Організація документообігу в організаціях та установах

 Організація роботи з документами.

Організація роботи з документами в організаціях — це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт (табл.5).

В організаціях, як правило, здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів в організації, упорядкуванням їх збереження та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак крім централізованого документообігу існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах організації, у відділах спеціалізованого діловодства тощо). В залежності від територіального розташування структурних частин організації, розміру, характеру та обсягу ці роботи можуть вестись централізовано або децентралізовано.

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль за виконанням і відправленням документів, а також формування справ відбувається в одному місці в організації — канцелярії або секретаріаті — і зосереджено в руках однієї особи, секретаря чи діловода. Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

У великих організаціях, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль за виконанням або розмножуванням документів виконують в одному місці, а інші види робіт передаються структурним підрозділам. У практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо). Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р. Спираючись на цю інструкцію, кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію з урахуванням власних особливостей.

Таблиця 5.
Види робіт з документами

 7.2. Структура та обсяг документообігу на підприємстві.

Документообіг — це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.До організації документообігу пред’являються наступні вимоги:

• прямоплинність руху документів (документ найкоротшим шляхом потрапляє до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються);
• розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;
• забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії;
• одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження).

Документообіг складається з трьох документопотоків. Документопотік — це сукупність документів, що рухаються, та їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документопотік вхідних документів — це рух документів, які надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів зазвичай породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

Документопотік вихідних документів — рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів установи. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу «Прошу видати довідку щодо питання … у термін до…..»).

Документопотік внутрішніх документів — рух документів, які використовуються для організації роботи установи, підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації — направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Всі документи, що проходять через канцелярію, пов’язані між собою, оскільки у більшості з них міститься посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв’язків як таких можуть з’являтися лише внутрішні і вхідні документи. В той же час вхідні документи можуть мати зв’язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді. Всі документи пов’язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дублюючи зв’язки.

Зв’язки в більшості випадків спрямовані за принципом: «керівник — підлеглий». Іноді зустрічаються неспрямовані зв’язки, що об’єднують подібні документи (ті, в яких розглядається одне й те саме питання).

Рис.5. Зв’язок вхідного документа з вихідним

Рис. 6. Підготовка вихідного документа.

Рис. 7. Вихідний документ, що знаходиться на контролі.

Рис.8. Процес узгодження рішення або уточнення відповіді.

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Річний обсяг документообігу — це вихідна величина для розрахунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеню завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур’єрів тощо).

 7.3. Основні принципи організації канцелярської роботи.

Основний принцип документообігу наступний: в жодному структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, що не потрапив до загального архіву документів, потенційно може бути не виконаним або втраченим. У організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, не зареєстровані відповідним чином в канцелярії, губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за децентралізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом, миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on- line зв’язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Для повноти оцінки документообігу робота над документом не повинна закінчуватись на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не може замикатися лише на канцелярії, а повинна мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації. Насамперед, усі документи, що проходять через відділ. мають унікальний реєстраційний номер (можливі свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів). Будь-який папір, що не має реєстраційного номера — це просто папір, а не документ. Документом його робить саме наявність на ньому реєстраційного номера.

 7.4. Організація процесу руху документів.

У кожній організації документи знаходяться в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами; приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль за виконанням, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис. 9.).

Рис.9. Організація роботи з документами

Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи, робиться відмітка про надходження. Ця відмітка проставляється у вигляді реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому полі першого аркуша праворуч. Штамп включає скорочену назву організації, установи або підприємства, дату одержання документа і його індекс.

Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є організація проходження по підприємству вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути проходження документа:

• документ передається безпосередньо виконавцю;
• документ передається виконавцю після прийняття рішення про виконавця та виконуваних ним дій у центральному апараті управління (директораті).

Під час проходження документа за першою схемою він відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім виконавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній посадовій особі).

Таким чином, як видно з рис.10, на вході цього процесу — вхідний документ, на виході — проект вихідного документа, який рухається через службу ДЗУ і стає реальним вихідним документом після його реєстрації у службі.

Рис.10. Схема обробки вхідного документа без контролю центрального апарату управління

Другий маршрут означає, що цей документ буде поставлено на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом документів, що надходять на виконання в центральні організації. Такі документи характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один із заступників керівника організації. Для документів, що проходять другим маршрутом, відповідальним виконавцем є один з керівників середньої ланки, а апарат управління (директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця процедура має формальний характер. Рух документів за другим маршрутом представлено на рис.11.

Рис. 11. Схема обробки вхідного документа з контролем
центрального апарату управління (директорату).

З реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії, справи, що рухаються за першою схемою, часто губляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось із керівників побажає одержати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникнуть великі проблеми, і їх розв’язання та з’ясовування місцезнаходження документа забере багато часу.

Приймання кореспонденції. Усі документи, що надходять до організації, приймаються загальним відділом, підрозділом, або відповідальною особою. Працівники відкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».

У разі пошкодження конверта робиться помітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у тому разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та отримання документа або коли в конверті не вистачає деяких документів чи встановлено невідповідність номерів на документі та на конверті. Неправильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд кореспонденції. Усі документи, що надійшли до організації, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснюється відповідальною особою. Мета попереднього розгляду документів — розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником організації, підприємства, його заступниками, виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отримання або в перший робочий день після надходження її в неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через секретаря приймальні, який робить у журналі відповідні записи. Журнал реєстрації вхідних документів оформляють за такою формою:

Не підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем керівника організації, підприємства наступні документи:

1. копії листів, що надійшли до відома;
2. графіки, наряди, рознарядки;
3. зведення та інформації, надіслані до відома;
4. навчальні плани, програми (копії); 
5. рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо
6. прейскуранти (копії);
7. вітальні листи і запрошення;
8. друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
9. місячні, квартальні, піврічні звіти;
10. форми статистичної звітності.

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях, у відповідності з якими документи після відповідного оформлення контрольних карток передаються виконавцям. Контрольно-реєстраційна карта, наприклад, Пенсійного фонду України має наступний вигляд:

Якщо в резолюції керівництва виконавцями документа зазначено два або більше управління (відділи, посадові особи), то оригінал документа передають управлінню (відділу, посадовій особі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям передається копія документа.

Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, здійснення контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєструються у день надходження, створені — у день підписання або затвердження. Зареєстрований документ, що передається з одного підрозділу до іншого, повторно не реєструється. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК, або журнал. При реєстрації кожному документу присвоюється індекс.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексом кореспондента для вихідних документів — індексом управління (самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються одна від однією косою рискою, наприклад, 415/0 – 13/27 тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є їхні реєстраційні порядкові номери, що присвоюються окремо кожному виду документів в межах календарного року. Облік перелічених документів ведеться в окремих журналах.

Помітки про проходження та виконання документів.

• про надходження (реєстрацію) документа: позначка робиться на нижньому полі в правому кутику першої сторінки документа (реєстраційний штамп);
• про взяття документа на контроль: на лівому полі першої сторінки документа (на рівні заголовку тексту) пишеться слово «контроль» або ставиться літера «К»
• про виконання документа і направлення документа адресатові, а також направлення його до справи: на нижньому полі у лівій частині першої сторінки документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатись; дата направлення документа до справи; її назва та підпис виконавця).

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, а ті, що підписані після 15 години — не пізніше, ніж наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряються:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
• правильність зазначення адреси;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність віз на копії документа, що залишається в справах загального відділу (секретаря районного, міського відділів);
• наявність на документі відмітки про додатки;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У реєстраційній картці (книзі, журналі) зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігається його копія. Форма журналу має наступний вигляд:

Організація контролю за виконанням документів. Метою здійснення контролю за виконанням документів є сприяння своєчасному та високоякісному їх виконанню. Відповідальність за організацію контролю несуть посадові особи, які займаються організацією ведення діловодства, начальники управлінь, відділів. Контролю підлягають усі документи (вхідні, вихідні, внутрішні), в яких визначено строки виконання.Якщо документ виконується кількома управліннями (відділами), відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Він організовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ з візами всіх виконавців.

Строки виконання документів. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути встановлені актами законодавства або зазначені у самому документі. Документи без зазначення строку виконання повинні виконуватись не пізніше, ніж за 30 календарних днів від дати реєстрації, а документи з позначкою «терміново» — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, або посадовою особою, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше, ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку — до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
• інформування керівника про хід виконання та підсумки виконання документів;
• повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах;
• зняття документів з контролю;
• формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, порушені в ньому, розв’язано, а кореспонденту дано відповідь по суті.

Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі і реєстраційно-контрольній картці (РКК) робиться помітка про зняття з контролю.

Складання номенклатури справ та їх формування. Номенклатура справ — систематизований перелік назв справ, що створюються в структурних підрозділах, — є обов’язковим документом управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві. Номенклатура справ складається на кожний діловодний рік для встановлення єдиної системи формування справ за їх змістом та різновидом, для здійснення відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства. Вона має наступний вигляд:

До номенклатури справ включають всі справи і документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання діяльності відповідного структурного підрозділу. За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та їх перегляд відповідає керівник структурного підрозділу.

До номенклатури справ не включають друковані видання, збірники постанов Кабінету Міністрів України, «Відомостей Верховної Ради України», брошури, довідники, бюлетені, реферативні видання, експрес-інформацію та інші подібні матеріали.

Найменування справ у номенклатурі повинно в стислій формі відображати склад і зміст документів, що групуються у справах. Основною частиною найменування справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид документа (наказ, розпорядження, довідка, лист тощо).

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати свій індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядкового номера справи в межах відділу. Наприклад, 02-1-03, де 02 — індекс управління; 1 — індекс відділу; 03 — порядковий номер справи.

Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому додається до індексу.

Терміни зберігання справ визначаються згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник управління (відділу).

Формування справ — це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ. Під час формування справ потрібно додержуватись таких правил:

• групувати у справи слід тільки оригінали, у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії; не допускати до включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню;
• групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);
• особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в установі;
• документи постійного строку зберігання та тимчасового слід групувати окремо;
• до справи слід включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, — спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;
• обсяг справи не повинен перевищувати 250 сторінок (30–40 мм завтовшки);
• документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Оперативне зберігання документів. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. З метою забезпечення схоронності справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації, голови відповідного управління (структурного підрозділу), з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Підготовка справ до зберігання та використання. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів передбачає:

• експертизу цінності документа;
• оформлення справ;
• складання описів справ;
• передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню:

• підшивання в обкладинку з твердого картону;
• нумерацію сторінок у справі;
• складання підсумкового напису;
• складання у разі потреби внутрішнього опису документів;
• оформлення обкладинки справи.

Написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.