Документація з особового складу

Поняття та класифікація документів з особового складу .

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони відповідають за добір і розстановку кадрів, прийом на роботу, переведення і звільнення громадян, видачу низки документів, необхідних робітникам і службовцям в реалізації ними права на працю. Серед документів з особового складу вирізняються такі документи: трудовий договір; трудова угода; наказ або розпорядження про зарахування громадян на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду або роботу; листок з обліку кадрів; автобіографія; заява; довідка з роботи тощо.

В організації оформляється ще значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісного та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організації, а також швидкому пошуку інформації про працівників тощо. Серед них слід вирізнити: штатний розклад організації; штатно-посадову книгу; графік відпусток персоналу; резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління й за умови застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.

На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який повинен мати знання стосовно роботи з документами з особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).

4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників.

Укладання трудового договору слугує підґрунтям для виникнення у сторін низки прав і обов’язків, передбачених законодавством про працю та діючими на підприємстві, в організації правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором.

Трудовий договір — це договір працівника з організацією, підприємством, який містить взаємні зобов’язання сторін. Він є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з урахуванням його інтересів. Трудові договори укладаються на:

• невизначений термін (момент їх припинення не встановлюється);
• на певний термін (один — п’ять років);
• на час виконання певної роботи.

Два останніх є строковими договорами. Питання про форму трудового договору вирішується за погодженням сторін (вона може бути усною або письмовою). Розрізняють такі види трудових договорів: а) трудовий договір; б) трудовий контракт; в) трудова угода. Від форми трудового договору слід відрізняти оформлення прийняття на роботу, яке завершується виданням наказу або розпорядження про зарахування працівника на посаду. Трудова угода — документ, яким оформляються взаємовідносини між установою і працівником, що не належить до її штату.

Базовими нормативними актами, що регулюють питання укладання трудових контрактів, є Кодекс законів про працю (КЗпП) та Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затверджене постановою Кабінету Міністрів України «Про управління майном, що є у загальнодержавній власності». Крім того, наказом Мінпраці України від 15.04.1994 р. № 23 було затверджено Типову форму контракту з працівником, а постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.1995 р. № 597 — Типову форму контракту з керівником підприємства, що знаходиться у загальнодержавній власності.

Згідно зі статтею 21 КЗпП трудовий контракт є особливою формою трудового договору, сфера застосування якого визначається законодавством, а прийняття (наймання) на роботу працівників здійснюється шляхом укладання з ними контракту власником або уповноваженим ним органом.

Відповідно до статті 24 КзпПУ контракт укладається у письмовій формі, підписується роботодавцем та працівником, набуваючи чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті. Він є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін.

У контракті можуть передбачатися обсяги пропонованої роботи та вимоги до якості і строків її виконання, строк дії контракту, права, обов’язки та взаємна відповідальність сторін, умови оплати й організації праці, підстави припинення та розірвання контракту, соціально-побутові та інші умови, необхідні для виконання взятих на себе сторонами зобов’язань, з урахуванням специфіки роботи, професійних особливостей працівника та фінансових можливостей роботодавця. Але у будь-якому разі умови контракту не повинні погіршувати становище працівників порівняно з законодавством про працю. Наприклад, розміри виплат не можуть бути нижчими, ніж передбачено чинним законодавством, тривалість відпустки не повинна бути меншою від встановленої законодавством для цієї категорії працівників. Чинним трудовим законодавством передбачено два види відповідальності робітників — дисциплінарну та матеріальну.

Контрактом можуть визначатися додаткові, крім встановлених чинним законодавством, підстави розірвання контракту як з ініціативи працівника, так і з ініціативи роботодавця. Наприклад, може бути встановлено, що з ініціативи працівника контракт може бути розірвано в разі зменшення розміру замовлень за відрядної форми оплати праці або за умови психологічної несумісності із колективом. Оскільки на працівників, з якими укладено контракт, поширюється законодавство про працю, що регулює відносини по трудовому договору, за винятком, встановленим для цієї форми трудового договору, контракт може бути припинено й з інших підстав, передбачених законодавством (статті 36, 39–41 КЗпП).

Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників передбачає, що контракт підлягає розірванню достроково на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за контрактом, порушення роботодавцем законодавства про працю та положень, передбачених контрактом, та з інших поважних причин. Звільнення працівника у цьому разі проводиться відповідно до статті 39 КЗпП. У разі розірвання контракту з ініціативи роботодавця на підставі, встановленій у контракті, але не передбаченій чинним законодавством, звільнення проводиться за п.8 ст.36 КЗпП, з урахуванням гарантій, встановлених чинним законодавством і контрактом. Згідно із п.18 Положення контракт повинен передбачати зобов’язання роботодавця щодо компенсації моральної та матеріальної шкоди, заподіяної працівникові у разі дострокового розірвання контракту:

• працівником — з причин невиконання чи неналежного виконання роботодавцем зобов’язань, передбачених контрактом;
• роботодавцем — на підставі, не передбаченій чинним законодавством та контрактом.

У разі невиконання або неналежного виконання сторонами зобов’язань, передбачених у контракті, його може бути достроково розірвано, з попередженням відповідної сторони за два тижні, що доводить відмінність трудового контракту від цивільно-правової угоди.

4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи .

Коли людина приходить з проханням про прийняття на роботу, вона потрапляє до відділу кадрів. Заявникові дають бланки заяви, особистого листка з обліку кадрів, автобіографії, особової картки й розповідають про умови прийняття на роботу і про організацію як місце роботи. Прийняття на роботу здійснюється у відповідності до правил внутрішнього трудового розпорядку, запроваджених керівниками організацій, установ та погоджених із профспілковими організаціями, якщо такі існують на підприємстві чи в організації.

Влаштовуючись на роботу, працівник має подати до адміністрації такі документи:

• трудову книжку, а у разі, коли особа влаштовується на перше в житті робоче місце — довідку з домоуправління, ЖЕКу або сільської ради;
• звільнені у запас військовослужбовці подають військові квитки;
• молоді спеціалісти — направлення на роботу, якщо таке видається навчальним закладом.

У всіх випадках паспорт подається особисто.

У випадках, коли робота потребує спеціальних знань, адміністрація може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення навчального закладу та спеціальну професійну підготовку.

З метою охорони здоров’я населення працівники підприємств харчової промисловості, громадського харчування, продовольчих магазинів, дитячих закладів, усіх видів транспорту, а також підприємств зі шкідливими умовами праці під час працевлаштування надають медичну довідку. Списки професій та порядок медичного обстеження встановлює Міністерство охорони здоров’я України.

Під час бесіди особа, яка приймає на роботу, має пересвідчиться, що документи того, хто працевлаштовується, відповідно оформлені, тобто записи зроблено вірно, фотокартки на документах відповідають особі пред’явника. Потім працівникові, що влаштовується на роботу, видається бланк наказу про прийняття на роботу або типова форма заяви, яка візується керівником відділу, куди влаштовується працівник.

Результати медичного обстеження, відмітки про інструктажі з техніки безпеки, протипожежний мінімум та ін. проставляються на зворотному боці бланка-заяви про прийняття на роботу. Після підписання заяви першою особою підприємства відділ персоналу заповнює особову картку та записує прізвище працівника у штатно-посадову та алфавітну книги.

Особова картка — це затверджена форма облікового документа, що заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, яка приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну). На всіх осіб заповнюється картка за формою Т-2; на спеціалістів з вищою освітою за Ф-206, наукових працівників — Т-4. Заповнена картка підписується керівником, працівником та завіряється керівником служби персоналу. Особові картки комплектуються за структурними підрозділами, в алфавітному порядку. Після звільнення працівника особова картка зберігається у відділі персоналу протягом 2-х років, а в архіві — ще 73 роки.

Штатно-посадова книга — це книга реєстрації прийнятого на роботу персоналу. Вона слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу. Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кількісному вимірах.

Оперативному пошукові даних про працівників підприємства допомагає алфавітна книга, в яку всі працюючі на підприємстві записуються в алфавітному порядку.

Якщо особа призначається на посаду з матеріальною відповідальністю, з нею укладається особлива письмова угода про відповідальність за забезпечення збереження переданих їй цінностей. Угода зберігається в бухгалтерії або в особовій справі працівника. У разі бригадної відповідальності бригадир призначається наказом керівника, нових працівників до бригади зараховують тільки за згодою загальних зборів бригади.

Порядок документального оформлення переведення на іншу роботу. Переведення працівників із одного підрозділу до іншого оформлюється наказом про переведення. Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обстеження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у разі, коли це необхідно. Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, наказ про переведення зберігається в особовій справі працівника. Видається наказ про зарахування на роботу, а у трудовій книжці робиться відповідний запис. В наказі слід точно зазначити назву посади, на яку призначено робітника чи службовця, відповідно до штатного розкладу. Під час оформлення на роботу працівник знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підприємства.

Всі подані у відділ кадрів документи підшиваються у папку, яка визначається як особова справа працівника. Особова справа — це низка документів, що містять докладні відомості про працівника (студента). Кожній особовій справі присвоюється номер, який відповідає номеру в штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи і розпорядження, які стосуються працівника і відображають його проходження по службі, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани і стягнення.

Порядок документального оформлення звільнення з роботи. Звільнення працівника з роботи у відповідності з чинним законодавством може здійснюватися за власним бажанням, переводом на іншу роботу в іншу організацію, зайняттям виборної посади (депутат Верховної Ради), призовом до лав армії, а також з ініціативи адміністрації.

Для звільнення з роботи за власним бажанням та у зв’язку з переведенням до іншої організації працівник пише заяву на ім’я керівника організації, ознайомлює з нею керівника структурного підрозділу, де працює, кадрову службу, а також інших осіб, визначених організацією. Ознайомлення здійснюється за допомогою візування заяви посадовими особами. Після отримання відповідних віз заяву подають на підпис керівникові й направляють до кадрової служби, де складають наказ про звільнення працівника, вказавши підставу для звільнення й статтю Кодексу законів про працю. Згідно з чинним законодавством процес звільнення триває два тижні (14 днів).

У відділі кадрів працівник одержує обхідний лист. Обхідний лист — документ, який дозволяє зафіксувати повний розрахунок працівника з організацією. В ньому вказується перелік підрозділів, які повинні засвідчити відсутність боргів перед організацією у працівників, що звільняються. Обхідний лист має довільну форму. Зразок такого листа наведено нижче.

Після отримання всіх відміток обхідний лист необхідно здати в бухгалтерію, яка здійснює остаточний розрахунок з працівником.

Якщо з якихось причин керівництво не відпускає працівника, то зареєструвавши заяву про звільнення у службі, яка відповідає за організацію діловодства, людина працює визначені законодавством 14 днів, а потім може не виходити на роботу.

У тому разі, коли працівника звільняють з ініціативи адміністрації, для цього мають бути серйозні підстави. Підставою можуть слугувати накази про порушення працівником трудового розпорядку, дисципліни або якісь інші провини. Законодавством визначено, що після першої провини працівника не можна звільнити. Подібних документально оформлених зауважень та покарань повинно бути не менше одного, лише потім можливе розірвання угоди про трудові стосунки між працівником та підприємством. У такому разі видається наказ про звільнення працівника з ініціативи адміністрації, який ще потребує погодження профспілки, якщо така в організації існує.

4.4. Накази (розпорядження) з особового складу.

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів з кадрових питань, пам’ятаючи, що його чіткість і правильність допоможе уникнути порушень права про працю. Накази з особового складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

У великих організаціях використовують уніфіковані форми наказів з особового складу. В організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Складання й оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: «Про особовий склад». До номеру наказу додають літеру «К» або «ВК» (кадри або відділ кадрів). Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пункти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо. Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: «Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо). Якщо в одному пункті наказу перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища повинні стояти в алфавітному порядку.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників. У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити, на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу людина; вказати вид прийняття на роботу (на постійну — з випробувальним терміном, зі стажування тощо, на тимчасову — на певний термін, за сумісництвом і таке інше); особливі умови роботи (прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченням робочим днем тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основний, додатковий, навчальний, без обмеження заробітної плати), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї; за який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов’язково зазначають дату і мотивують звільнення.

До особливостей накладання стягнення на порушника трудової дисципліни і видання у відповідності з цим наказу слід віднести той факт, що такій процедурі має передувати отримання від порушника пояснення щодо його провини.

Наказ про заохочення видається на підставі подання керівника підрозділу і за погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві. У тексті наказу наводиться підстава і вид заохочення.

Накази про особовий склад оформляють аналогічно до наказів з основної діяльності. При цьому особлива увага приділяється візуванню.

Накази по особовому складу мають такі реквізити: назва установи, що видає наказ; назва документа; місце видання наказу; номер наказу; дата підписання наказу; заголовок; текст наказу; підпис керівника установи.

4.5. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільненні працівників.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На працівників, які працюють на мовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також на працівників, які працюють у окремих громадян по їхньому обслуговуванню (як домашні робітниці, водії, охоронці тощо), трудові книжки не заводяться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до фонду державного соціального страхування.

У осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені з лав Збройних сил України, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською мовою.

Заповнення трудової книжки вперше проводить власник або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться:

• відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження;
• відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• відомості про нагородження і заохочення (нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України);
• відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим грошові винагороди.

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись відповідно до формулювань чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю й пункт закону.

Усі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться до трудової книжки після видання наказу (розпорядження), у термін, що не перевищує сім днів, а в разі звільнення — у день звільнення. Записи повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийнято на роботу 5 січня 2002 року, то у графі 2 трудової книжки записується «05.01.2002».

Записи виконуються акуратно, кульковою ручкою або ручкою з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів; печаткою завіряється запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша). У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконуються власником або уповноваженим ним органом, що зробив відповідний запис. При потребі власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхні прохання завірені виписки з трудових книжок щодо відомостей про роботу.

У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається. При потребі, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишуть: «Запис за № ... є недійсним. Прийнято за ... професією (посадою)», і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, помилковий запис з якого внесено до трудової книжки. У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення. Установленим органом, який розглядає трудові спори, робиться запис про поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причини звільнення. Наприклад: «Запис за № ... є недійсним; поновлено на попередній роботі». При зміні формулювання причин звільнення вказують: «запис за № ... є недійсним, звільнено...» і далі зазначають нове формулювання. У графі 4 в такому разі роблять посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, вказаного недійсним.

Занесення відомостей про працівника. Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства (або відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконує власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я, по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дату народження, записують нові дані з посиланням на відповідні документи (на внутрішньому боці обкладинки) і завіряють підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишуть повну назву підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, що вноситься; у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу. У графі 3 пишуть: «Прийнято або призначено у відділ, підрозділ» із зазначенням його конкретної назви, а також професії або посади працівника і набутого ним розряду. Записи про назву роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують для робітників і службовців відповідно до назв професій і посад, зазначених у Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників, розробленій на підставі міжнародних стандартів. Робота за сумісництвом, оформлена у встановленому порядку, у трудовій книжці виділяється окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом проводить власник або уповноважений ним орган за бажанням працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється так само, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство ... з ... числа перейменовано на ...», а у графі 4 проставляється підстава перейменування, наказ (розпорядження), його дата і номер.

Всі інші записи у трудовій книжці здійснюються відповідно до інструкції «Про ведення трудових книжок в Україні».

Занесення відомостей про нагородження і заохочення. До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» заносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ «Відомості про заохочення» — відомості про заохочення за успіхи в праці.

До трудових книжок не заносяться відомості про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок занесення відомостей про нагороди і заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, хто нагородив або заохотив працівника, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Заповнення трудової книжки при звільненні. Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні проводитися у повній відповідності до формулювання чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнено у зв’язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст. 40 КЗпП України».

При розірванні трудового контракту з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов’язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнено за власним бажанням з зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України».

Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з дотриманням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 — дата звільнення; у графі 3 — причина звільнення; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв’язку з переведенням на роботу на таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис «Звільнено у зв’язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п.5. ст. 36 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв’язку з здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується «Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст.40 КЗпП України», далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Штамп ставиться у розділі «Відомості про призначенню пенсії»У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 рік) зазначений штамп ставиться на першій сторінці.

Вкладиш до трудової книжки. У разі, якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у тому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Видано вкладиш», поряд з цим написом зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній видачі ставиться новий штамп і зазначається серія і номер вкладиша.

Видача трудової книжки у разі звільнення. У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, внесені у трудову книжку за час роботи в організації, засвідчують підписом її керівника або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації або відділу кадрів.

При цьому для осіб працездатного віку потрібно зазначити час та тривалість періоду підвищення кваліфікації за останні два роки перед звільненням, вказати місце, де проходило підвищення кваліфікації.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої особи та засвідчується печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення, з внесенням до неї запису про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ, а також вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.

Якщо працівник відсутній на роботі у день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» після дати запису у графі 3 записують: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», далі заповнюють графу 4, зазначаючи дату і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

Дублікат трудової книжки. Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власникові або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше ніж через 15 днів після подання заяви (у разі виникнення ускладнень термін може змінюватися) власник або уповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців і днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи відповідно до інструкції «Про ведення трудових книжок в Україні». Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, що підтверджують стаж його роботи, який передував влаштуванню на це підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) внаслідок пошкоджень стала непридатною, власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиша).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: «Видано дублікат», а книжка повертається власникові. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.

За виписування трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості. Видаючи дублікат трудової книжки, втраченої з вини працівника, власник або уповноважений ним орган стягує з працівника плату у розмірі 10 відсотків мінімальної заробітної плати.

Трудові книжки та дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства, окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити у встановленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний постійно мати в наявності потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок: книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них; книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книгу веде бухгалтерія підприємства.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший підрозділ організації, який оформляє прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них, видані працівникам знову із записом серії і номера. У разі одержання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особистій картці і книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, одержані за заповнення трудової книжки і вкладишів до них, з додатком прибуткового ордера каси організації. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за відповідною формою.

4.6. Складання особистих офіційних документів.

Особистий листок з обліку кадрів — документ, в якому містяться основні відомості про працівника. Він заповнюється працівником і має типову форму.

Автобіографія — це життєпис особи, складений нею власноруч. Форма викладу тексту довільна. Автобіографія — документ з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання полягають насамперед у поданні необхідних відомостей і в лаконізмі викладу.

В автобіографії обов’язково вказуються: прізвище, ім’я, по батькові; дата народження; місце народження; відомості про навчання (повна назва всіх навчальних закладів, у яких навчалася особа); відомості про трудову діяльність (місця роботи та посади перелічуються коротко, у хронологічній послідовності); відомості про громадську роботу (усі її види); короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

Назву документу (Автобіографія) пишуть посередині рядка, трохи нижче верхнього поля. Кожне нове повідомлення має починатись з абзацу. Усі дати пишуться за таким зразком: 13 грудня 2002 року, у березні 1998 року, протягом 1997/1998 навчального року. Дату написання ставлять ліворуч під текстом, підпис автора — праворуч.

Доручення — це письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі (фізичні чи юридичній) при здійсненні якихось юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей. Іншими словами, доручення — це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі здійснювати якісь дії від її імені.

Доручення поділяють на офіційні,особисті та загальні. Офіційнідоручення даються навиконання організаційних дій. Вони бувають разові (даються на виконання одноразових дій — отримання товарно-матеріальних цінностей тощо) та спеціальні, що надають повноваження службовій особі на здійснення однотипних вчинків (представництво в органах суду, здійснення транспортних, господарських, банківських операцій у межах певного періоду часу). Загальні доручення надають право здійснення операцій, пов’язаних з управлінням майном. Особисті передають повноваження однієї особи іншій (право на одержання заробітної плати, поштового переказу тощо).

Офіційні доручення оформлюються установою, організацією, підприємством. Реквізити:назва підприємства (організації), яка видає доручення (позначена на бланку або на проставленому штампі у лівій верхній частині аркуша); назва виду документа (доручення); номер, дата, місце видачі; посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення; назва підприємства (організації), від якої повинні бути одержані товарно-матеріальні цінності; номер і дата видачі супровідного документа (наряду, розрядки); термін дії доручення; зразок підпису особи, якій видано доручення; назва документа, що посвідчує особу, якій видано доручення одержувача цінностей (паспорт, посвідчення); підписи службових осіб, які видали доручення; печатка підприємства (організації), що видала доручення.

Особисті доручення складаються окремими особами. Обов’язкові реквізити: назва виду документу (доручення); прізвище, ім’я, по батькові особи, що видала доручення; прізвище, ім’я , по батькові особи, якій видане це доручення (довіреної особи); термін дії документу; дата складання, підпис особи і довірителя; засвідчення підпису організацією, де працює, навчається довіритель.

Заява — це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви.

В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати у такій послідовності: 1) праворуч на останній третині рядка пишеться назва організації або установи, куди подається заява; прізвище, ініціали керівної особи; 2) нижче викладаються відомості про того, хто подає заяву: посада, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, домашня адреса; 3) ще нижче, посередині рядка пишеться слово ЗАЯВА; 4) через один рядок, з абзацу, з великої літери починається текст заяви, в якому чітко викладається прохання з коротким обґрунтуванням; 5) під текстом з нового рядка пишуть перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; 6) ліворуч ставиться дата, праворуч — підпис особи, яка складала заяву (підпис має бути чітким та розбірливим).

Варто пам’ятати, що під час написання тексту заяви дозволяються варіанти у наступних деталях оформлення: прізвище керівника установи або закладу, до якого звертаються із заявою, можна вказувати або не вказувати; серед даних про освіту особи, котра звертається із заявою, номер і серія паспорта зазначаються лише тоді, коли у заяві йдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються, може починатися зі слів: «До заяви додаю» (довідку, автобіографію), «До заяви додаються такі документи» або словом «Додаток» (1, 2, 3 і т. ін.).

У тексті заяви потрібно намагатися добирати якомога точніші граматичні форми.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Характеристика має такі реквізити: назва документа; прізвище, ім’я, по батькові; рік народження; освіта; текст; підпис керівної особи; печатка організації, яка видала характеристику; дата складання. У тексті характеристики необхідно зазначати, з якого часу працює особа, як ставиться до виконання своїх службових і громадських обов’язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фаховий рівень, який авторитет має у колективі тощо. У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири логічно пов’язані між собою частини. Перша — анкетні дані. Вони йдуть за назвою документа, у них зазначають прізвище, ім’я, по батькові, посаду, вчений ступінь і звання, освіту. Анкетні дані прийнято розміщувати у стовпчик праворуч. Друга — дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності). Третя— власне характеристика, в якій розглядається ставлення до виконання своїх посадових обов’язків, кроки з підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. У цій же частині подаються відомості про урядові нагороди або заохочення. Четверта частина — призначення характеристики. Характеристика видається працівникові на руки або з його відома пересилається до підприємства, установи, організації, які надіслали запит на неї. Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.

Розписка —письмовий документ, що підтверджує дію, яка відбулася, найчастіше — одержання грошей або матеріальних цінностей від установи, організації або приватної особи. Складається довільно. Одержану суму грошей вказують цифрами, а в дужках — прописом, іноді вказуючи свідків, у присутності яких складена розписка. У такому випадку останні завіряють документ своїми підписами.

Перепустка — це посвідчення особи, яке дає право на вхід до організації, має типову форму, друкується типографським способом або має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

Резюме — документ, в якому кандидат на посаду подає відомості про себе. Окрім загальних відомостей (вік, стать та ін.), переліку посад, які він займав, та видів робіт, які виконував, кандидат вказує, якими професійними навичками, іноземними мовами він володіє тощо.

Контрольні питання та завдання

1. Охарактеризуйте документи з контрактної системи наймання працівників.
2. Дайте визначення трудового контракту; назвіть розділи, що є складовими контракту.
3. Визначте особливості підготовки наказів з особового складу.
4. Трудові книжки, особливості їх заповнення, зберігання та видачі працівникові в разі звільнення.
5. Назвіть документи, які входять до особової справи, дайте їх коротку характеристику та особливості складання.

Практичні завдання

Практичні завдання з теми 4 виконуються вибірково, виходячи з того, скільки часу відведено для аудиторного практичного заняття. Інші завдання слухачі виконують самостійно, за бажанням скориставшись консультацією тренера.

1. Ви — керівник кадрової служби. Підготуйте проект наказу про звільнення Постової Віри Іванівни з посади головного інженера фабрики «Крона» за угодою сторін. Зробіть відповідний запис у трудовій книжці.
2. Ви — керівник відділу кадрів. Напишіть довідку з місця роботи на ім’я Сидорова Івана Петровича. Вкажіть посаду, яку він обіймає, та розмір заробітної плати, зазначивши необхідні реквізити і причину видання довідки.
3. Ви — керівник кадрової служби. Складіть службову записку на ім’я керівника підприємства про хід виробничої практики, яку проходять студенти (10 осіб) в установі, перерахувавши робочі місця практикантів, терміни проходження практики та результати, досягнуті практикантами.
4. Напишіть заяву на ім’я керівника установи про надання безоплатної відпустки на 15 (п’ятнадцять) днів, зазначивши підстави для надання відпустки та додавши необхідні документи. Підготуйте проект наказу (розпорядження) з цього приводу.
5. Від імені директора складіть наказ (розпорядження), дотримуючись послідовності реквізитів, про нагородження кількох працівників за особливі успіхи у виробничій та громадській діяльності.
6. Складіть характеристику працівника установи для його участі у атестації працівників.
7. Складіть автобіографію.
8. Підготуйте план заходів (десять пунктів) з проведення ювілею (десять років) організації.
9. Складіть резюме для працевлаштування.
10. Складіть лист-прохання про надання фінансової допомоги для оздоровлення дітей співробітників у літній період.
11. Складіть витяг із протоколу засідання профкому установи (вкажіть назву) про виділення путівок з 20-відсотковою вартістю для оздоровлення дітей співробітників установи. Подайте список осіб, які отримують путівки зі знижками, та вкажіть назви оздоровчих організацій, до яких будуть направлені діти.