на них печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує керівник організації або його заступник, відповідно до повноважень. У деяких випадках документи можуть бути підписані керівником певного структурного підрозділу, якщо це здійснено у відповідності до компетенції керівника.

Реквізит «підпис» складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться; наприклад:

Ініціали ставляться перед прізвищем. У випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресата, повне найменування посади не вказується. Якщо таких відомостей немає, то посада наводиться повністю. Якщо документ підписує кілька осіб, то підписи розташовують один під іншим, у порядку субординації.

У випадку, коли документ підписують керівники одного і того ж рівня, підписи розташовують на одному рівні.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує її заступник або особа, на яку покладено виконання обов’язків відсутнього. При цьому обов’язково визначається посада особи, яка підписує документ, та вказується її прізвище (виправлення вносяться в текст чорнилом або на машинці, наприклад, «в.о.», «заст.» тощо).

Під час підписання документів не допускається ставити прийменник «за» або навкісну риску перед найменуванням посади.

Зверніть увагу на те, як слід розташовувати ініціали особи, яка підписує документ:

• при адресуванні — після прізвища;
• при підписанні та затвердженні документа — перед прізвищем;
• на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів;
• у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища;
• ініціали небажано відривати від прізвища при переносі на наступний рядок.

Затвердження документів. Ця процедура здійснюється у два способи, що мають однакову силу: грифом затвердження й виданням відповідного розпорядчого документа — наказу, рішення, постанови.

Гриф «Затверджую» проставляється у верхній частині документа. Слово ЗАТВЕРДЖУЮ пишеться без лапок великими літерами. Під ним вказується посада особи, що затверджує документ, ставиться підпис, наводиться його розшифровка й дата.

Під час затвердження документів постановами, рішеннями, наказами цей реквізит оформляють наступним чином:

або

У державних установах до переліку документів, що підлягають затвердженню, належать наступні:

• акти перевірок і ревізій, передачі справ, списання матеріально-технічних цінностей тощо;
• кошториси видатків (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд, на капітальне будівництво);
• звіти про відрядження;
• нормативи (витрачання електроенергії; чисельність працівників тощо);
• перелік посад працівників з ненормованим робочим днем; перелік типових документальних матеріалів із зазначенням строків зберігання документів тощо);
• плани роботи установи, управлінь і відділів, правління, колегії тощо;
• програми (заходів, відряджень, семінарів тощо);
• структура фонду заробітної плати і штатна чисельність;
• форми уніфікованих документів;
• штатні розклади.

На деяких документах для закріплення їх юридичної сили і засвідчення справжності ставлять печатку.

Печатки існують двох видів: прості та гербові. Прості печатки бувають круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. Їх ставлять на копіях, розмножених примірниках розпорядчих актів, на довідках про трудову діяльність громадян, перепустках, під час відправлення бандеролей, пакетів тощо. Гербова печатка ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами:

• акти списання;
• аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;
• довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату, про місце роботи тощо);
• доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;
• договори (про матеріальну відповідальність, про оренду приміщень, про здійснення робіт тощо);
• заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо);
• зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;
• посвідчення про відрядження;
• кошторис видатків (на утримання апарату управління, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо);
• гарантійні листи (на виконання робіт, послуг тощо);
• подання і клопотання про нагородження орденами і медалями;
• реєстри (чеків, бюджетних доручень);
• титульні списки;
• штатні розклади.

Зверніть увагу, що в ідтиск печатки, який ставиться на документах поруч з підписом, повинен частково захоплювати назву посади й підпис. Але у фінансових документах, що направляються в банк, печатка не повинна захоплювати підпис. На службових листах, що надруковані на бланку, печатка не ставиться.

Іноді до документів додаються різного роду додатки. Є кілька способів їх оформлення:

a) якщо у документі згадується про додаток, тоді його найменування не наводиться, а лише вказується кількість аркушів і примірників, наприклад:

b) якщо у документі не згадується додаток, то обов’язково зазначається його назва, наприклад:

c) якщо до документа додається інший документ з додатком, то відомості про наявність додатка подаються таким чином:

d) у разі, коли документ надсилається на декілька адрес, а додаток — лише на одну, відмітка про наявність додатка оформляється за наступною формою:

Резолюція — це розпорядження керівника стосовно виконання документа та призначення конкретного виконавця. Резолюція складається з наступних елементів: прізвища виконавця або виконавців, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника та дати. Текст резолюції може виглядати наступним чином: «На дошку оголошень», «До відома», «До виконання», «До керівництва», «Задовольнити прохання», «Головному бухгалтеру», «Терміново вирішити», «Передати Загребельному для виконання » тощо. Однак подібні резолюції потребують додаткового роз’яснення стосовно вирішення того чи іншого питання, тому доцільно робити детальнішу резолюцію з вказівкою про бажане виконання документа.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то виконавець, прізвище якого зазначено першим, вважається відповідальним за виконання доручення, про яке йдеться в резолюції; він координує роботу інших. Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа, на вільному місці.

Бажано, щоб документ містив не більше однієї резолюції, проте якщо необхідно деталізувати виконання роботи, допускається нанесення декількох резолюцій.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», під кутом або паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставити на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку підшивки. Резолюцію не можна наносити на ліве поле, яке використовується для підшивки документа. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню, а також у разі необхідності деталізації порядку виконання документа та уточнення виконавців.

Відмітки про проходження та видання документа. Проходження документів в організації позначається наступними реквізитами.

Про надходження (реєстрацію) документа робиться позначка на правому полі першого аркуша документа. Вона проставляється у вигляді штампа, на якому зазначено скорочена назва організації (установи), дата надходження документа й індекс. Про взяття на контроль свідчитьслово «контроль» або літера «К», які проставляються на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовку до тексту). Про виконання робиться відмітка в лівій нижній частині документа.

Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця. Вона складається з прізвища та службового телефону і зазначається в лівій нижній частині останнього аркуша документа, на його лицьовому боці.

У разі потреби під прізвищем виконавця вказується також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування.

Оформлення копій документів. Копії документів виготовляються та видаються тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів. Також установа може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтв про народження та одруження працівників своєї установи.

Копія документа виготовляється рукописним, машинним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «копія» ставиться у верхній частині першого аркуша документа, на лицьовому боці. Напис про засвідчення копії складається зі слова «Згідно», найменування посади та особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «підпис».

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється; зазначаються лише дата підписування документа і його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дату засвідчення.

Копії вихідних документів мають візуватися посадовими особами, з якими вони погоджені, та виконавцями, а також містити напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. В копію необхідно перенести всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Нумерація сторінок. Номери сторінок проставляються починаючи з другого аркуша, угорі праворуч, на відстані не менше 10 мм від країв.

Згідно з основними положеннями Єдиної державної системи документів (ЄДСД) складання й оформлення документів передбачає обов’язкову наявність наступних атрибутів документів:

• зазначення установи-автора;
• найменування виду документа (включаючи лист);
• складання заголовку документа;
• адресування й датування документа;
• внесення відміток про погодження тексту;
• засвідчення документа (підписання, затвердження, поставлення печатки);
• фіксування відміток про проходження і виконання документа.

З переліку обов’язкових атрибутів документа видно, що кожен з них може мати від одного до дев’яти реквізитів (або жодного), але їх наявність дозволяє ефективно організувати рух документів. Наприклад, зазначення установи автора може охоплювати до дев’яти реквізитів; засвідчення документа — від одного до трьох; найменування виду документа — один.

Крім того, атрибути залежать від місця створення документа, його виду тощо.

Внутрішні документи можуть мати такі атрибути:

• список підрозділів чи посадових осіб, які повинні бути ознайомлені з документом;
• контрольний термін ознайомлення чи виконання;
• список виконавців та питання, за виконання яких вони були відповідальні.

Вихідні документиможуть мати наступні додаткові атрибути:

• документ-підстава, на основі або на вимогу якого створено документ;
• список (реєстр) розсилки;
• контрольний термін відповіді.

Можливі й і інші атрибути — зокрема, перелік осіб, які повинні візувати проект документа (наказу, заяви, подання тощо).

2.2. Бланк документа та вимоги, що пред’являються до нього.

Для уніфікованих форм документів, яких організація видає понад 200 примірників на рік, допускається виготовлення бланка документа. Бланк документа — це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.Встановлено два види бланків: для листів та для інших видів документів, зокрема, бланки розпоряджень, наказів, постанов тощо. У підготовці бланків використовують папір різноманітних розмірів, які затверджені ГОСТ 9327-60, зокрема А3 — 297х420 мм; А4 — 210х297; А5 — 148х210; А6 — 150х148 мм. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляють тільки на форматах А4, А5. Для системи організаційно-розпорядчих документів ДСТУ 4163-2003 встановлює такі розміри полів: ліве — 30 мм, верхнє та нижнє — 20 мм; праве — 10 мм.

Бланки можуть виготовлятися шляхом повздовжнього або кутового розташування реквізитів. Повздовжнє розташування реквізитів передбачає розташування вздовж верхньої частини аркуша.

Кутове розташування реквізитів передбачає, що постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша, наприклад:

Крім того, і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути фланговим або центрованим. У фланговому розташуванні реквізитів кожен рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі; у центрованому початок і кінець кожного рядка однаково віддалені від меж відведеної робочої площі. Зображення герба розміщується або посередині, або в кутовій частині бланка, над серединою рядка, що містить назву організації. Повна і скорочена назва організації повинна відповідати нормам правових актів, тобто вона подається так, як це передбачено в статуті чи положенні про організацію. До бланку, виконаного типографським способом, можна додруковувати назви структурних підрозділів. На бланках документів може бути відтворена емблема підприємства, організації. Замість неї може бути використаний товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Крім того, на бланках для листів вказують довідкові реквізити, а саме: індекс підприємства зв’язку, поштову і телеграфну адреси, номери телефонів, факсів, пейджерів, номер розрахункового рахунку в банку, дату, індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа, коди листа за загальним класифікатором управлінських документів (ЗКУД), код організації за загальним класифікатором підприємств та організацій (ЗКПО).

На загальних бланках вказуються лише окремі реквізити. Обмежувальні позначки для полів та інших реквізитів наносяться у вигляді кутиків. У бланках, у яких використовуються дві мови, реквізити необхідно продублювати. Бланки мають наступний вигляд:

Бланки організацій — це документи суворої звітності, тому в організації вони підлягають нумерації, а їх видача реєструється у відповідному журналі. Зразок оформлення такого журналу наводиться нижче.

ЖУРНАЛ 

обліку видачі бланків 

Невикористані або зіпсовані бланки передаються до структурного підрозділу організації, яким вони були видані, де після складання відповідного акта знищуються.

2.3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів.

Зазвичай ділова кореспонденція готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язково мають бути наявні реквізити відправника, а також заголовок документа, адреса організації, установи, куди посилається документ, підпис представника організації, що підготувала документ.

Текст — головний елемент документа. Важливо, щоб зміст документа правильно і точно висвітлював викладені в ньому факти. При складанні документа необхідно дотримуватись вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки. Тексти документів, як правило, поділяють на дві частини. В першій частині вказується підстава для складання документа, в другій викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, в першій її частині необхідно вказати підставу або причину створення документа, а в другій викласти прохання, вказати рішення чи надати розпорядження. У виняткових випадках текст може складатися лише з заключної частини (наприклад, прохання).

Для того, щоб текст був зрозумілим і чітко організованим, застосовується його рубрикація. Рубрикація — це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Кожен абзац має розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців, у тексті документів можуть виокремлюватися параграфи, пункти. Нумерація —це числове або буквене позначення послідовності розташування складових частин тексту. Відомі дві системи нумерації:

• перша базується на використанні знаків різних типів і будується за складною ознакою:

А Б В Г Д ; І ІІ ІІІ ІУ У; 1 2 3 4 5 6 ; 1) 2) 3) 4) 5); а) б) в) г) д);

• друга ґрунтується на вживанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності: 1.1. 1.2. 1.3; 2.1. 2.2. 2.3.

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац, що складається з трьох–п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різними за довжиною: найкоротші слід розмістити на початку і в кінці абзацу. Абзаци також вимагають чергування в залежності від розмірів. Найзручнішими є речення з трьох, п’яти, семи і — найбільше — дев’яти слів. При підготовці текстів документів рекомендується складні речення заміняти простими, ширше використовувати трафаретні словосполучення, у розпорядчих документах використовувати дієслова невизначеної форми і конструкції наказового характеру.

Укладачеві слід пам’ятати, що документ має відповідати чинному законодавству, тому в разі необхідності слід звіряти його із законами та підзаконними актами. Особливо це важливо враховувати в документуванні діяльності органів державного управління та місцевого самоврядування, а також при підготовці рішень, наказів та інших розпорядчих документів. У документах потрібно використовувати тільки перевірені факти.

Документи можуть бути проілюстровані таблицями. Якщо таблиця невелика за розміром і займає частину сторінки, вона друкується в загальному тексті документа; якщо таблиця велика або в документі присутні декілька таблиць, вони виносяться у додаток, про що робиться повідомлення наприкінці основного тексту документа чи посилання у тексті.

Кожному текстові передує заголовок — коротке викладення змісту документа. Заголовок — це основний пошуковий елемент документа. Якщо його складено правильно, час розгляду документа скорочується.

Для складання документів використовується специфічний канцелярсько-діловий стиль, якому притаманні академізм, значна кількість термінів, логічна послідовність. Слід уникати вживання архаїзмів, застарілих слів і виразів. Не слід застосовувати іноземні слова, особливо ті, до яких існують українські відповідники. Крім того, є неприпустимим використання вузькоспеціалізованих галузевих термінів, діалектизмів, вульгаризмів. Слово у службовому документі має точно відповідати поняттю, яке в нього вкладається. Текст документа повинен бути чітким та лаконічним й не передбачати різних варіантів тлумачення. Не рекомендується використовувати урочисту лексику в робочих документах, що мають офіційний характер.

У сучасних документах відмічена прогресуюча тенденція заміни слів та конструкцій символами, тобто графічними знаками, що замінюють цілі слова та словосполучення (наприклад, № — номер, % — відсоток, $ — долар тощо). Значного поширення набули загальноприйняті скорочення, абревіатури тощо.

Здебільшого документ складається від третьої особи. Наприклад, «Академія інформує про новий склад студентів». Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв’язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім того, логічна послідовність може бути виражена за допомогою протиставлення. Важливим для документа є суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкріплення наступності чи черговості подій або явищ. Для цього використовуються слова «спочатку», «водночас», «потім». Одним із способів вираження логічної послідовності є окреслення мети, яке здійснюється за допомогою слів «тому», «для цього», «з цією метою». Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів, що позначають результативність: «таким чином», «у результаті», «отже» тощо.

З роками склалися правила оформлення службової, урядової, приватної документації. Це і жорстка нормативність, і дотримання юридичних положень, і бездоганне володіння мовою.