Служба документального забезпечення управління організацією

Служба документального забезпечення управління організацією

Відповідальність за організацію діловодства у державних установах покладається на першого керівника організації. У центральному апараті міністерств, відомств, великих організацій діловодство ведеться загальним відділом управління справами; в організаціях середнього розміру організацією діловодства займається канцелярія; на підприємствах менших розмірів — секретар керівника організації; на підприємствах та організаціях, в яких обсяг роботи з діловодства невеликий, обов’язки з його ведення покладаються на працівників бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер за погодженням з керівником підприємства (організації) розподіляє обов’язки по діловодству між окремими працівниками бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер здійснює повсякденний нагляд за правильним та своєчасним складанням службових документів, виконанням основних правил листування, підготовкою документів до доповіді керівникові організації. Він також інструктує посадових осіб про складання і оформлення документів.

У великих організаціях штатний розклад передбачає наявність посади секретаря, до обов’язків якого входять облік вхідних та вихідних документів, ведення поточних справ, забезпечення їхнього зберігання, видача різних довідок, нагляд за термінами виконання документів, інформування про цю роботу керівника організації.

Керівник підприємства, організації повинен своєчасно розглядати отриману кореспонденцію, слідкувати за правильністю і законністю складання документів, не допускати тяганини в їх оформленні, вимагати від усіх посадових осіб підприємства знання і дотримання форм документів, постійно контролювати виконання документів, забезпечувати необхідні умови для організації та механізації діловодства тощо.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.

8.2. Функції діловодної служби.

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу і Примірної інструкції та затверджується керівником установи. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

• розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
• організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
• організовує і забезпечує документаційнета організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
• організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
• уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливостіїх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
• здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
• приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
• забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій і належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;
• удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і персональних комп’ютерів;
• здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;
• організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;
• впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
• завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.

8.3. Функції керівника діловодної служби.

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи. Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації зі службовою метою;
• з юридичною службою — зправових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
• зі службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
• зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування працівників діловодної служби.

Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами. Керівник діловодної служби:

• контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
• доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;
• вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;
• вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
• підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
• бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

Керівник діловодної служби має право:

• залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
• вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
• повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.
• На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
• забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами установи;
• виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;
• дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.

8.4. Звітність канцелярії про виконану роботу.

Основним результатом роботи канцелярії (служби діловодства) є звіти, які вона подає керівництву організації, установи про потік документів. Звіти умовно можна розділити на оперативні та аналітичні.

Оперативні звіти робляться щодня або щотижня. Основне їх призначення —надання об’єктивної інформації про рух документів, їх обсяг та проблеми, що виникли під час їх виконання в оперативному управлінні процесом. Призначення даного виду звітів —отримання інформації для оперативного управління організацією. Одержувачі звітів — відповідальні виконавці й керівництво організації. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти являють собою зведення робіт, що належать до компетенції тієї чи іншої посадової особи. Зведений звіт — це список робіт, які перебувають у стадії завершення в заданий період часу. Зведені звіти надходять до керівництва організації або канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надсилають безпосередньо виконавцям або контролюючим особам.

Аналітичні звіти слугують для аналізу загальної картини документообігу в організації. Типові періоди підготовки звітів даної групи — місяць, квартал, півріччя, рік. Аналітичні звіти містять інформацію при виконану роботу. Хоча поширеними є стандартні звіти, кожна організація може складати їх за власною формою. Ці звіти слугують для планування роботи організації в майбутньому, для аналізу номенклатури справ організації, списку її контрагентів тощо. Аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації. Звіти повинні відображати роботу організації за значний проміжок часу.

8.5. Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державного управління та місцевого самоврядуванн.

Організація роботи з документами в органах державного управління та місцевого самоврядування здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується головою районної державної адміністрації згідно з Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153. Відповідальність за організацію виконання документів несуть міський голова, його заступники (відповідно до розподілу обов’язків), керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів органу місцевого самоврядування.

Організацію та методичне керівництво роботою по контролю виконання, перевірці його стану у відділах та управліннях здійснює заступник міського голови з організаційних питань та загальний відділ. Виконавцями є посадові особи відповідних відділів, управлінь місцевої влади, підприємств та організацій району.

Оперативний контроль за строками виконання документів здійснюється загальним відділом. Контролю підлягають документи, в яких поставлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення. Обов’язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України, розпоряджень міського голови, запитів і звернень народних депутатів України.

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень міського голови у разі необхідності, розробляється план контролю, у якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань і управління, відділи та інші структурні підрозділи, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань; структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за виконанням документа в цілому. План контролю затверджується заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків).

Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, надаються міському голові або його заступникові (відповідно до розподілу обов’язків) не пізніше, ніж у десятиденний термін, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням міського голови або планом контролю.

З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, міський голова адміністрації або його заступник (відповідно до розподілу обов’язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдання.

Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня підписується міським головою. На виконання контрольних документів вищих органів можуть видаватися розпорядження міського голови.

Відповідають за виконання розпоряджень особи, вказані у документі та у резолюціях керівників першими, або ті, хто призначені відповідальними.

Усі розпорядження міського голови протягом одного дня реєструються і передаються на розгляд керівникові управління, відділу, іншої служби, а в разі їхньої відсутності — заступникові, які в резолюціях визначають конкретні доручення відповідним працівникам для організації виконання, вказують строки, підписуються й датують документ.

Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою контрольних папок, контрольних карток, комп’ютера.

Відповідальним за контроль працівником, розпорядження чи інший контрольний документ передається виконавцю за розпискою. В реєстраційну картку переноситься резолюція, кому і коли передано документ, відповідальний за контроль працівник стежить за своєчасним його виконанням.

На виконання розпоряджень міського голови, де передбачено здійснення заходів, що стосуються роботи управління, відділу чи іншої організації, при потребі видаються накази начальниками відділів, управлінь та інших структурних підрозділів не пізніше, ніж через 10 робочих днів після одержання.

На кожне розпорядження міського голови, що підлягає контролю на місцях, відповідальними працівниками заповнюється контрольна картка із зазначенням, хто, коли і яке доручення повинен виконати; відповідальні працівники стежать за виконанням і вимагають від безпосередніх виконавців інформацію та доповідають керівництву про стан виконання.

У разі неможливості одержання даних з органів статистики інформація з місць не запитується.

Інформація про виконання розпорядження міського голови підписується керівником відділу, управління іншої служби, а в разі їх відсутності — заступниками, і надсилається в органи місцевого самоврядування в зазначені терміни. В інформації стисло й конкретно викладаються здійснені заходи, їхні наслідки, наявні недоліки, а також робота, що планується на майбутнє.

Облік і контроль за дотриманням порядку розгляду службової кореспонденції здійснюється загальним відділом. Безпосередній контроль за виконанням доручень здійснюється головами відділів та управлінь.

Терміни розгляду службових документів, що надійшли до організації, не повинні перевищувати 30 днів (за винятком тих, де встановлено конкретний термін) від дня їх реєстрації в загальному відділі. При необхідності продовження терміну виконання окремого доручення начальником відділу чи управління готується доповідна записка на ім’я міського голови або його заступників про подовження терміну виконання документа (не пізніше, ніж за дві доби до закінчення терміну). В інших випадках документ вважається не виконаним в строк.

Документи вищих органів підлягають виконанню протягом 30 робочих днів, якщо в них не встановлено інший термін виконання.

Доручення вищих органів (Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України) виконуються не пізніше, ніж за 10 робочих днів від часу їх надходження до установи, якщо в дорученні не визначено інший термін виконання. Депутатські запити розглядаються не пізніше, ніж у 15-денний термін, встановлений Верховною Радою України. Звернення депутатів усіх рівнів влади розглядаються протягом 10 днів від дня їх одержання. Телеграми, телетайпограми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом 1–2 робочих днів, якщо в них не визначено інший термін виконання, решта — протягом 10 днів. Індивідуальні строки виконання найважливіших документів встановлюються міським головою. Ці строки затверджуються підписом керівника.

Виконані документи формуються до справи, затвердженої номенклатурою.

До проведення перевірок, виконання окремих завдань можуть залучатися працівники відділів та управлінь за поданням заступника міського голови з організаційних питань, після погодження з заступниками міського голови за напрямками.

Виконані документи знімаються з контролю міським головою, заступниками голови за наданням доповідних записок начальників відділів, управлінь та пропозиціями загального відділу.

Документи вищих органів знімаються з контролю міським головою після їх попереднього розгляду заступником голови з організаційних питань за поданням доповідних записок начальників відділів та управлінь.

Щомісячно та щоквартально загальний відділ готує та подає міському голові аналітичну довідку про стан виконавської дисципліни.

Система контролю в органах державного управління та місцевого самоврядування включає автоматизовану систему контролю на базі електронно-обчислювальних машин.